Разработка и внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах

метки: Архив, Автоматизация, Судебный, Документ, Создание, Архивный, Система, Технология

Достижение последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходиться без компьютера. Раньше работа с документами требовала времени и больших затрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Документы размещали на огромных стеллажах архива, невозможно было в короткое время определить на каком стеллаже находиться запрашиваемый документ. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивать регистрацию документов и их движение внутри и вне архива. Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас, когда вся страна перешла на компьютерные технологии и когда разработаны программы для ведения архива, необходимо повсеместное внедрение их в архив. Объектом курсовой работы является архивное дело.

Целью моей курсовой работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле.

Задачами моей курсовой работы являются:

1) Работа с документальными источниками, с нормативно-методической литературой, с периодическими изданиями (журналами, газетами, сайтами Интернета)

2) Теоретическая подготовка по методике работы с архивными документами. Значимым элементом существования современного мира являются информационные технологии, проникнувшие практически во все сферы социальной деятельности, в том числе и в архивное дело. Поэтому практическая значимость данной курсовой работы в том, что она поможет проследить этапы информатизации архивного дела и изучить применения новых информационных технологий в архивном деле.

Предмет курсовой работы — информационные технологии в архивном деле Российской Федерации.

Архивное дело в Российской Федерации — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. Информатизация архивного дела — это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

Подготовка документов к архивному хранению (2)

... и хранения бумажных документов -- дело, небумажных -- единица хранения, документов на компьютерных носителях данных является файл данных. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам; расположения документов внутри дела; оформление обложки дела. В организациях формирование дел ...

Курсовая работа состоит из введения, шести глав, заключения, списка использованных источников.

1. Объекты и цели информатизации архивного дела

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые развиваются в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

• комплектование архива и экспертиза ценности документов;
• создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);
• комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);
• учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;
• создание страхового фонда и фонда пользования документами;
• информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;
• контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);
• контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях — источниках комплектования (для государственного архива).

Целями информатизации работы архива являются:

• избавление труда архивиста от рутинных операций;
• повышение точности и оперативности учета документов в архиве;
• получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;
• повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;
• обеспечение сохранности документов — создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

Таким образом можно сделать вывод, что введение в архивах всевозможных информационных технологий преследует собой цель улучшения работы архивов во всех областях и направлениях.

2. Этапы информатизации архивного дела

История автоматизации архивного дела тесно связана с историей развития вычислительной техники и носителей информации.

Вместе с тем для каждого этапа характерно своё значение роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

2.1 Период с 1950-х до первой половины 1970-х гг

До 1950-х гг. применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.

Автоматизированные системы обработки информации

... располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы. Методы представления документа. Слева от горизонтальной полосы прокрутки ... текстовый редактор Блокнот и простой текстовой процессор WordPad. Неформатированные текстовые файлы в системе Windows имеют расширение .ТХТ, а файлы WordPad - расширение .DOC. 2.Текстовой ...

Период с 1950-х до первой половины 1970-х гг. был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение.

Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.

Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами В.Н. Автократова, К.Б. Гельмана-Виноградова, К.И. Рудельсон, Р.Н. Ефименко и др.

Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования ретроспективной документной информации.

2.2 Период второй половины с 1970-х до первой половины 1980-х гг.

Период второй половины 1970-х — первой половины 1980-х гг. был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, электронные вычислительные машины, персональные компьютеры), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для автоматизированных информационно-поисковых систем. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления во всех отраслях хозяйства. На эти системы, согласно решениям XXIV съезда КПСС, возлагалась миссия по ликвидации чуть ли не всех проблем развития экономики. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров. Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы научно-технической информации, включавшей сеть автоматизированных центров и распределенных автоматизированных банков данных. В этот период в связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов.

В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов, начало которому положили разработки Научно-исследовательского центра технической документации в области реставрации фото- и фонодокументов. Вместе с тем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существенных изменений в методике архивного дела и на данном этапе.

Экспертиза ценности документов

... соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, ...

