Обеспечение сохранности библиотечного фонда с помощью современных технологий

1. Проблема сохранности библиотечных фондов в процессе их использования

Библиотечный фонд (БФ) — это информационный потенциал библиотеки. Он определяет содержание, полноту и качество удовлетворения и развития информационных потребностей. Развитие фонда — это расширение его состава не только по тематике, но и по видам документов. Если в прошлом библиотека была хранилищем только печатной продукции, то теперь мы получаем материалы на разных носителях информации.

Все нормативно-правовые акты определяют библиотечный фонд как совокупность документов, постоянно находящихся на территории Российской Федерации, предназначенных для хранения и общественного использования в целях удовлетворения информационных потребностей физических и юридических лиц.

Фонды библиотек занимают особое место в материально-технической базе библиотеки, являясь и материальным, и информационным ресурсом одновременно. Они составляют суть библиотеки как учреждения, удовлетворяющего потребность населения в информации.

Когда-то категорию библиотеки определяли по объему ее фондов. Да и сейчас читатели одним из наиболее важных критериев оценки уровня библиотеки все еще называют величину ее фонда. Однако теоретики и практики библиотечного дела уже изменили свое представление о фондах. Теперь в организации фондов на первое место выходит их качественная, а не количественная составляющая.

Образуется БФ

Проблемы библиотечного фондоведения актуальны всегда. Исследования в этой области проводятся библиотеками различных организационно-правовых форм, о чем свидетельствуют многочисленные справочные, учебные, профессионально-производственные издания, методические материалы, учебные программы, публикации в профессиональной печати по библиотечному делу.

Сохранность библиотечных фондов включает в себя целый спектр мероприятий, обеспечивающих возможность активного использования фондов и хранения их в течение длительного времени. Теоретически, всем хорошо знакомо решение этого вопроса. Но, на практике перед каждой библиотекой, независимо от ее величины встают очень сложные, а зачастую и неразрешимые проблемы. В настоящее время организационная структура фондов библиотеки состоит из:

оперативных фондов

основных фондов

Обеспечение сохранности документного фонда — одна из основных функций, без надлежащего выполнения которой научная библиотека не только не сможет в полной мере удовлетворять запросы читателей, но и реально столкнется с угрозой частичной или полной их утраты. Обеспечить сохранность фондов возможно при развитии таких направлений деятельности, как:

13 стр., 6328 слов

Автоматизация библиотек

... информационные центры наиболее сильно испытали процесс автоматизации. Автоматизация библиотек позволила работникам библиотечной сферы избавится от многих рутинных процессов, что обеспечило наиболее быстрое, ... документов из единого фонда ЦБС, из других библиотек РФ через систему МБА, содействие воспитанию культуры чтения, использование СМИ в информации о документах фонда ЦБ, обеспечение ...

1. Поддержание нормативного физического и санитарно-гигиенического состояния здания, инженерных коммуникаций, помещений хранилищ.

2. Постоянное совершенствование материально-технической базы библиотеки для обеспечения нормативного режима хранения документов, их стабилизации и реставрации.

3. Расширение площадей хранилищ в соответствии с ростом библиотечных фондов;

4. Обеспечение процессов защиты, хранения и использования библиотечных фондов достаточным количеством квалифицированных кадров.

Обеспечение сохранности документов — проблема комплексная. Она предусматривает решение многих вопросов, важными из которых являются профилактические, а именно, поддержание стабильного режима хранения, нормативное размещение фондов, соблюдение правил использования документов, предупреждение чрезвычайных ситуаций.

сохранностью документа

Все документы при хранении и использовании изменяются, постепенно приходят в негодность, разрушаются. Причин повреждения документов много: естественное старение, неподходящие условия окружающей среды, неудовлетворительное хранение и обращение с ними, чрезвычайные ситуации и т. д.

Основными причинами повреждения документов являются:

1. Естественное старение

2. Температура и влажность воздуха

3. Свет

4. Пыль

5. Биологическое повреждение документов

6. Аварийные ситуации

7. Копирование документов

8. Транспортирование документов

Для грамотного решения этого вопроса исходите из следующих соображений. Чем проще и понятнее организован фонд, чем больше порядка на полках, тем обозримее фонд. Чем больше он имеет разъяснительных надписей, тем быстрее можно найти нужный материал. Не всегда разумно выставлять весь фонд: пассивная его часть занимает место, затрудняет поиск. При постоянном переборе неиспользуемых книг они быстрее ветшают. Не выставляйте больше одного-двух экземпляров каждого названия, иначе читатель психологически будет ориентирован так: раз одинаковых книг много, значит их никто не читает, и, следовательно, они неинтересные. Пусть лучше в обращении до полного износа будут один-два экземпляра, а потом спишите их по ветхости, заменив запасными из резервного фонда. Размещайте на полках только издания, не потерявшие эстетический вид, отремонтированные, переплетенные.

