Автоматизация работы аптеки

Курсовая работа

1.1 История развития автоматизации

Процесс автоматизации начался намного раньше, чем нам могло бы казаться, автоматизация на самом деле появилась практически сразу же с возникновением производства, а само по себе производство существует уже так давно, что точно никто и не скажет. Мы начнем рассматривать с появления самодействующих устройств.

Самодействующие устройства — прообразы современных автоматов — появились в глубокой древности. Однако в условиях мелкого кустарного и полукустарного производства вплоть до 18 в. практического применения они не получили и оставаясь занимательными «игрушками», свидетельствовали лишь о высоком искусстве древних мастеров. Совершенствование орудий и приёмов труда, приспособление машин и механизмов для замены человека в производственных процессах вызвали в конце 18 в. — начале 19 в. резкий скачок уровня и масштабов производства, известный как промышленная революция 18-19 вв.

Промышленная революция создала необходимые условия для механизации производства в первую очередь прядильного, ткацкого, металло- и деревообрабатывающего. К. Маркс увидел в этом процессе принципиально новое направление технического прогресса и подсказал переход от применения отдельных машин к «автоматической системе машин», в которой за человеком остаются сознательные функции управления: человек становится рядом с процессом производства в качестве его контролёра и регулировщика. Важнейшими изобретениями этого периода стали изобретения русским механиком И.И. Ползуновым автоматического регулятора питания парового котла (1765) и английским изобретателем Дж. Уаттом центробежного регулятора скорости паровой машины (1784), ставшей после этого основным источником механической энергии для привода станков, машин и механизмов.

С 60-х гг. 19 в., в связи с быстрым развитием железных дорог, стала очевидна необходимость автоматизации железнодорожного транспорта и прежде всего создания автоматических приборов контроля скорости для обеспечения безопасности движения поездов. В России одними из первых изобретений в этом направлении были автоматический указатель скорости инженера-механика С. Прауса (1868) и прибор для автоматической регистрации скорости движения поезда, времени его прибытия, продолжительности остановки, времени отправления и местонахождения поезда, созданный инженером В. Зальманом и механиком О. Графтио (1878).

О степени распространения автоматических устройств в практике железнодорожного транспорта свидетельствует то, что на Московско-Брестской железной дороге уже в 1892 существовал отдел «механического контроля поездов».

3 стр., 1331 слов

Механизация и автоматизация производства. Основные уровни автоматизации

... заданные операции, а также все др. машины и механизмы, непосредственно не участвующие в этих операциях, но необходимые для того, чтобы данный процесс производства мог вообще совершаться, например вентиляционные ...

Учение об автоматических устройствах до 19 в. замыкалось в рамки классической прикладной механики, рассматривавшей их как обособленные механизмы. Основы науки об автоматическом управлении по существу впервые были изложены в статье английского физика Дж.К. Максвелла «О регулировании» (1868) и труде русского учёного И.А. Вышнеградского «О регуляторах прямого действия» (1877), в котором впервые регулятор и машина рассматривались как единая система. А. Стодола, Я.И. Грдина и Н.Е. Жуковский, развивая эти работы, дали систематическое изложение теории автоматического регулирования.

С появлением механических источников электрической энергии — электромашинных генераторов постоянного и переменного тока (динамомашин, альтернаторов) — и электродвигателей оказалась возможной централизованная выработка энергии, передача её на значительные расстояния и дифференцированное использование на местах потребления. Тогда же возникла необходимость в автоматической стабилизации напряжения генераторов, без которой их промышленное применение было ограниченным. Лишь после изобретения регуляторов напряжения с начала 20 в. электроэнергия стала использоваться для привода производственного оборудования. Наряду с паровыми машинами, энергия которых распределялась трансмиссионными валами и ремёнными передачами по станкам, постепенно распространялся и электропривод, вначале вытеснивший паровые машины для вращения трансмиссий, а затем получивший и индивидуальное применение, т.е. станки начали оснащать индивидуальными электродвигателями.

Переход от центрального трансмиссионного привода к индивидуальному в 20-х гг. 20 в. чрезвычайно расширил возможности совершенствования технологии механической обработки и повышения экономического эффекта. Простота и надёжность индивидуального электропривода позволили механизировать не только энергетику станков, но и управление ими. На этой основе возникли и получили развитие разнообразные станки-автоматы, многопозиционные агрегатные станки и автоматические линии. Широкое применение автоматизированного электропривода в 30-е гг. 20 в. не только способствовало механизации многих отраслей промышленности, но по существу положило начало современной Автоматизация производства Тогда же возник и сам термин «Автоматизация производства».

В СССР освоение автоматизированных средств управления и регулирования производственных процессов началось одновременно с созданием тяжёлой промышленности и машиностроения и проводилось в соответствии с решениями Коммунистической партии и Советского правительства об индустриализации и механизации производства. В 1930 по инициативе Г.М. Кржижановского в Главэнергоцентре ВСНХ СССР был организован комитет по автоматике для руководства работами по автоматизации в энергетике. В правлении Всесоюзного электротехнического объединения (ВЭО) в 1932 было создано бюро автоматизации и механизации заводов электропромышленности. Началось применение автоматизированного оборудования в тяжёлой, лёгкой и пищевой промышленности, совершенствовалась транспортная автоматика. В специальном машиностроении наряду с отдельными автоматами были введены в действие конвейеры с принудительным ритмом движения. Организовано Всесоюзное объединение точной индустрии (ВОТИ) по производству и монтажу приборов контроля и регулирования.

