Унификация и стандартизация документов (3)

метки: Унификация, Документ, Стандартизация, Внешнеторговый, Требование, Система, Стандарт, Управление

В современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность выбранной темы определена постоянным использованием унифицированных и стандартизированных документов в профессиональной деятельности документоведов.

Целью курсовой работы является детальное изучение унификации и стандартизации документов. Для достижения данной цели необходимо рассмотреть исторические предпосылки стандартизации и унификации документов, сущность исследуемых понятий, классификацию и их применение. Проанализировать данную информацию и сделать выводы.

Глава 1. Унификация и стандартизация документов

1.1 Исторические аспекты

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной — таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

К концу 20-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений. Были стандартизованы материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).

Стандартизация, унификация и типизация в машиностроении

... классификация. Симплификация —, Типизация конструкций изделий —, Типизация технологических процессов — Различают унификации: Внутриразмерная унификация, Межразмерная унификация, Межтиповая унификация, Заводская Проведенная унификация и стандартизация, например, кузнечно- ... произ­водство унифицированных узлов и снизить трудоемкость их изго­товления на 16—40 %. Унификация и стандартизация деталей и ...

В 70-80-х гг. были разработаны стандарты на управленческую документацию, общесоюзные классификаторы технико-экономической информации, унифицированные системы документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учета, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций Рубцов, В. М. Государственное регулирование ДОУ / В. М. Рубцов // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. — 2008. — № 3. — С. 11-16..

От 10 июня 1993 г. был создан закон РФ № 5154-1 «О стандартизации» О стандартизации: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. — М.: Приор, 2003., который устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

За рубежом в 1960 г. Европейской экономической комиссией была признана целесообразность унификации деловых документов. В 1963 г. ею был принят формуляр-образец, признанный в 1966 г. и ведомствами СССР Столяров, Ю. Н. Синтакционная составляющая документа / Ю. Н. Столяров // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. — М., 2006. — № 4. — С. 20-23..

В Австралии впервые в мире в 1996 г. был принят стандарт по управлению документами, содержащий рекомендации по работе с традиционными (на бумажном носителе) и современными (электронными) документами Ларин, М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. — М., 2008. — № 3. — С. 25-31..

1.2 Сущность понятия, способы и этапы унификации документов

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Большой энциклопедический словарь. — М., 1991. — С. 526.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, — организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 34..

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Организация деятельности аккредитованной испытательной лаборатории

... Аккредитация органов по сертификации и испытательных лабораторий (центров) осуществляется в целях: подтверждения компетентности органов по сертификации и испытательных лабораторий (центров), выполняющих работы по подтверждению соответствия; обеспечения доверия изготовителей, продавцов и приобретателей к деятельности органов по сертификации ... питьевой воды. Организация деятельности испытательной ...

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Работа по унификации документов включает:

• Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за определенные системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках региональных и отраслевых УСД;
• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Кирсанова М.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 6-е изд., испр. и доп. — М.: Инфра — М, 2010, С.12.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы — стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

Способы унификации текстов документов

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур Унифицированная система организационно-распорядительной документации: государственный стандарт. — [принят и введён в действие Постановлением Госстандарта РФ 31 июля 1997 г.]. — М.: ВНИИДАД, 2004..

Трафарет — способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для переменной. В такой форме создают приказы, заявления.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. В УСОРД анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

Работа «Делопроизводство» «Унифицированные системы документов ...

... и на унифицированные системы документации. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), ...

Таблица — разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация — в заголовках граф и боковике, а переменная — на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравнительный анализ данных Дёмин, С. Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. — СПб: Проспект, 2005. — С.27..

Принципы унификации документов:

• Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа;
• Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления.

Обеспечивают путём максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

• Комплексность унификации. При её проведении должны быть предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
• Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
• Сокращение числа видов документов. Достигают за счёт совершенствования методов управления, например, при повсеместном применении организационной техники;
• Стабильность требований к документам. Зафиксировано в государственных и отраслевых стандартах;
• Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

— Экономичность. Достигают за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / О. И. Бондырева. — М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. — С.201..

Этапы унификации текстов документов

1) Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;

2) Выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа — с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;

3) Предварительная унификация стилистических средств текста;

4) Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.

Основы стандартизации: стандарты, стандартизация

... порядок разработки документов, нормы безопасности, системы управления качеством и др. Раздел 2: Цели и задачи стандартизации Целями стандартизации являются: установление требований к качеству готовой продукции на основе стандартизации ее качественных ...

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста документа (форму документа) помещают в альбом унифицированных форм документов организации и (или) в банк унифицированных форм ЭД.

В дальнейшем унифицированные формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов. Содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утверждённые, а также корректируют действующие Дёмин, С. Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. — СПб: Проспект, 2005. — С.29..

В соответствии с Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов Унификация текстов управленческих документов: методические рекомендации. — [приняты и введён в действие Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела 28 февраля 1998 г.]. — М.: ВНИИДАД, 1998. тексты последних излагают деловым стилем, характерными чертами которого являются подчеркнутая официальность, адресность, использование стандартных (подходящих для изложения) словарных единиц, нейтральность и лаконичность, точность и ясность изложения; тематическая ограниченность содержания, подразумевающая освещение в документе не более одного-двух вопросов Стилистика и литературное редактирование: справочное пособие / под ред. В. И. Максимова. — Изд. 2-е, перераб. и доп. — СПб: Гардарики, 2005. — С.76..

Следование перечисленным стилистическим нормам при подготовке текстов документов в значительной степени способствует ясному пониманию их содержания и позволяет адресату в более короткие сроки выработать оптимальное управленческое решение, подготовить ответный документ.