Расположение стеллажей и рабочих мест пользователей должно способствовать обозрению их библиотекарем. Это уменьшит вероятность возникновения фактов хищения и порчи фондов читателями.

Образцовый порядок во всем — самый важный сдерживающий фактор для лиц, склонных к противоправным деяниям. Если же документы расположены небрежно, в фонде имеются «заставки», а библиотекарь толком не знает, где и что у него находится, не обращает внимания на состояние выдаваемой и получаемой книги, как не позволить и читателю такое же небрежное отношение к книгам, имуществу библиотеки. Четкость в работе, удобный интерьер, эстетичный дизайн — все это невольно заставляет посетителя уважать то учреждение, в которое он пришел, и его правила.

4 стр., 1551 слов

Проблемы хранения документов на современном этапе и перспективы ...

... хранения документов в 1990-х гг.; Провести динамику деятельности архивных органов и учреждений за 2010-2012 гг.; провести анализ проблем хранения документов на современном этапе; Анализировать перспективы совершенствования хранения документов ... учетные документы дел (единиц хранения); 2. книгу учета поступления и выбытия документов, для учета каждого факта поступления и выбытия; 3. лист фонда для ...

Во время пользования документом ответственность за его хранение разделяется между библиотекарем и читателем. Вся деятельность библиотеки направлена на то, чтобы ее фонд мог быть полноценно использован пользователями. Однако этот фонд может потерпеть ущерб как раз от тех, для кого он предназначен и для кого хранится. Если говорить о причинах утрат по вине пользователей, то основными из них являются: невозврат документов, выданных пользователям на дом; вырезание страниц, иллюстраций; кражи документов.

Следовательно, необходима разъяснительная работа, которая должна начинаться с момента записи читателя в библиотеку. Со всей ответственностью отнеситесь к разработке правил пользования библиотекой. Большое зрительное воздействие имеют плакаты, памятки, листовки. Разъяснительная работа среди читателей сложна и кропотлива, но действенной она будет лишь в случае, если ее ведет весь коллектив настойчиво, систематически, а не от случая к случаю и к тому же с каждым пользователем.

Библиотекарь обязан при приеме возвращаемых документов убедиться в их целостности. Конечно, время библиотекаря, как и читателя, дорого; поэтому не обязательно методично перелистывать все страницы. Но непременный беглый просмотр возвращаемой книги должен быть привычным действием библиотекаря. Взглянуть на обрез, «спустить с пальцев» страницы, взглянуть на целость карты, портрета и т. д. Это почти не требует времени, а между тем опытный библиотекарь сразу замечает дефекты. По поводу замеченной неаккуратности — мягкое или строгое замечание, а еще лучше — тут же, на глазах у читателя, заняться исправлением дефектов — очистить приставшие крошки, подклеить выпадающие страницы и т. д.

В обеспечении сохранности фонда большую роль играет постоянная работа с задолженностью. Должником считается тот, кто не вернул взятый документ в установленный срок (в публичной библиотеке — через 30 дней).

Для эффективной работы с задолженностью надо знать ее причины. Иногда в ней бывает повинен библиотекарь: забывает проставить срок возврата, напоминает не сразу по истечении срока, а через три месяца, а то и полгода, выдает документов больше, чем положено, и их за определенный правилами срок освоить невозможно. При выяснении причин невозврата поступайте соответственно обстоятельствам — пользователя, искренне раскаивающегося, — простите. С задолженностью работайте повседневно, упорно и терпеливо и не только потому, что документы нужны другим пользователям. Может быть, какие-то из них потребуются и нескоро, — суть не в этом. Важно, чтобы читатель не привык к несоблюдению сроков возврата, и перевоспитывать его в этом отношении намного труднее, чем сразу приучить к соблюдению правил пользования библиотекой.