В научно-исследовательских институтах энергетики, металлургии, химии, машиностроения, коммунального хозяйства создавались лаборатории автоматики. Проводились отраслевые и всесоюзные совещания и конференции по перспективам её применения. Начались технико-экономические исследования значения Автоматизация производства для развития промышленности в различных социальных условиях. В 1935 в АН СССР стала работать Комиссия телемеханики и автоматики для обобщения и координации научно-исследовательских работ в этой области. Началось издание журнала «Автоматика и телемеханика».

9 стр., 4051 слов

Автоматизация бухгалтерского учёта на предприятии

... Задачи курсовой работы - исследовать особенности бухгалтерского учёта на предприятии хлебобулочного и кондитерского предприятия. Предмет исследования - предприятие ООО «конфетки-бараночки» выпускающее хлебобулочную продукцию, торты. Глава I. Теоретические основы автоматизации бухучета 1.1 Автоматизация бухгалтерского учета ...

В 1936 Д.С. Хардер (США) определял автоматизацию как «автоматическое манипулирование деталями между отдельными стадиями производственного процесса». По-видимому, вначале этим термином обозначали связывание станков с автоматическим оборудованием передачи и подготовки материалов. Позднее Хардер распространил значение этого термина на каждую операцию производственного процесса.

1.2 Возможные способы автоматизации . Хаотичная автоматизация

Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается отсутствие стратегического плана. Как правило, при таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется краткосрочными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В качестве критериев принятия решений в этих случаях могут выступать: уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения, возможность купить сейчас с эксклюзивной скидкой какую-либо технику или программное обеспечение и т. д.

Как правило, в результате предприятие в лучшем случае получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых в некоторых случаях может быть сравнима с общей стоимостью комплексного решения. В худшем случае создаются незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие несет дополнительные затраты на дублирование функций, которые должна была выполнять информационная система, и обслуживание созданных незаконченных прикладных систем.

Автоматизация по участкам

Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Подобный путь автоматизации выбирается в следующих случаях:

  • инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации в полном объеме;
  • существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;
  • технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем.

Наиболее часто такой подход применяется для автоматизации производственных участков. Основное средство автоматизации — специализированные АСУ технологическим процессами. Применение принципа автоматизации предприятия по участкам для ряда предприятий — единственно возможный способ повысить экономические показатели в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план автоматизации, если выбрана стратегия автоматизации по участкам, должен периодически, не реже раза в год, пересматриваться.

4 стр., 1597 слов

Автоматизация предприятия

... системы Склад является актуальной для предприятия. В результате курсового проектирования была разработана информационная и физическая модель базы данных, с ограничением на автоматизацию процессов «учет товаров на складе» ...

Автоматизация по направлениям

Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство, сбыт, управление финансами. Подход, связанный с автоматизацией по направлениям, часто применяется при использовании систем класса MRPII, ERP, когда конечной целью работ является полная автоматизация предприятия.

От автоматизации по участкам этот подход отличается следующим. Автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия. Например, процесс снабжения. В этом процессе принимают участие все подразделения: от производственных до управленческих и непосредственно сам отдел снабжения и транспортные службы. Поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Его реализация связана с созданием как минимум коммуникационной инфраструктуры предприятия. В большинстве случаев автоматизация по направлениям связана с “реинжинирингом бизнес-процессов” и требует создания модели всего предприятия.

Все сказанное выше относительно повышения эффективности при использовании подхода автоматизации по участкам остается в силе и в рассматриваемом случае. Ревизия стратегического плана автоматизации должна производиться после окончания автоматизации какого-либо направления и оценки полученных результатов.

Полная автоматизация управления предприятием.

АСУП как система состоит из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т. п. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические структуры, состоящие в итоге из элементарных управленческих процедур, предназначенных для включения в АСУП.

Комплексная автоматизация — это прикладное решение, решающее задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга коммерческих предприятий.

В единой информационной базе ведется управленческий, бухгалтерский и налоговый учет как одной, так и нескольких организаций. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет ведется в национальной валюте.

Регламентированная отчетность для каждой организации формируется раздельно.

Комплексная автоматизация позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:

  • управление отношениями с клиентами (CRM);
  • ценообразование;
  • управление денежными средствами и взаиморасчетами;
  • управление продажами, запасами и закупками;
  • упрощенный производственный учет;
  • оперативное ресурсное планирование.

1.3 Подходы к автоматизации торговли

Прежде всего, необходимо выделить две модели автоматизированных торговых систем:

  • активных кассово-компьютерных машин (ККМ, или POS-терминалов);
  • систем ПК-ККМ (персональный компьютер — пассивные ККМ).

    Для их реализации необходимо соответствующее ПО, которое по западной классификации делится на фронт-офис, бэк-офис и логистическую систему.

Даже при самом общем рассмотрении определяющим фактором является возможность работы с продуктами питания (food, nonfood, food/nonfood).

14 стр., 6676 слов

Автоматизация системы учета заказов на предприятии

... система защиты от несанкционированного доступа к файлам. Целью данной дипломной работы является разработка базы данных с использованием средств Microsoft Access для автоматизации процедур учета и формирования заказов на предприятии ... поступить в бухгалтерию только после того, как менеджер убедится в выполнимости заказа (товар есть на складе либо заказан и ожидается его поступление на склад ...