Такие изменения связаны с массовым распространением в начале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, а также интенсивной разработкой программного обеспечения для них. Совершенствование пользовательского интерфейса этих программ, появление удобных и простых для освоения непрофессионалом оболочек операционных систем, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ для сканирования и оптического распознавания символов, появление емких и сравнительно надежных носителей информации (магнитных и оптических) значительно упростили общение пользователя с компьютером. Таким образом, электронно-вычислительная техника в большинстве развитых стран мира стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалиста любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронул и отечественные архивы.

2.3 Период второй половины 1980-х до 1990-х гг.

Период второй половины 1980-х — 1990-х гг. связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были Научно-исследовательский центр технической документации СССР (Российский научно-исследовательский центр космической документации), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов власти и органов государственного управления СССР (Государственный архив Российской Федерации) и другие архивы.

Основные направления информатизации архивного дела в этот период вытекают из главных задач и функций учреждений Государственной архивной службы России:

• обеспечение сохранности и государственного учета документов Архивного фонда РФ;
• комплектование Архивного фонда РФ и экспертиза ценности документов, ориентированные на автоматизированное выполнение работ, которые связаны с комплектованием Архивного фонда РФ.

Сюда относится программа, обеспечивающая учет учреждений источников комплектования. Разрабатывается программа, определяющая состав документов, подлежащих архивному хранению;

• научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов Архивного фонда РФ охватывает все задачи использования документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдача архивных справок, учет использования документов. Один из результатов решения задачи учета использования — это обоснование состава страхового фонда и фонда пользования и, следовательно, обеспечение сохранности документов;
• организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных архивов и архивов организаций, и контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Программное обеспечение способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом.

Подготовка документов для сдачи в архив

... Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.. Цель данной работы, поэтапное рассмотрение подготовки и передачи документов в архивное хранение. Задача, грамотная подготовка дел - для успешного хранения и последующего использования документов. ...

2.4 Период с 1990-х гг.

Этот период связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы.

В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных).

Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам

В связи с вышеперечисленным можем сделать вывод, что за последние полвека архивная работа преобразилась в наилучшую сторону. Технологии не стоят на месте, а вместе с ними нога в ногу шагает работа архивов.

3. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

3.1 Информационные технологии в архивах

В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т.д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые.

Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Информационно-поисковые базы данных.

Эта категория баз данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы трех типов:

• использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
• создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
• создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

3.2 Внедрение информационных технологий в архивах

Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов.

Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.

Разработка технического задания. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом.

Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы — системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного приложения, солидность фирмы.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ФГБОУ ВПО ...

... П. Проблема доступа к архивным документам, содержащих персональные данные / Л. П. Афанасьева // Делопроизводство. - 2006. - № 4. - С. 106-114. 30. Банасюкевич В.Д. «Основные правила работы архивов организаций»// Делопроизводство, № 4, 2010. 31. ...

Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации — сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п. Создание, установка и адаптация программы осуществляется программистом или фирмой — системным интегратором — на основе технического задания.

Сертифицирование и регистрация программного продукта.

Поддержка и обслуживание системы.

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.

Выбор фирмы — системного интегратора — целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой — системным интегратором — договора о долговременном сотрудничестве.

3.3 База данных, управляемая базой знаний

Среди различных типов информационных систем можно выделить специальный класс, называемый архивом. Архив представляет собой коллекцию документов регламентированного содержания, постоянно пополняемую новыми документами. Документы в архиве подлежат дополнению, редактированию, просмотру и доступны для произвольной обработки через каталог архива. Автоматизированный архив обладает несомненными преимуществами перед “бумажными”, так как облегчает доступ к архиву, его функционирование, а также не требует для хранения специальных помещений и персонала. Автоматизированный архив используется также при отладке баз знаний экспертных систем. Соединенная с архивом экспертная система накапливает в нем описания всех задач, которые были ею решены. При этом диалоговая подсистема архива берет на себя функции диалоговой подсистемы экспертной системы. Затем материал такого архива может использоваться для отладки и совершенствования базы знаний экспертной системы.

Эти приложения определяют набор функций автоматизированного архива. К ним относятся удобная диалоговая подсистема для ввода и редактирования документов, подсистемы хранения информации, доступа к ней через каталог и связи с экспертной системой.