Каждому из должников в течение 10 дней посылают напоминание, либо звонят по телефону, либо посещают лично. Вернуть документы позволяет проведение «Дней возвращенной книги». В этот день библиотекарь не делает замечаний по поводу несвоевременного возврата, не выясняет причин, а с благодарностью принимает книги.

Однако эти меры не всегда бывают эффективными. В этой ситуации библиотеки вынуждены пойти на перевод своих взаимоотношений с читателями на финансовую основу, вводя систему штрафов и залоговую форму обслуживания. Определите их разумные размеры исходя из собственного опыта, зафиксируйте их в Правилах пользования библиотекой, ознакомьте с ними читателей. Так, сумма залога может дифференцироваться в зависимости от рыночной стоимости документа, категории читателя (пенсионеры могут освобождаться от нее, с временных читателей сумма залога может быть выше и т. д. ).

29 стр., 14297 слов

Учебное пособие: Автоматизированные системы защиты информации

... и обмена информацией; осуществлять презентацию собственной деятельности; существенно сократить технологические затраты на создание собственных систем. АИС должна обеспечить автоматизацию следующих ... информационных потребностей широкого круга пользователей. Использование современных информационных технологий обеспечивает почти мгновенное подключение к любым электронным информационным массивам ...

Процедуру получения и возврата залога разрабатывает сама библиотека.

2. Основы применения современных технологий в процессе обеспечения сохранности библиотечного фонда

Если под обеспечением сохранности библиотечных фондов понимать «комплекс профилактических и восстановительных мер по консервации и безопасности фондов, направленных на сохранение нормального физического состояния документов и целостности фондов», как это интерпретируется в «Программе по обеспечению сохранности фондов РГБ», становится ясно, что недооценка информационных технологий в процессах использования фондов в значительной степени связана с недостаточностью понимания этой проблемы, что во многом объясняется прежним содержанием подготовки библиотечных кадров. Однако не в меньшей мере эта недооценка стала результатом проводимой в России политики компьютеризации библиотек, разработанной и реализуемой пришедшими в библиотеки «автоматизаторами». Рассматриваемая технология радиочастотной идентификации, применяемая в противокражных библиотечных системах, хорошо сочетается со штриховым кодированием — технологией, помогающей автоматизировать и модернизировать учет библиотечных фондов. Огромный потенциал, прежде всего в экономическом аспекте, имеет возможность интеграции штрихового кода и «маркировки», защищающей фонд от несанкционированного поведения пользователей.

В России штриховое кодирование и системы защиты от хищений и несанкционированного перемещения появились сравнительно недавно, к сожалению — не в библиотеках. Они уже приобрели симпатии пользователей в сфере обслуживания. В практику наших библиотек передовые информационные технологии внедряются еще недостаточно активно, и дело не только в слабом финансировании или отсутствии методик выбора и внедрения новых технологий в библиотеках. Главное — в недостаточном внимании руководителей библиотек, хранителей фондов к этому важному направлению технического прогресса, обеспечивающему на деле публичность и общедоступность наших библиотек.

Слабо защищенные фонды российских библиотек стали предметом пристального внимания так называемых коллекционеров. В ряде случаев аукционная стоимость похищенного составляла сотни миллионов долларов США. Риску быть украденными подвергаются не только известнейшие раритеты. Наши публичные библиотеки ежегодно теряют многие сотни книг, украсть которые при отсутствии специальных средств охраны совсем не сложно.

Предпринимаемые традиционные меры («усилить бдительность», «повысить ответственность») никаких результатов, как правило, не дают. Не помогли и нетрадиционные, например установка телевизионных мониторов в читальных залах. Часто кражи происходят непосредственно по месту хранения или на технологическом пути перемещения документов. Поэтому на первое место встает вопрос защиты документа (его безопасности) как физического объекта. Степень важности этого вопроса подтверждается тем, что Министерством культуры Российской Федерации создан «Центр по безопасности культурных ценностей».

11 стр., 5161 слов

Штриховое кодирование товара

... помощи специальных устройств. C помощью штрихового кода кодируют информацию о некоторых наиболее существенных параметрах продукции. Наиболее распространены американский Универсальный товарный код UPC и Европейская система кодирования EAN. Возможен также вариант, когда ...

Одним из методов решения этого вопроса может стать применение библиотеками высоких технологий для обеспечения сохранности фондов в процессе их использования.

Последние двадцать лет отмечены бурным ростом разработок с применением технологий радиочастотной идентификации — так называемые RFID -системы (RFID — Radio Frequency Identification ).