В приложениях nonfood обычно выделяются товары с цветами и размерами (одежда, обувь) и специальные товары (например, товары с серийными номерами и гарантийными обязательствами).

Кроме того, выделяются особые методы торговли — торговля по образцам, по каталогам. В последнее время в отдельную группу выделяется Интернет-торговля, хотя это, видимо, больше дань моде, так как формально Интернет-торговля не отличается от торговли по каталогам с доставкой на дом или почтовой рассылкой, хотя и может быть очень оперативной.

Фронт-офис представляет собой так называемую кассовую программу для обслуживания POS-терминалов.

Бэк-офис — это, собственно, торговая система, которая обеспечивает поддерживание ассортимента, заказов, управление ценами. Фактически торговая система должна вести два учета: для бухгалтерии и для менеджеров. И разбирать, соответственно, большое количество коллизий, которые при этом возникают, поскольку есть товары, которые не облагаются НДС, организации, являющиеся неплательщиками НДС и т. п.

В Украине сложилась следующая схема компьютерной торговли. Основу электронной системы для магазинов составляют сервер базы данных, кассовый сервер и конечные терминалы, обслуживающие покупателей. В роли таких терминалов могут выступать обычные кассовые аппараты (с подключенным сканером штрих-кодов), специальные кассовые компьютеры (имеющие небольшой монитор, клавиатуру и устройство для печати чеков) и даже обычные ПК с подключенными кассовыми аппаратами, выполняющими роль фискальных принтеров. При продаже конкретного товара запрос от терминала поступает на кассовый сервер. Как правило, он представляет собой компьютер с инсталлированной программой по обслуживанию запросов от касс. Он вносит в базу данных запись о продаже и выдает на кассу ответ, разрешающий данную продажу. В зависимости от функциональных возможностей системы, кассовый сервер может выполнять ряд проверок по базе данных (например, проверить наличие нужного количества товара, взять из базы данных цену и т. д.).

Сервер базы данных — это компьютер с установленной на нем самой базой данных и, возможно, набором специальных программ, обслуживающих ее. Завершенность системе придает рабочее место оператора — ПК с клиентской частью информационной системы. На нем ведется товарный учет, т. е. постановка товара на приход, изменение цены на товар, просмотр оперативной информации об остатках товаров. На практике часто совмещают кассовый сервер и сервер базы данных или сервер базы данных и рабочую станцию, в зависимости от особенностей конкретной системы.

Небольшой магазин самообслуживания с достаточно высокой пропускной способностью может ограничиться: одним мощным ПК в качестве сервера базы данных и кассового сервера (два в одном), компьютером для рабочего места оператора с клиентской частью информационной системы, источниками бесперебойного питания для сервера и кассовых аппаратов, принтером и собственно кассовыми аппаратами. Для повышения эффективности работы кассиров желательно оборудовать их рабочие места сканерами штрих-кодов.

14 стр., 6591 слов

Товар в системе маркетинга

... 20 источников. Глава 1. Товар в системе маркетинга 1.1 Сущность и уровни товаров При анализе концепции маркетинга ... группы: Товары длительного пользования большинстве наукоемкая продукция, достаточно сложная в употреблении (пользовании). Ассортимент (выбор) этих товаров ... станки для механообработки, необходимые для мелких ремонтных работ, по существу являются вспомогательным оборудованием. Узлы ...

2.1 В соответствии с развитием

Информационные технологии (ИТ) на сегодняшний день являются неотъемлемой частью нашей жизни. Автоматизация процессов аптечной деятельности и использование ИТ в последние годы явились одним из рычагов для активного развития фармацевтической отрасли. Современные тенденции увеличения коммерческого сегмента в аптечном бизнесе, усиление конкуренции, рост количества аптечных сетей приводят к тому, что нормальное функционирование и развитие аптеки уже неэффективно без использования такого инструмента, как ИТ. Их внедрение способствует обеспечению высокой скорости и оперативности работы и, что особенно важно, повышению прибыли, что позволяет аптекам выживать в условиях постоянной конкуренции. Кроме того, достаточно большая часть информации в настоящее время появляется в электронном виде, что в сегодняшних условиях развития коммуникации обеспечивает ей более высокую мобильность, доступность и массовость.

Сегодня пользователям предлагается большое количество автоматизированных систем управления (АСУ), и по этой причине руководитель аптеки, аптечной сети или оптового фармацевтического склада должен самостоятельно принять обоснованное решение по выбору той или иной АСУ. На рынке представлено внушительное количество как отечественных, так и русифицированных зарубежных разработок. Речь может идти как о системах, которые автоматизируют отдельный участок работы (например, бухгалтерский учет), так и о профессионально ориентированных базах данных по ЛС. Однако наиболее перспективными с точки зрения дальнейшего развития аптечного бизнеса являются комплексные решения, рассчитанные на охват всех сторон деятельности аптек или аптечных сетей — интегрированные программно-аппаратные комплексы, или АСУ — совокупность математических методов, технических средств (связи компьютеров, средств связи, устройств отображения информации и т.д.) и организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление сложными объектами или процессами в соответствии с заданной целью.

2.2 Как все начиналось

В целях создания организационных условий для ускоренного внедрения вычислительной техники и математических методов в деятельность учреждений здравоохранения при оказании населению санитарно-противоэпидемической, лечебно-профилактической и лекарственной помощи вычислительная техника применялась в СССР еще в 70-х и 80-х годах. Основными задачами на тот момент являлись обработка информации, исходящей от аптек, а также формирование госзаказов на лекарственные препараты и распределение их между округами, республиками и районами. В те годы был реализован ряд ИТ, базировавшихся на обработке данных в вычислительных центрах, основной акцент на которые делался в автоматизации отечественной фармслужбы. Однако затраты на эксплуатацию задач по учету ЛС и изделий медицинского назначения в региональных вычислительных центрах были огромны, а результаты — незначительны.