Создание архивов для различных предметных областей и связь их с экспертными системами весьма трудоемкий. Поэтому возникает потребность автоматизации процесса разработки архивов для различных предметных областей.

Средства автоматизации должны обеспечивать быстрое создание архивов для работы с документами сложной структуры и содержания, гибкость таких архивов по отношению к структуре и содержанию хранимых в них документов, а также связь архивов с оболочками экспертных систем.

Основой для решения этих проблем может служить организация архивов в виде баз данных, управляемых базами знаний, в которых описываются структура и содержание документов архива.

Организация деятельности государственных и муниципальных архивов

... под архивным делом в Российской Федерации понимается деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. ...

База знаний управляет работой диалоговой подсистемы, определяет структуру информации в архиве и форму этой информации при передаче ее экспертной системе. Редактирование информации в базе знаний архива позволяет вносить в структуру документов и сценарий диалога необходимые изменения.

Система ОДИ включает пустую базу знаний, редактор базы знаний, интерпретатор базы знаний и пустую базу данных.

Заполнение базы знаний ОДИ превращает ее в пустой архив в некоторой предметной области, а заполнение базы данных делает этот архив действующим. Заполнение и редактирование базы знаний архива выполняется через редактор базы знаний, что обеспечивает быстроту создания и гибкость.

Интерпретатор базы знаний управляет функциями диалоговой подсистемы, обеспечивает ввод в диалоге документов и их редактирование, формирование каталога архива и доступ через него к документам в архиве, а также передачу документов из архива экспертным системам, реализованным с помощью машины логического вывода РЕПРО. База данных поддерживает функции хранения и обновления информации в архиве и выдачу ее по запросам.

Система ОДИ позволяет более чем на порядок сократить время реализации прикладного архива по сравнению с такими системами управления базами данных, как Clipper или Clarion.

Такое ускорение достигается в результате использования редактора базы знаний, позволяющего легко и естественно определять структуру и содержание документов в архиве и получать без дополнительных затрат редактор документов архива, настроенный на предметную область; диалогового дизайнера, позволяющего быстро создавать и корректировать наборы окон и меню; системы связи архивов с машиной логического вывода РЕПРО.

ОДИ обеспечивает создание и модификацию баз знаний и дизайна редактора документов в архиве; создание и модификацию архивов; выдачу документов из архива в формате РЕПРО.

База знаний архива определяет сценарий редактора документов архива, т.е. набор окон и меню, связанных в виде дерева.

Меню, являющиеся листьями дерева, могут быть совместными или несовместными. В несовместном меню можно выбрать только одно значение, а в совместном указать несколько.

База знаний определяет также структуру документов, которые могут храниться в архиве. Эта структура документов отражается и в сценарии в названиях окон и меню, в связях между ними, в содержании строк меню.

Каждое не терминальное окно может иметь лишь одного потомка, а каждое меню — столько потомков, сколько строк в меню. После выбора поля в очередном меню выполняется переход к вершине, являющейся потомком этого поля.

Для терминальных вершин в этом случае происходит возврат к предку. Терминальное окно, как правило, имеет поля для ввода данных. Управление диалогом выполняет интерпретатор базы знаний.

Сценарий редактора документов архива содержит, кроме базы знаний, еще и атрибутную часть, т.е. размеры, цвета рамки, местоположение окон и меню на экране, описание полей ввода и вывода в окнах.

Атрибутная часть определяется и редактируется с помощью диалогового дизайнера.

После определения любого атрибута интерпретатор базы знаний позволяет просмотреть работу нужного фрагмента сценария, при необходимости модифицировать атрибутную часть и т.д.

Поля ввода в окнах допускают автоматическую проверку вводимых данных. Имеется несколько стандартных типов полей ввода: целые, вещественные, строки, время, дата, географические координаты.

Хранение информации в современном мире

... хранения и накопления информации состоит в создании, записи, пополнении и поддержании информационных массивов и баз данных в активном состоянии. В результате реализации такого алгоритма, документ, ... получила серьезное развитие. Основным преимуществом технологии микрофильмирования по сравнению с хранением информации на бумаге, является снижение «физического» объема архива. Для просмотра ...