Эффект от их внедрения в практику достаточно высок. Задача системы — обеспечение хранения информации на удобном носителе (метке, маркере, этикетке) и передача ее с помощью специальных устройств в определенное место для выполнения заданных процессов. Данные, находящиеся на носителе информации, обеспечивают идентификацию объекта.

Частота, на которой работает система, определяет области ее применения. Сверхнизкие и низкочастотные системы имеют небольшую дальность считывания и низкую стоимость. Спектр их применения достаточно широк. Работа в этом диапазоне в большинстве стран не требует лицензирования. Высокочастотными считаются системы, работающие на частоте от 430 МГц до 5 ГГц. Они обеспечивают высокую дальность (более 30 метров) и скорость считывания.

Параметры системы определяются конкретным видом радиочастотной технологии. Некоторые из этих параметров могут служить критериями выбора для пользователей: размеры области защиты, размер и дальность видимости носителя идентификационной информации, процент обнаружения, стоимость, а также вероятность «ложных тревог», инициируемых карточками доступа, ключами, наручными часами и т. п. (параметр, иногда сознательно умалчиваемый производителями).

Для библиотек представляют интерес системы, работающие в области защиты от хищений и несанкционированного перемещения (так называемые противокражные системы).

В качестве таких систем безопасности широко применяются системы обнаружения Electronic Article Surveillance (EAS) . Их принципиальное отличие от других систем радиочастотной идентификации в том, что объем памяти носителя идентификационной информации составляет один бит информации. На сегодня в мире используются более 800 тыс. EAS -систем.

Современные противокражные электронные системы усовершенствованы до такой степени, что уже в первый год своей эксплуатации позволяют сократить пропажи не менее чем на 80%.

У каждой противокражной системы есть свои плюсы и минусы. Критериями выбора могут стать специфика охраняемого объекта и максимальная реализация возможностей системы защиты от несанкционированного перемещения. В настоящее время для библиотек наиболее подходят противокражные электромагнитные системы. Этот выбор вытекает из свойств носителей информации (так называемых маркеров) таких систем: низкая стоимость, высокая скрытность, малые размеры, способность сообщать информацию о защищаемом предмете, оперативность реагирования, а также сохранение работоспособности при повреждениях и нарушениях целостности (это преимущество пока не реализовано больше ни в какой другой радиочастотной технологии).

Конфигурации систем безопасности практически не отличаются друг от друга. Они включают в себя электронную проходную систему (детекторные панели), носители информации о защищаемом предмете (все они имеют разные названия — метки, маркеры, этикетки, датчики и т. д. , но одну функцию) и устройства их активации и деактивации.

4 стр., 1530 слов

Автоматизированные системы обработки экономической информации

... данной работе будут рассмотрены основные системы автоматизации обработки экономической информации. В качестве технической базы (технического обеспечения) ... ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная система бухучета «1C: Бухгалтерия», которая будет рассмотрена в ... книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых ...

Работа противокражной электромагнитной системы в библиотеке выглядит следующим образом. Специальная электронная проходная система (детекторные панели) имеет высокую чувствительность и бесконтактно считывает информацию с носителя, скрытого в книге, журнале и т. п. Одна из стоек детекторных панелей является приемником, другая — передатчиком. Передатчик излучает сигнал на определенной частоте в строго определенный промежуток времени. Между стойками возникает электромагнитное поле. Если в поле действия системы оказывается носитель информации, и при этом он активен, т. е. вынос книги, журнала и т. п. не разрешен, в нем возникают резонансные колебания. Приемник улавливает эти резонансные колебания и подает сигнал тревоги, который может включать в себя световую и звуковую сигнализацию, останавливающую недобросовестного посетителя библиотеки. При выдаче документа носитель информации деактивируется, и при прохождении его через электромагнитное поле системы ответные резонансные колебания не возникают.

Модельный ряд современных противокражных систем очень разнообразен: от самых простых до автоматических систем обслуживания читателей. Они обеспечивают не только защиту от краж, но и регистрацию выдачи / приема литературы, идентификацию читателей по пластиковым карточкам. Кроме этого, некоторые системы оснащены специальным счетчиком посетителей, а все случаи нарушения защиты автоматически заносятся в протокол нарушений с указанием даты, времени и причины нарушения.