1.3 Сущность понятия, цели и результаты стандартизации документов

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов. Международная организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности» ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами: межгосуд. ст.-т. — Введ. 2001-01-25. — М.: Изд-во стандартов, 2002, С.5.. Большой юридический словарь трактует это понятие как «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг» Большой юридический словарь: словарь для преподавателей и студентов юридических специальностей / под ред. А. Г. Баглай. — М.: ИНФРА-М, 1997. — С. 248..

Стандартизация в делопроизводстве — деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 1998-02-27. — М.: Изд-во стандартов, 2001..

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебник. — 4-е изд. — М.: Инфра — М; Новосибирск, 2005., С. 46. унификация стандартизация документ

Классы точности средств измерений. Нормативные документы по стандартизации. ...

... В процессе стандартизации вырабатываются нормы, правила, требования, характеристики, касающиеся объекта стандартизации, которые оформляются в виде нормативного документа. Рассмотрим разновидности нормативных документов, которые рекомендуются руководством 2 ИСО <#"728422.files/image001.gif"> Класс точности 0,5 γ = ±0,5% ...

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» О техническом регулировании: федер. закон: [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. — М.: Приор, 2003., целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использование ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник / Румынина Л.А. — М.: Мастерство, 2002. — С.22.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации» устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

В практике совершенствования ДОУ разрабатывают государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Результаты стандартизации:

• Юридическая сила документированной информации;
• Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;
• Эффективная автоматизированная обработка документов.

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов

1) Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями;

2) Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;

3) Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления;

4) Внутренние стандарты организаций, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.

Категории нормативные документов по стандартизации в Российской Федерации

... системам относятся Государственная система стандартизации (ГСС), Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП), Единая система технологической документации (ЕСТД), Единая система ... Как нормативно-технический документ стандарт устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным ...

Глава 2. Применение унификации и стандартизации

2.1 Применение стандартизации документов

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее — документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;
• требования к оформлению реквизитов;
• требования к бланкам и оформлению документов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приводятся схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в регионе. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в отрасли. Кирсанова М.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 6-е изд., испр. и доп. — М.: Инфра — М, 2010, С.12.

2.2 Применение унификации документов

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения) ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. — М., 1972., так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 34..

Унификация и стандартизация документов

... унификации и стандартизации управленческих документов. Задачи: 1. Дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации; 2. Изучить международный и отечественный опыт в области стандартизации; 3. Изучить систему унификации и стандартизации документов; 4. Сделать заключение по работе. ГЛАВА 1 СТАНДАРТИЗАЦИЯ ... носителем которой является документация. Повышение эффективности ...

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• ‘ унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ — за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 34..

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа Там же. — С. 2, п. 39., например подпись, печать, текст и т.д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа Там же. — С. 2, п. 42..

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» Там же. — С. 2, п. 43..

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Дело — система автоматизации делопроизводства и электронного ...

... цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть ... на архивное хранение. Работа с внутренними документами организации Поддерживается полный цикл работы с проектами документов: o создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа; ...

Заключение

В данной курсовой работе были рассмотрены понятия стандартизации и унификации документов, исторические предпосылки. Рассмотрены цели стандартизации документов, способы осуществления данных процедур и этапы проведения, а также результаты их внедрения и общие сведения о применении унификации и стандартизации документов.

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Унификация документов в каждой системе осуществляется путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.

УСОРД является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта.

Список литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://drprom.ru/kursovaya/standartizatsiya-i-unifikatsiya-vneshnetorgovyih-dokumentov/

1. ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами: межгосуд. ст.-т. — Введ. 2001-01-25. — М.: Изд-во стандартов, 2002.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. М., 1998.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 1998-02-27. — М.: Изд-во стандартов, 2001.

4. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. — М., 1972.

5. О стандартизации: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. — М.: Приор, 2003.

6. О техническом регулировании: фед. закон: [принят Гос. Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. — М.: Приор, 2003.

7. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: государственный стандарт. — [принят и введён в действие Постановлением Госстандарта РФ 31 июля 1997 г.]. — М.: ВНИИДАД, 2004.

8. Унификация текстов управленческих документов: методические рекомендации. — [приняты и введён в действие Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела 28 февраля 1998 г.]. — М.: ВНИИДАД, 1998.

9. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие / А.Н. Белов, А.А. Белов. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: Эксмо, 2008. — 560с.

10. Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности : курс лекций / О. И. Бондырева. — М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. — 474 с.

11. Дёмин, С. Н. Документационный менеджмент : учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. — СПб: Проспект, 2005. — 347 с.

12. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебник. — 4-е изд. — М.: Инфра — М; Новосибирск, 2005. — 312с.

13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 6-е изд., испр. и доп. — М.: Инфра — М, 2010. — 367с.

14. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. — 520с.

15. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: Учебник. — М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2008. — 240с.

16. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник / Румынина Л.А. — М.: Мастерство, 2002. — 208с.

17. Большой энциклопедический словарь. — М., 1991. — С. 526.

18. Ларин, М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. — М., 2008. — № 3. — С. 25-31.

19. Рубцов, В. М. Государственное регулирование ДОУ / В. М. Рубцов // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. — 2008. — № 3. — С. 11-16.

20. Столяров, Ю. Н. Синтакционная составляющая документа / Ю. Н. Столяров // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. — М., 2006. — № 4. — С. 20-23.

21. Большой энциклопедический словарь. — М., 1991. — С. 526.

22. Большой юридический словарь: словарь для преподавателей и студентов юридических специальностей / под ред. А. Г. Баглай. — М.: ИНФРА-М, 1997. — 355 с.

23. Стилистика и литературное редактирование: справочное пособие / под ред. В. И. Максимова. — Изд. 2-е, перераб. и доп. — СПб: Гардарики, 2005. — 603 с.