Для целых и вещественных полей при их определении можно указать интервал допустимых значений; поля типа “время”, “дата” и “географические координаты” контролируются в соответствии с их семантикой.

При вводе информации через поля в окне обеспечиваются возможность выхода из окна без сохранения результата, обход полей вперед и назад, возможности редактирования и скруллинга строк, выдача сообщений о нарушении ограничении целостности.

При работе с меню обеспечиваются возможность возврата к предку, перемещение выделенной строки вверх и вниз, в начало и конец меню, выбор указанной альтернативы (для совместного меню нескольких альтернатив).

Имеется возможность связывать группы вводимых данных с временем и датой.

Сценарий обеспечивает также просмотр и редактирование (в том числе и дополнение) введенных в архив документов.

Для каждой вершины сценария могут быть созданы HELP-тексты, которые отображаются на экран при нажатии специальной клавиши.

Для доступа к отдельным документам в архиве формируется каталог. При определении каталога задается набор ключей, по которым осуществляются запись в архив и выборка из архива отдельных документов.

База данных, поддерживающая архив, обеспечивает выдачу каталога архива, выбор документа по ключу, редактирование или удаление из архива уже существующего документа или занесение нового по ключу (при этом в каталог добавляется ключ нового документа), выдачу по ключу документа в формате РЕПРО.

Система ОДИ была разработана для персональных компьютеров типа IBM PC XT, AT -286,386 с операционной системой MS DOS.

Можно сделать вывод, что успешное функционирование информатизированных технологий в архивах зависит от правильного внедрения их в архив. Базы данных же служат для обработки статистических массивов и для совершенствования процесса поиска и хранения документов. Так же создаются базы данных, управляемые базой знаний, которые сводят все усилия практически до нуля.

4. Федеральная государственная информационная система

Окончательное юридическое и функциональное оформление эта система приобрела в рамках Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений. В этом документе в качестве основного механизма реализации функции единого государственного учета документов Архивного фонда в электронной форме предполагается использование ведомственной Единой Автоматизированной Информационной системы (ЕАИС), которая состоит из трех самостоятельных программных комплексов.

4.1 Архивный фонд

Автоматизированные архивные технологии настойчиво и прочно входят в систему работы архивов. Новые технологии кардинально изменяют всю организацию деятельности архива как хранилища документальных материалов. Их внедрение позволяет обеспечить точный поиск нужного документа, быстрый доступ к информации, гарантированное и длительное ее хранение, обмен информацией, электронными документами.

Бурное развитие этого направления наблюдается с конца 1990-х гг. За это время в архивных учреждениях создано множество программ, баз данных и др., облегчающих труд архивистов, сокращающих время на исполнение запросов граждан, активизирующих использование архивных документов, создающих «информацию об информации» для оперативного, точного и полного поиска документов по интересующей тематике.

Хранение документов

... в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат. Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и ...

Одной из важнейших задач архивных учреждений является своевременный и достоверный учет хранящихся документов. С целью внедрения автоматизированных архивных технологий в это направление архивной деятельности Росархивом в 1997 г. разработана и рекомендована к внедрению в государственных архивах и центрах хранения документов программа «Архивный фонд».

Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата (НСА) на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме. Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог.

Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов.

Ее функциональность намного расширяется при использовании программ АвтоАФ и Автофонд

Информационный массив базы данных «Архивный фонд» состоит из следующих разделов:

• Фонд — содержит информацию на уровне фонда: количественные характеристики, историческую справку к документам фонда, данные о физико-химическом состоянии документов, состав научно-справочного аппарата.
• Библиография — содержит информацию об издании публикаций по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикации документов фонда.
• Переименования — содержит информацию о всех переименованиях организации, учреждения — фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
• Биографическая справка — содержит информацию о фондах личного происхождения, а также о персоналиях, упоминаемых в аннотациях состава и содержания фондов, если в них имеются соответствующие сведениях.
• Фондовые включения.
• Незадокументированные периоды.
• Опись — имеет 44 поля, содержит информацию о каждой введенной в программу описи.
• Топография — содержит информацию о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи.
• Движение документов — содержит информацию о всех изменениях, происходящих в составе, объеме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики.
• Персоналии.
• Географические сведения.
• Тематика.
• Рубрикатор.
• Паспорт.