Сегодня перед библиотеками как никогда стоит задача, с одной стороны, предоставить читателям возможность широкого доступа к библиотечных фондам, а с другой — обеспечить сохранность этих фондов. Важнейшим элементом их сохранности является учет. Включение вопросов организации учета как одного из основных направлений в Национальную программу сохранения библиотечных фондов Российской Федерации свидетельствует о большом значении и важности этой проблемы. Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.

Технология штрихового кодирования состоит из трех этапов: создание штрихового кода, нанесение его на этикетку, считывание штрихового кода специальной аппаратурой.

Штрих-код представляет собой закодированную определенным образом последовательность из цифр и букв (может быть что-либо одно).

Разработка штрих-кода происходит с помощью специальных программ. Создается своя уникальная, неповторимая последовательность, которая является своеобразным паспортом помеченного документа. Чаще всего символ штрихового кода отображается в виде светлого прямоугольника, внутри которого расположены темные штрихи.

Нанесение штрихового кода на этикетки может быть реализовано не только в типографии (как правило, они не работают с малыми тиражами), но и в библиотеке с помощью как самых обычных, так и специализированных термои термотрансферных принтеров. На этикетке может быть не только штриховой код, но и самая разнообразная информация (например название библиотеки, ее отдела, к которому приписан документ).

20 стр., 9763 слов

«Проблемы обеспечения сохранности

... сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; - подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение ... 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»; «Квалификационный справочник должностей ...

Организовать печать можно непосредственно в том месте, где будут наклеиваться этикетки: например в отделе обработки.

Считывание штрихового кода производится различными оптическими системами, работа которых основана на измерении интенсивности отраженного света от черных и белых полос кода. Эти полоски и пробелы графического изображения штрихового кода очень хорошо понятны специальным приборам — сканерам, которые могут иметь различную конструкцию, например вид толстого карандаша. Считывающий конец такого сканера подносится к краю метки и проводится по всей длине штрихового кода. Эти устройства дешевы, не имеют ограничений по длине считываемых кодов, потребляют мало энергии, компактны и легки. Возможно сканирование с неровных поверхностей. Сканер идеален для применения там, где объемы сканирования невелики, а качество штрих-кодовых меток высокое.

Лазерный сканер считывает штриховой код с большего расстояния и отличается низкими требованиями к качеству считываемого штрихового кода. Возможно считывание даже плохо напечатанных и частично поврежденных меток.

Многоплоскостной сканер отличается тем, что к нему подносится предмет с меткой. При этом документ с меткой достаточно пронести рядом с окном сканера на расстоянии 5−25 см, не заботясь об ориентации штрих-кодового изображения. «Мертвая зона» у подобных устройств минимальна, а у некоторых вообще отсутствует. Таким образом, если такой сканер встроить на рабочем месте библиотекаря, то можно обеспечить высокую производительность труда, так как не тратится время на взаимную ориентацию сканера и штрихового кода.

Практика показывает, что при участии технически грамотных специалистов штриховое кодирование может быть внедрено в российских библиотеках, уже имеющих АИБС, компьютеры и принтеры, с небольшими, вполне приемлемыми финансовыми затратами.

Технология штрихового кодирования обладает огромным потенциалом для использования в библиотеках. Например — применение штрих-кодов в читательских билетах. По сути происходит идентификация читателя штрих-кодами и формирование регистрационных баз данных посетителей библиотеки. В современных АИБС информация электронного каталога технологически связана с регистрационными базами данных читателя и позволяет «привязать» выдаваемые и возвращаемые книги к данному читателю, контролируя период отсутствия документа в фонде. Все это играет немаловажную роль в учете, а следовательно, и в сохранности библиотечных фондов. У библиотекаря же появится возможность автоматизировать ежедневные многократные процессы регистрации выдачи и возврата книг.

Очевидно, что на современном этапе к решению вопросов информатизации публичных библиотек необходим комплексный подход, неотъемлемой частью которого является применение информационных технологий для обеспечения сохранности библиотечных фондов в процессе их использования.

Чтобы повысить эффективность технологии штрихового кодирования в целях сохранности библиотечных фондов целесообразно синхронизировать процесс нанесения штрих-кода на фондовые документы и читательские билеты. Синхронизация штрихового кодирования этих двух потоков позволит не только обеспечить полный контроль за движением фондов, но и проводить дифференцированный анализ читательского спроса в автоматизированном режиме, совершенствовать структуру и организацию библиотечных фондов.