В 90-х годах в аптечной службе Украины наметилась тенденция перехода на персональные компьютеры, что обеспечило снижение производственных затрат в 20—40 раз. Вместе с тем исследования эффективности процессов автоматизации показали высокие результаты и необходимость применения ИТ в аптечной службе. С появлением высокопроизводительных персональных компьютеров и развитием сетевых технологий возникла потребность обмена информацией между удаленными объектами (например, аптеками одной аптечной сети), что определило возможность разработки и внедрения АСУ, объединяющих множество территориально отдаленных объектов. В середине 80-х годов были разработаны системы связи отдельных программных комплексов на основе двусторонних протоколов, которые могли обеспечить устойчивую работу двух систем, но при соединении трех и более объектов возникали сложности в создании единого информационного пространства. Эта проблема была решена несколькими годами позднее.

9 стр., 4472 слов

Автоматизация учета движения товаров в аптечных предприятиях

... возможным полностью охватить учет движения товара в аптечных учреждениях и контролировать экономическую и финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т.е. позволили формировать ... задач аптечной службы. Основное внимание уделяется автоматизации учета товарных операций и бухгалтерскому учету. Полная автоматизация учета делает возможным применение в АСУ аптечными предприятиями ...

С середины 90-х годов отмечается быстрый рост применения компьютерных технологий при решении различных задач аптечной службы. Основное внимание уделяется автоматизации учета товарных операций и бухгалтерскому учету. Полная автоматизация учета делает возможным применение в АСУ аптечными предприятиями методик оптимизации товарных запасов. Прогрессивным шагом явилось постепенное развитие компьютерных технологий, применяемых для обмена информацией в сфере здравоохранения, в т.ч. и в области лекарственного обеспечения. Так появились сетевые структуры, осуществляющие связь между оптовым и розничным звеном фармрынка, а также объединяющие данные о наличии препаратов в аптеках определенного района или региона. Такие автоматизированные системы сделали возможным полностью охватить учет движения товара в аптечных учреждениях и контролировать экономическую и финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т.е. позволили формировать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия. Это дало руководителям организаций и бухгалтерам аптек возможность не тратить значительную часть рабочего времени на сложные расчеты и посвятить больше времени планированию бизнеса, сделало прозрачным протекание многих бизнес-процессов предприятия, что особенно важно для управления ими как внутри самой организации, так и со стороны внешних контролирующих структур.

2.3 Современные реалии и тенденции

Цель каждого коммерческого торгового предприятия — получение прибыли. В сегодняшних экономических условиях в Украине, отражающих влияние мирового экономического неблагополучия, возможность «остаться на плаву» и получение дохода в тот момент, когда конкуренты будут терпеть убытки, является крайне важной для таких предприятий, как аптеки. Одна из основных задач руководителей аптечных организаций в этих условиях — сведение к минимуму убытков и оптимизация экономических показателей, чтобы без серьезных потерь перенести сложившуюся нынешнюю неблагоприятную ситуацию. В этой сфере применение ИТ позволяет специалистам аптечных предприятий находить выход из сложных ситуаций, связанных со спецификой их деятельности.

И один из способов оптимизации экономических показателей предприятия — снижение постоянных затрат на фоне уменьшения сроков оборачиваемости товара. Для решения этой задачи автоматизированные системы управления товаром становятся практически незаменимым инструментом, позволяя на основе математических методов проанализировать структуру товара, определить наиболее «ходовые» и «непрофильные» позиции, сократить объемы закупок без вреда для товарооборота.

18 стр., 8588 слов

Курсовая. 2 глава. Ii. Порядок хранения денег и денежных документов ...

... Порядок хранения денег и денежных документов в кассе организации на примере ООО Сеть Социальных Аптек 2.1. Организационно-экономическая характеристика организации Начнем анализировать организацию с её общей характеристики. Организация, на основе которой пишется данная курсовая работа, входит в сеть социальных аптек ...

Среди серьезных неблагоприятных условий для процветания аптечного рынка стоит затронуть и коммерческие риски, возникающие в процессе оборота товаров и оказания различных услуг. Основные причины возникновения коммерческих рисков хорошо известны руководителям аптечных организаций. В качестве примера приведем те из них, которые можно снизить в случае применения информационных технологий, и внедрение в работу организации автоматизированных систем управления:

  • завышение закупочной цены товара (лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения) поставщиками;
  • потери товара при транспортировке и хранении (недостача) и потери качества товара в процессе обращения (что приводит к снижению его цены);
  • снижение объемов реализации в результате падения спроса на товар, введения ограничений на продажу и т.п.;
  • повышение издержек обращения (в сравнении с намеченными) в результате выплаты штрафов, непредвиденных пошлин и отчислений, что может привести к снижению прибыли предпринимательской фирмы.

непредвиденное снижение объемов закупок (в сравнении с намеченными).

В связи с этим увеличиваются накладные расходы на единицу объема реализуемого товара.