Разделы «Персоналии», «Географические сведения», «Тематика» состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива.

В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных:

• режим пользователя допускает просмотр, поиск информации, формирование перечней, аналитических справок, сводных сведений, путеводителя. В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны;
• режим редактора, в котором помимо всех функций режима пользователя разрешены ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению

— режим администратора, в котором производится физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению, слияние информационных массивов, сформированных автономно, ведение и вывод на печать паспорта архива, ведение рубрикатора, изменение паролей.

В настоящее время по заданию Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» с использованием средств Microsoft создана 4-я версия программы «Архивный фонд», базирующаяся на современной программной платформе, которая позволит не только лучше решать текущие задачи, но и определять дальнейшую перспективу развития данной системы. Внедрение системы автоматизированного государственного учета в дальнейшем планируется в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный фонд 4.0 обладает широкими возможностями и обеспечивает ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях: архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета, документа; учет движения документов; формирование паспорта архива; формирование паспорта архивохранилища; топографирование; формирование статистических отчетов; поиск информации; ведение каталогов; гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы; протоколирование действий пользователей.

В Пермском государственном архиве новейшей истории по состоянию на 1 января 2009 г. в ПК «АФ» введены описания по 4863 фондам, 11239 описям, около 80000 ед. хр. Общий объем данных составлял 56,27 Мб.

База данных «Архивный фонд» размещена на сайте архива. Пользователи архивной информации имеют возможность получить сведения о составе и содержании хранящихся в архиве фондах, описях, делах.

4.2 Фондовый каталог

Программный комплекс «Фондовый каталог» предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня с целью аккумулирования массивов данных, выгруженных из ПК АФ, используемых в конкретных архивах. С начала 2012 г. Росархив получает в формате этого ПО аккумулированную на региональном уровне информацию для дальнейшей ее интеграции в рамках единой автоматизированной системы.

4.3 Центральный фондовый каталог

Программный комплекс «Центральный фондовый каталог» предназначенный для использования непосредственно в Федеральном архивном агентстве, куда загружаются сведения из БД федеральных архивов и (в скором будущем) массивы информации из фондовых каталогов регионов. В настоящее время идет процесс его пилотного развертывания в РГАНТД и представления на портале «Архивы России».

Собственно ЦФК есть та федеральная государственная информационная система, которая в полном объеме отразит информацию о составе Архивного фонда РФ.

При этом необходимо сказать, что ЦФК, венчающий триаду программных комплексов по учету документов АФ, как и два других ПК, обладает потенциалом представления в базах данных информации о любых хранящихся в архивах объектах и расширении набора дополнительных атрибутов для отражения в своей структуре учетной информации, например, из музейного или библиотечного учета, где хранятся и описываются архивные документы. Этот программно-идеологический подход был реализован в связи с законодательно закрепленной за Росархивом, как уполномоченным Российской Федерацией органом федеральной исполнительной власти в области архивного дела, обязанностью осуществлять «хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов.

Необходимо сказать, что в целях организации единого автоматизированного учета документов Архивного фонда Росархив на протяжении последних 16 лет предпринял ряд практических шагов: в частности, были разработаны, и особо подчеркнем бесплатно предоставлены всем архивам страны и органам управления архивным делом в субъектах федерации, и внедрены Программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», являющихся в настоящее время обязательным для ведения автоматизированного учета во всех архивах Российской Федерации. В 2000 г. принят Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, являющийся ныне неотъемлемой частью всех Правил по учету документов Архивного фонда. Эти шаги позволили на практике реализовать единство автоматизированного учета и описания документов Архивного фонда, хранящихся в архивах.

Безусловно, у реализованных в настоящий момент программных комплексов, имеется еще множество недостатков и проблем, главный из которых очевиден — эти программные продукты должны функционировать в режиме on-lain, т.е. через единый защищенный портал. Создание такого портала станет основным содержанием развития ЕАИС в ближайшее время.