11 стр., 5001 слов

Хранение и поиск информации

... частях свитка. Рис. 1. Пространственная классификация документов Существует и другое разделение документов по виду и форме носителя информации (рис. ). Рис. 2, Виды и формы носителя информации Документ как сообщение характеризуется четырьмя параметрами ...

3. Роль электронного документирования в сохранности библиотечных фондов

Во все времена, осознавая ценность документов, человек искал эффективные методы их сохранения и средства распространения во времени и в пространстве. Эти, казалось бы, взаимоисключающие друг друга задачи, всегда стояли перед человечеством. Сегодня, когда в наш век пришли новые информационные технологии, технологии цифровых форматов, это задача на первый взгляд кажется близкой к решению. Эта форма библиотечных документов представляет беспрецедентные возможности для быстрого доступа к ним больших групп пользователей.

Перед библиотекарями всего мира стоит задача как можно полнее обеспечить пользователей информацией, но при этом сохранить национальное наследие, как часть интеллектуальных всемирных ресурсов. Сегодняшнее состояние многих библиотек не вполне соответствует этой миссии, в результате чего идет постепенное разрушение бесценных документов, составляющих эти ресурсы. Потребности в восстановлении фондов таковы, что при сегодняшних темпах ручной реставрации для этого потребуются многие сотни лет. Без дополнительных мер по консервации, скорее всего, уже в начале следующего столетия большую часть документов, изданных в первой половине XX в., библиотеки не смогут выдавать читателям по причине их частичного, а в отдельных случаях и полного разрушения (26, «https:// «).

Одним из путей решения этой проблемы вполне реально может стать перевод информации в другой формат. Однако информационные технологии, которые могут обеспечить процессы полномасштабного перевода в цифровой формат, только начинают развиваться и, используя их, необходимо консультироваться со специалистами в области сохранности ценных оригиналов. Цель оцифровывания — увеличение доступа к документам, но не следует забывать при этом и о важнейшей задаче любого архива или библиотеки — сохранении оригинала.

Во многих библиотеках мира и российских библиотеках разработана стратегическая программа сохранности библиотечных документов. Задачи программы сохранности заключаются в создании целостной системы обеспечения сохранности фондов, охватывающей все стадии существования документа: от его поступления в библиотеку до полного износа. Одной из главных составляющих этой программы является перенос информации на другие носители, в том числе и цифровые форматы.

Хорошо известно, что чаще документы повреждаются в процессе их небрежного использования, как читателями, так и персоналом, что приносит значительно большие разрушения, чем от негативного влияния окружающей среды. Оцифровывание позволяет ограничить доступ к оригиналам и тем самым уменьшить их использование. При оцифровывании коллекций необходимы условия, при которых оригиналам в процессе сканирования будет нанесен наименьший ущерб. Цифровые документы предоставляют эффективный доступ к содержанию оригиналов, но не предназначены для их замещения. Оригиналы остаются в безопасности и под защитой в соответствующих хранилищах.

Когда бы люди ни обращались к подлинникам, необходимы знания и опыт, связанные с сохранностью. Сохранность играет неотъемлемую роль в успешной программе оцифровывания, особенно когда это связано с документами на бумаге, коже, пергамене, фотои изодокументами. Договоры, контракты, заключаемые для оцифровывания коллекций, включают множество различных требований, связанных с сохранностью. Постановка этих вопросов до начала работ по оцифровыванию очень важна для того, чтобы проблемы сохранности и стоимость их возможного решения были указаны наряду с общим планом программы оцифровывания. Интенсивность облучения документов при сканировании и тепло, вырабатываемое оборудованием и лампами, наносит вред материалу документов и является большей проблемой. Разрушающее воздействие на документы ультрафиолетовых лучей общеизвестно. Скопление теплого воздуха может привести к нежелательным условиям для редких материалов, включающих кожу, пергамен, фотопленку, фотографии и повредить их. Вероятность химических процессов возрастает с увеличением влажности материалов и повышением температуры окружающей среды. Воздух содержит различные примеси, пыль, далеко небезопасные для материалов документов библиотек, поэтому каждое место сканирования должно иметь систему охлаждения, вентиляции и удаления пыли.

14 стр., 6507 слов

Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

... хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации. II. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ 1. Определение ценности документов и документной информации ... значение для оптимизации и сокращения состава документов, входящих в Архивный фонд России. Типовые и примерные номенклатуры дел должны ...