Например, с помощью АСУ при заказе товара через прайс-листы фармдистрибьюторов можно проводить анализ значительно большего объема информации за то же время, что позволяет выбрать товар с минимальной закупочной стоимостью или поставщика, вызывающего наибольшее доверие, предлагающего льготные условия закупок и т.д. Таким образом, достигается одно из условий для успешного существования предприятия и комфортной работы сотрудников.

Среди других возможностей автоматизированных систем, играющих заметную роль в управлении аптечными предприятиями, стоит отметить такие, как:

  • автоматизация документооборота с поставщиками. Использование возможностей электронного заказа товаров, сравнение прайс-листов поставщиков, получение документов по товару в электронном виде (накладные, сертификаты качества);
  • автоматизация ценообразования. Возможность настройки схемы ценообразования в зависимости от различных условий (с контролем соблюдения законодательных ограничений);
  • аналитическая отчетность. Анализ товародвижения и составление отчетов по группам товаров;
  • автоматизация работы с товарным ассортиментом. Получение отчетов по группам товаров, реализация ассортиментной политики организации, управление обязательным перечнем лекарственных препаратов;
  • автоматизация процесса инвентаризации в аптеках упрощает и сокращает проведение такого трудоемкого и длительного процесса в разы;
  • автоматизация бухгалтерского учета. Формирование первичных бухгалтерских отчетов, а также передача данных в специализированные бухгалтерские системы;
  • автоматизация работы офисов аптечных сетей и оптовых складов аптечных организаций, контроль за соблюдением внутренней логистики.

Отдельно нужно упомянуть о дополнительных сервисах и возможностях АСУ, которые не входят в перечень обязательных бизнес-процессов, но позволяют аптечным предприятиям предоставлять новые услуги, проводить рекламные акции и анализировать результаты своей маркетинговой деятельности. Среди таких сервисов можно выделить: взаимодействие со справочными системами; возможности проведения маркетинговых акций (установки целей, учета и контроля результатов маркетинговых акций); реализация дисконтных программ разного типа; реализации различных «непрофильных» услуг; работа с банковскими картами; реализация современных технологий управления бизнесом организации — управление взаимоотношений с клиентами (CRM), управление персоналом (мотивация персонала для увеличения продаж и т.п., HRM), бизнес-аналитика (BI, OLAP) и др.

15 стр., 7173 слов

Характеристика деятельности аптечной организации

... 2.5.) организационно-правовые формы аптечной организации. К аптечным организациям относятся аптеки, аптечные пункты, аптечные магазины, аптечные киоски. Они различаются между собой масштабом, объемом работы, ассортиментом и функциями. характеру производственной деятельности на производственные, изготовляющие ЛС ...

Кроме того, время от времени появляются новые актуальные аспекты деятельности аптечных организаций, для реализации которых требуются доработки автоматизированных систем. В этом случае компании-разработчики создают различные инновационные модули и сервисы, реализуемые в новых версиях программ, чтобы соответствовать уровню развития бизнеса и достойно продолжать конкурентную борьбу на рынке.

3.1 Отечественные аптеки сегодня

Как и вся наша экономика, аптечное дело за последние двадцать лет претерпело немало существенных изменений. Из государственных учреждений, подчиняющихся Минздраву, аптеки превратились в сегмент рыночной экономики (с весьма разнообразным составом собственников) и сегодня должны заботиться не только о самочувствии граждан, которых они обеспечивают лекарствами, но и о своем “экономическом здоровье” — эффективности, рентабельности, конкурентоспособности и прочих важных показателях. Помимо этих параметров, характеризующих аптеки как предприятия розничной торговли, их деятельность регламентируется рядом специальных законов и подзаконных актов, что делает фармацевтический бизнес весьма непростым. Выжить в конкурентной среде и активно развиваться его представителям помогают современные информационные технологии.

Одна из основных тенденций розницы — образование торговых сетей — не миновала и аптечный бизнес: сегодня здесь также идет активное “сетевое строительство”, сопровождающееся перераспределением объектов между государственным и коммерческим секторами (в пользу увеличения последнего).

Это происходит путем, с одной стороны, укрупнения небольших сетей, а с другой — поглощения этих же небольших сетей “монстрами” фармацевтического рынка. “Кроме того, крупные аптечные сети не только покупают или вытесняют с рынка независимые аптеки, — отмечает Анатолий Степанский, — но и интегрируют их в свой бизнес разными другими способами, формально сохраняя их независимость (франшиза, договора о поставках и т. п.)”. При этом периодически происходит появление новых брендов, претендующих на свою нишу в фармацевтической рознице.

Еще одной приметой сегодняшнего аптечного бизнеса в России является появление так называемых “аптечных бутиков”, где продаются дорогие препараты и эксклюзивная лекарственная косметика.

В настоящее время характеристики аптек варьируются от весьма скромных торговых точек с одной кассой до крупных розничных площадок с открытой и закрытой выкладкой товаров, несколькими залами, имеющими 5—10 POS-терминалов, собственный сервер, складские помещения, терминалы сбора данных, производственные помещения с компьютеризированными рабочими местами для персонала.

Эксперты подразделяют аптечные сети на глобальные, средние и мелкие. “Глобальные состоят из нескольких региональных частей, чаще всего с автономным управлением, — отмечает Игорь Тихонков. — Средние имеют в своем составе порядка 20—100 розничных точек, расположенных в одном или нескольких соседних регионах. Небольшие — это сети из 3—20 аптек, их очень много”. Сведения о количестве и принадлежности аптек и некоторых российских аптечных сетях приведены на рисунке. И тем не менее в настоящее время на рынке сетями охвачено пока менее половины аптечных точек, хотя, по мнению экспертов, в ближайшие год-два ситуация изменится.