Лампы, являются ли они частью оборудования, стола или комнаты, должны содержать UV-фильтр или иметь минимальные количество UV. Хотя экспозиция при сканировании обычно короткая, от нескольких секунд до нескольких минут, но иногда для начала химической реакции достаточно короткой катализирующей вспышки света. Использование UV-фильтров во всех источниках света и применение планшетных сканеров с лампами без UV-лучей поможет свести к минимуму ущерб от светового облучения.

Исследования специалистов НИЦКД РГБ показали, что после оцифровывания документов на старинной французской бумаге XVIII в. с использованием планшетного сканера происходит снижение прочности их бумажной основы в несколько раз.

Сканирующее оборудование было создано в первую очередь для делового и коммерческого использования, применение его в целях копирования библиотечных документов составляет лишь малую долю от общего перевода в цифровую форму. Изучение этого оборудования показало, что оно не все подходят для оцифровывания библиотечных документов.

Оцифровывая библиотечные документы, сначала определяют круг используемого оборудования. Широкая и сложная природа коллекций, отбираемых для сканирования, и проблемы, связанные с их сохранностью, требует предварительной оценки специалистам приобретаемого оборудования и рекомендаций по его использованию. Перед сканированием необходимо проверить состояние документов и иногда провести частичную или полную консервацию документов, т. е. увлажнение и выравнивание вкладышей в книгах; выпрямление морщин, мешающих ясности текста; выборочную реставрацию разрывов; необходимую химическую очистку; ремонт документов в местах перегибов, помещение очень хрупких поврежденных или имеющих плесень листов в полиэфирные пленочные конверты. Иногда для безопасного сканирования документы требуют нового переплета. Фотографии на хрупком и загнутом картоне требуют укрепление картона (ремонт надломов, восстановление утрат и укрепление подложки).

Проведя анализ имеющегося оборудования для оцифровывания и особенностей хранящихся в библиотеках документов, специалисты НИЦКД рекомендуют:

  • оцифровывать на планшетном сканере документы, не подлежащие длительному хранению: копии негативов;
  • плоские бумажные документы в хорошем состоянии без красящих носителей;
  • брошюры и ноты в хорошем состоянии, раскрывающиеся на 180 градусов;
  • оцифровывать, используя камеры: все книжные памятники и архивные экземпляры документов, книги;
  • фотографии;
  • изоиздания и издания на мелованной бумаге;
  • все документы, которые нельзя безопасно прижимать;
  • большеформатные документы в неудовлетворительном состоянии, переворачивать которые небезопасно;
  • все документы, размеры которых больше планшетного сканера;
  • не оцифровывать документы, которые раскрываются на 90 или менее градусов.

В результате тесного сотрудничества и доверия между хранителями фондов, специалистами по сохранности и специалистами по оцифровыванию появляется возможность оцифровывать большее количество документов. При правильном планировании работы оцифровывание будет продвигаться вполне успешно.

Оцифровывание следует рассматривать, как стратегию сохранности документов, посредством увеличения доступа к нему в другом формате, но без отрыва от общей программы сохранности. Планирование процессов сохранности должно стать нормой для любой библиотеки. В НИЦКД РГБ разработана план-схема управления процессами сохранности, которая позволяет определить приоритеты использования различных технологий сохранности с учетом ценности документа, его физической сохранности, пользовательского спроса и условий его хранения.

Современные библиотеки невозможно представить без электронных документов, баз данных, локальных и глобальных сетей. Иначе перечень предоставляемой информации будет неполным, а значит и удовлетворение читательского спроса тоже.

Но приобрести документ в электронном виде — это не все; его необходимо еще и сохранить. В целом электронный носитель требует таких же условий хранения, как и традиционный, но есть и свои особенности.

Определение срока хранения информации на любом носителе является сложным процессом, который основан на статистических данных. Неверное тестирование или процедура измерения может серьезно повлиять на оценку срока хранения информации. Производители компакт-дисков проводили неоднократные исследования, используя промышленные тесты и технику математического моделирования.

от 5 до 10 лет,

Основные условия хранения документов на электронных носителях зафиксированы в ГОСТ Р 7.0.2−2006 «Консервация документов на компакт-дисках».

Для сохранности электронных документов необходимо соблюдать температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и световой режимы.

1. Температурно-влажностный режим.