Что же касается количества муниципальных аптек, то по свидетельству Галины Прокофьевой государственный (муниципальный) сектор пребывает в состоянии “скорее мертв, чем жив”. “Ситуацию усугубляет кадровая проблема — катастрофическая нехватка фармацевтов и провизоров, что приводит к снижению качества обслуживания клиентов на «первом столе»”.

Именно эти современные тенденции — увеличение коммерческого сегмента в аптечном бизнесе, усиление конкуренции, рост сетевой розницы — приводят к тому, что для нормального функционирования и развития аптеки уже не могут обойтись без использования такого инструмента, как ИТ.

3.2 Задачи автоматизации

Аптека — это в первую очередь точка, где осуществляются продажи, поэтому многие бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Перечень задач, подлежащих автоматизации в отдельной (самостоятельной) аптеке, включает в себя:

  • бухгалтерский учет;
  • заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);
  • анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;
  • регистрация и учет продаж.

“Для аптечной сети список таких задач будет более длинным, — отметила Валерия Николаева, — в него входят, например, ведение классификаторов товаров, централизованный финансовый и планово-экономический учет, логистика (переброска товара со склада в розничные точки), управление персоналом. Помимо этого в зависимости от принятых схем работы заказ товара у поставщиков может осуществляться либо централизованно, либо самими точками продаж (т. е. децентрализовано).

То же относится и к ценообразованию: расценка фармпрепаратов может осуществляться как непосредственно в аптеках, так и в центральном офисе”.

Кроме того, сегодня в рознице для активизации продаж применяют целый спектр инструментов для повышения лояльности потребителей. “Один из них — дисконтные программы разного типа, — пояснил Сергей Андрюхин. — Они включают в себя проведение ограниченных по времени действия рекламных акций; кроме того, востребовано ведение автоматизированной работы с врачами и возможность бронирования товара по телефону. Интегрированный в систему справочник “Видаль” позволяет непосредственно из терминала программы осуществлять выбор препарата по болезням, АТХ1 и фармгруппам, предоставляя доступ к аннотациям препаратов, информации об аналогах и их наличии в аптеке”.

Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.

Во-первых, аптечные сети работают с огромным ассортиментом и практически все товары в аптеке имеют сроки годности. “Это предъявляет специфические требования к информационной системе, которая должна располагать функционалом для учета сроков годности нескольких тысяч позиций, — отметил Андрей Краснопольский. — Еще одной особенностью товарного ассортимента в аптеке является наличие нескольких видов одного и того же препарата: это может быть один медикамент в различных формах выпуска — спрей, гель, мазь и т. д., в различных дозировках, препараты для детей, взрослых и т. д. ИС должна позволять просматривать и выбирать товарные позиции, перемещаясь по каталогу товаров, создавая подгруппы в рамках одной группы товара, и помогать осуществлять оперативный поиск препарата в процессе работы с клиентом”.

Во-вторых, в аптеках ведется строгий партионный учет (иногда учет по серийным номерам) в соответствии с требованиями GMP2, особенно если есть собственное производство (приготовление лекарств на заказ).

“В последнем случае данный стандарт (GMP) предусматривает обеспечение определенного документооборота, правил хранения, а также учет по составу вещества в сырье, — пояснил Анатолий Степанский. — Здесь имеется своя специфика: все поступающие партии субстанций, препаратов проходят в аптеках обязательный входной контроль. Все действия, связанные с получением, производством, распределением, в том числе и с контролем, описываются стандартными процедурами. Контроль выполняется в соответствии с фармакопеей, сборником стандартов и положений, регламентирующих качество лекарственных средств (ЛС).

Уникальный номер присваивается каждой партии для того, чтобы можно было на готовый препарат собрать досье серии, где указываются место и дата приобретения всех компонентов (субстанций, вспомогательных веществ), которые входят в готовый препарат согласно спецификации, а также приводятся результаты испытаний этих компонентов, условия производства и ход технологического процесса (сколько, при какой температуре выдерживалась смесь, какие происходили реакции и т. д.).

Кроме того, существует такое понятие, как спецификация. Это перечень веществ, входящих в готовый препарат. Обычно здесь указывается, какую влажность и/или какую концентрацию активного вещества в субстанции должны иметь компоненты, из которых готовится ЛС, а следовательно, и информационная система должна иметь функционал для работы с учетом массы, влажности, содержания активного вещества”.

В отношении готовых препаратов важность партионного учета также не вызывает сомнения, так как могут возникнуть ситуации, когда необходимо изъять целую партию бракованного товара. “Производителю надо знать, куда она разошлась — по каким торговым точкам, через каких дистрибьюторов. ИС должна давать возможность отследить путь движения бракованного товара практически до покупательского чека”, — считает Андрей Краснопольский.

Эксперты называют еще ряд функций, обязательных для аптечной информационной системы: расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы ЛС, посерийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий, наличие функции отпуска по льготным и бесплатным рецептам и персонифицированный учет отпуска данного вида ЛС больным, имеющим право на льготы (Валерия Николаева); отслеживание фальсификатов, контроль за обязательным ассортиментом, специальный учет ряда групп ЛС — сильнодействующие ЛС, группы А и Б и пр. (Галина Прокофьева); организация справочной службы с функцией предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в режиме реального времени, взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами, работа с банковскими картами (Сергей Андрюхин); возможность использования подарочных сертификатов, промоакций, торговли “по образцам” (Игорь Тихонков).