Резкие колебания температуры и влажности негативно сказываются на сохранности электронных носителей информации — внутри контейнера образуется конденсат (капельки влаги на стенках контейнера), который размагничивает поверхность диска и, соответственно, приводит к потере информации.

Документы на компакт-дисках хранят и используют на расстоянии не менее 0,5 м от источников тепла и влаги. Под воздействием влаги и высокой температур диск легко деформируется, что делает дальнейшее его использование невозможным. Диск сделан из пластмассы, и при нагревании он может попросту расплавиться.

2. Санитарно-гигиенический режим.

Если были обнаружены документы или контейнеры, пораженные микроорганизмами, то их необходимо изолировать во избежание заражения остальных изданий. Зараженные документы обрабатываются раствором биоцида и находятся под наблюдением. Если же заражен только контейнер, то его заменяют, а компакт-диски, в профилактических целях, обрабатывают биоцидом.

3. Световой режим.

4. Изготовление копий документов на компакт-дисках.

5. Контроль состояния документов на компакт-дисках.

Контроль состояния контейнеров и поверхности компакт-дисков включает визуальный осмотр на наличие механических повреждений и загрязнений на их поверхности. Контроль сохранности информации предполагает тестирование документа на компакт-диске на наличие ошибок чтения.

6. Хранение и использование документов на компакт-дисках., Заключение

Обобщим выводы по итогам исследования.

Сохранение библиотечных фондов — глобальная задача, которую решают все цивилизованные страны. В последние годы и в России сохранности библиотечных фондов уделяется большое внимание, создается сеть региональных центров консервацию Проблема сохранности информационных ресурсов, и в том числе библиотечного фонда, является одной из ключевых в современном развитии библиотечного дела. От ее успешного решения во многом зависят эффективность работы российских библиотек, их социальная роль, общественное признание.

Длительной сохранности и достижению высокого уровня обслуживания пользователей способствует правильное хранение библиотечных фондов.

Сохранность во многом зависит от рациональной планировки книгохранилища, его оборудования и механизации, от соблюдения правил размещения фондов в хранилище, непосредственно от месторасположения хранилища в системе помещений библиотеки.

Процесс управления сохранностью библиотечного фонда включает в себя: размещение, расстановку, создание оптимального режима хранения, комплекс мер по реставрации и консервации фонда, защиту (безопасность фонда).

Программа сохранения фондов должна включать в себя несколько подпрограмм: обеспечение нормативного режима хранения, реставрации и консервации; наличие материально-технической базы сохранения библиотечных фондов; организация единого распределённого фонда книжных памятников библиотек республики, создание электронных копий книжных памятников.

Библиотеку сегодня невозможно представить без компьютерной сети, электронных носителей информации, доступа в Интернет. Новые коммуникационные средства дополняют индустриальную книжность, но пока не заменяют её. Наша задача — создать условия для совместного существования книжной культуры и безбумажных информационных систем.

Одним из перспективных направлений деятельности библиотек является создание электронных, или цифровых, коллекций.

Электронные каталоги каждой конкретной библиотеки, представляющие только библиографические записи не могут способствовать оперативности обслуживания пользователя. Предоставление только библиографической информации предполагает многоэтапность обслуживания: сначала необходимо найти информацию, затем место хранения источника, и, наконец, получить текст, который ещё нужно как-то скопировать с печатной версии: списать, ксерокопировать, сканировать. Если библиотеки будут обслуживать читателей по-старому, то вскоре превратятся в склад книжной продукции.

Сегодня неизбежен и абсолютно необходим переход к широкому использованию и предоставлению пользователям электронных версий полных текстов документов. Электронные версии изданий должны быть полностью идентичны печатному оригиналу, т. е. воспроизводить композицию текста, все приложения, иллюстрации, таблицы и пр. Специфика библиографического описания позволит осуществлять как тематический, так и полнотекстовый поиск.

1. О библиотечном деле: Федеральный закон Российской Федерации. Принят Госдумой 23.11.94 (с последующими изменениями и дополнениями)

2. Временное Положение о Российской национальной библиотеке: Утв. 05.08.92 (с последующими изменениями и дополнениями)

С. А. Управление, О. Ю. Противокражные, Ю. Л. Законы, Т. В. Стратегия, Н. С. Скворцов, Н. С. Анализ, Е. И. Приоритеты, Е. И. Формирование, Н. В. Особенности, Н. М. Использование, Э. Р. Компьютеризация

В. Р. Чтобы

библиотечный документ повреждение технология