Для обеспечения всех этих запросов необходимы ИС, обладающие соответствующим функционалом.

3.3 Какие ИС нужны аптеке

Базовый комплект ПО для аптеки, по мнению Сергея Андрюхина, должен обеспечивать электронное взаимодействие с поставщиками (от заказа до приходования накладных), ведение партионного учета, контроль сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможность возврата товара поставщику (например, в случаях когда у лекарства, лежащего в аптеке, заканчивается срок годности или обнаруживаются какие-то дефекты) и возврата товара от потребителя (если, скажем, обнаруживается, что данная партия — фальсификат) переоценку товара, межаптечную переброску товара для сетей и аптек с удаленными киосками, розничную реализацию (кассовый модуль), инвентаризацию, выгрузку данных в систему бухгалтерского учета и предоставление оперативной отчетности.

Средняя аптека сегодня включает следующее оборудование: два-три автоматизированных торговых места на базе фискального регистратора (компьютер, собственно фискальный регистратор, сканер штрихкодов, дисплей покупателя, денежный ящик), один компьютер материально-ответственного лица, один компьютер в качестве сервера БД.

В аптеках с открытой выкладкой могут также применяться системы безопасности (в частности, антикражные устройства) и видеонаблюдения. В крупных торговых сетях уже существует практика интеграции таких систем с ИС (например, с кассовыми системами — для предотвращения или пресечения злоупотреблений персонала и покупателей), но в аптечном деле, по словам Игоря Тихонкова, даже в крупных сетях это пока мало востребовано в связи со вторичностью такой задачи по отношению к автоматизации основных бизнес-процессов.

Система контроля доступа (СКД) может применяться для учета посещений склада с медикаментами. “Связано это с тем, что аптеки работают с наркотическими препаратами, и для предотвращения злоупотреблений с этими продуктами СКД очень эффективны, — считает Андрей Краснопольский. — Их интеграция с бэк-офисом позволяет создать единое информационное пространство и в режиме реального времени контролировать посещаемость склада. В случае каких-либо нарушений система помогает легко выявить виновного. Кроме того, это дает возможность жестко ограничить и доступ к хранящейся здесь информации. Таким способом топ-менеджер компании получает полное представление о системе безопасности во всей сети и может вовремя отслеживать возникновение нештатных ситуаций и принимать меры для их разрешения”.

По мнению г-на Андрюхина, ключевыми критериями при выборе ИС являются:

стоимость базового комплекта и услуг технической поддержки (что особенно критично для несетевых аптек);

  • возможность своевременных доработок системы под новые требования рынка и пожелания заказчика (пользователя);
  • невысокие требования к оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) — это позволяет избежать дополнительных затрат на закупку нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютеры;
  • поддержка системой большого спектра периферии (фискальные регистраторы, сканеры штрихкода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т.

п.);

  • наличие и доступная цена дополнительных модулей для увеличения функционала базового комплекта (особенно важно для динамично развивающихся аптечных учреждений);
  • для используемой СУБД важны стоимость самой СУБД и дополнительных лицензий на рабочее место, квалификация ИТ-персонала для администрирования;
  • способность взаимодействовать с наиболее распространенными программами бухгалтерского учета.

Для аптечных сетей, особенно крупных и динамично развивающихся, иерархия ключевых критериев будет несколько другой, чем для отдельных аптек. Так, здесь на первое место выйдут высокие требования к СУБД, используемой в офисе для консолидации данных, а также к аппаратной части офиса (сервер, рабочее место менеджера).

Для крупных аптечных сетей рекомендуется оборудование, гарантирующее отказоустойчивость и бесперебойность в работе, так как сбои в офисном оборудовании могут оказывать негативное влияние на всю аптечную сеть.

“Очень важно, чтобы в ИС была возможность оперативной консолидации данных, — считает Андрей Краснопольский, — для быстрого обмена информацией о наличии товара в режиме реального времени как между несколькими аптеками одной сети, так и между аптеками сети и центральным офисом. Центральный офис получает от аптек отчеты о реализации товаров и на их основе осуществляет планирование закупок. Чрезвычайно важна также масштабируемость ИС, особенно на современном этапе, когда аптечные сети быстро увеличиваются. Если компания растет более чем на 30% в год, это значит, что система должна легко справляться с увеличением числа пользователей”.

Большое количество периферийного оборудования, поддерживаемого системой, приобретает особую актуальность для межрегиональных аптечных сетей. Сегодня нельзя забывать также и об эквайринговых системах: обеспечение работы с кредитными картами стало уже распространенной практикой, а уход от отдельного EFT-терминала к встроенному, по мнению г-на Степанского, снижает время обслуживания клиента и, главное, устраняет ошибки, вызванные дополнительным ручным вводом информации.

Важен для сетевых аптек и такой критерий, как стоимость доработки ПО по индивидуальным заказам: как правило, крупные аптечные сети со временем вырабатывают собственное ноу-хау, следуя маркетинговым тенденциям в своих регионах, и предоставляют запросы на доработку ПО с учетом местной специфики.

Иными словами, считает Анатолий Степанский, необходимо обратить внимание на следующее: клиент в конечном итоге покупает не программу, а технологию, в которой существенны не только функционал ИС, но и время внедрения, стоимость проекта и совокупная стоимость владения продуктом (TCO, включающая в том числе и стоимость адаптации и сопровождения).

3.4 Игроки рынка автоматизации фармрозницы

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько уже известных разработчиков ПО для фармацевтической розницы, которых можно условно разделить на две группы: независимые разработчики специализированного ПО и ИТ-подразделения (или дочерние структуры) фармацевтических дистрибьюторов. К первой группе относятся такие компании, как “Регард Софт” (ИС “Аптека 2000, 2002, 2005”), “Эскейп” (“М-Аптека”, “М-Аптека плюс”), “Юнико” (“Юнико-Аптека”), имеются специальные разработки для аптек в семействе программ “1С”; ко второй — “Аптека-Холдинг” (с 2007 г. — “Alliance Healthcare Россия”), продвигающая свою ИС “Инфо-Аптека 2.0, 3.0”, “Спарго Технологии” (дочерняя структура фирмы “Протек”) с системой “Е-Фарма”. “Кроме того, — отметил Сергей Андрюхин, — существуют интересные программные продукты “местного масштаба”, переросшие “самописный” уровень и занимающие свою нишу в отдельно взятых регионах”.

В последние годы на фармацевтический рынок приходят и новые игроки с продуктами зарубежного производства — как правило, системами для автоматизации розницы: так, в конце 2005 г. было объявлено о реализации проекта на основе Oracle Retail в аптечной сети “36,6”. Уже несколько лет компания “Импакт-Софт” внедряет решение на базе Microsoft Dynamics NAV для фармацевтического производства и решение для аптечной розницы — крупных сетей, имеющих сто и более аптек (таких, как “Старый Лекарь”) на базе модуля LS Retail. ИС Microsoft Dynamics NAV активно продвигает Консультационная группа АТК у ряда фармацевтических дистрибьюторов.

4.1 Особенности систем для автоматизации

Хочется отметить, что за рубежом еще с 60—70-х гг. ХХ в. применяются информационные системы, анализирующие накопленную информацию и формирующие различного рода рекомендации по выработке оптимальных управленческих решений. В качестве примера можно привести класс MIS-систем (менеджерские информационные системы), DSS-систем (системы поддержки принятия решений) и т.д. В области управления закупками и ассортиментом получили широкое распространение ERP-системы (англ. Enterprise Resource Planning System — система планирования ресурсов предприятия), а в области управления ассортиментом и клиентскими отношениями — CRM-системы (CRM, сокращение от англ. Customer Relationship Management System — система управления взаимоотношениями с клиентами).

Этот перечень современных технологий и информационных систем, предназначенных для их реализации, можно продолжить.

Отечественные решения для автоматизации аптечного бизнеса имеют меньшие возможности по сравнению с западными программными продуктами, что во многом связано с отсутствием спроса на сложные, многофункциональные программы (спрос создает рынок!).

Это обусловлено тем, что практика использования компьютерных технологий для управления организациями пришла к нам на 30 лет позже, чем в другие развитые страны, и в результате программы российских вузов до сих пор не предусматривают обучение провизоров и директоров аптек передовым информационным технологиям (Word и Excel — это далеко не вершина современной IT-индустрии).

Пример других отраслей, куда происходил массированный приток иностранных «мозгов» (сотовая связь или банковские услуги), показывает, что российские разработчики программного обеспечения могут создавать решения любой сложности при наличии на рынке подкрепленной деньгами потребности.

Отечественный аптечный рынок долгое время оставался чисто отечественным — доля аптек под управлением ино-странных компаний (например, аптечная сеть «Университетская аптека») была ничтожна. Однако в последнее время ситуация явно изменилась. На рынок начали активно выходить зарубежные инвесторы (в частно-сти, из скандинавских стран), которые приобретают достаточно крупные аптечные сети или открывают собственные аптеки. Это, вероятно, приведет к постепенному (в течение ближайших 5—7 лет) изменению как управленческих схем передовых аптечных сетей, так и их требований к информационному обеспечению.

Анализ существующего рынка программ автоматизации аптечных организаций показывает, что в настоящее время в отечественных программах акцент ставится на учет и выявление фальсификата (что, несомненно, очень важно), однако возможности в области оптимизации ассортимента, исходя из особенностей поведения покупателей, характеристик спроса и других рыночных показателей этих программ, невелики. Программа является исполнителем воли человека, но не готова стать его советчиком и помощником.

4.2 Системы автоматизации представленные на рынке . Программный продукт «Фарма»

В программном продукте «еФарма2» реализован функционал для гибкого ассортиментного планирования с учетом требований по обязательному ассортименту, контролем позиций с постоянным и сезонным спросом, а также позиций с пиковыми колебаниями продаж. Кроме того, возможности программы позволяют фиксировать «неудовлетворенный спрос»: товары, отсутствующие в продаже, но запрашиваемые покупателями, заносятся в журнал и в дальнейшем учитываются при формировании заявки поставщикам. Журнал «Дефектура» выводит отчет по товару, остаток которого меньше установленного минимального количества или рискует уйти в ноль.

С помощью дополнительного модуля «Расчет потребности» проводится более глубокий анализ ассортимент-ных планов: производится исследование сезонности спроса, скорости, динамики и истории продаж, объема товарных остатков и других ключевых факторов. Такой алгоритм позволяет ответить на вопросы поддержания наилучшего ассортимента при минимальном товарном запасе.

Аптечная сеть сама настраивает необходимый алгоритм ассортимент-ного планирования. Так, основой могут служить данные, поступающие от аптек, или же каждая торговая точка может формировать ассортимент самостоятельно.