Однако уже сегодня очевидно, что идеология «пирамиды» из трех ПК дает возможность со временем обеспечить полноценный и всеохватный автоматизированный учет документов Архивного фонда.

5 внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах организаций

5.1 Автоматизированный научно-справочный аппарат

Автоматизированный научно-справочный аппарат архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Он реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных. Информационное наполнение этого аппарата составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения, единицы учета, документа, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью автоматизированного научно-справочного аппарата являются полнотекстовые базы данных, содержащие тексты документов, их цифровые копии.

Автоматизированный научно-справочный аппарат реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива и предоставляет по сравнению с традиционным аппаратом более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа).

Информационной основой для создания Автоматизированного научно-справочного аппарата являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной системы научно-справочного аппарата. Обязательными реквизитами баз данных научно-справочного аппарата на уровне фонда являются следующие элементы описания: название фонда, справочные данные, информация по истории образования и хранения фонда, аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования. Для уровня единицы хранения, единицы учета — название фонда, название структурной части фондообразователя, заголовок, справочные данные, вид носителя информации, информация об условиях доступа и использования. Для уровня документа — заголовок документа: наименование вида документа, автор, адресат/корреспон-дент, вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документа, название местности, с которой связаны содержание, автор или корреспондент документа, даты изложенных в нем событий; справочные данные (в том числе поисковые данные — номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов, дата создания документа); вид носителя информации; информация об условиях доступа и использования.

Для заполнения баз данных научно-справочного аппарата используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

Обязательным элементом описания для всех трех основных уровней в базах данных автоматизированного научно-справочного аппарата являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, единицы учета, документа).

Ключевые слова вводятся в базы данных в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов.

Обязательными видами ключевых слов являются:

• «тематика» — термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности и т.д., отраженные в документах объекта описания;
• «персоналии» — термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня.

Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.;

• «география» — термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.).

В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

Выходными формами автоматизированного научно-справочного аппарата являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в автоматизированном научно-справочном аппарате архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи).

При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.

Для каждого уровня описаний в базах данных автоматизированного научно-справочного аппарата создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формирования текстов справочников.

Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе.

Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (документов) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования.

Для каждого уровня описания в базах данных научно-справочного аппарата архива в обязательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переименований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов.

Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах:

• база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса;
• текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу.

Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных — название базы данных, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на систему управления базами данных или язык программирования, использованных для создания базы данных.

5.2 Разработка ВНИИДАД автоматизированной архивной системы «Архив организации»

Сегодня организации, концентрируя свое внимание на решении проблем бизнеса, пытаются использовать накопленные знания для завоевания конкурентных преимуществ и хотят иметь современные технологии, помогающие достижению этих целей. С ростом фирмы, ее внешних и внутренних связей возникают ситуации, когда от оперативной и четкой информации зависит само существование фирмы.

Всякое учреждение (фирма), выполняя свои функции, создает документы и получает их извне. При этом особое значение приобретает проблема сохранения этих документов с целью дальнейшего использования ретроспективной информации, закрепленной в них. По истечении срока хранения документов в структурных подразделениях организации они подлежат передаче в архив.

Организация архивов в условиях современных информационных технологий тесно связана с проблемами совершенствования делопроизводства и информационного обеспечения фирмы.

Архив фирмы должен быть доступен для оперативного пользования ретроспективной информацией, обеспечивать ее защиту от несанкционированного просмотра, изменения или уничтожения. Время поиска в архиве необходимых документов должно быть минимальным. Указанные требования к архиву трудно обеспечить традиционными ручными технологиями, поэтому актуальной задачей любой организации является переход на современные информационные технологии ведения делопроизводства и архивного хранения документов с использованием средств вычислительной техники.

Автоматизированная архивная технология обеспечивает сбор, накопление, хранение, обновление информационных массивов и получение выходной информации в удобной для пользователя форме.

Цель работы, проводимой ВНИИДАД в этом направлении, — разработка перспективной информационной технологии компьютерной поддержки основных функций архива организации. Созданная Автоматизированная информационная система «Архив организации» (первая очередь) обеспечивает систему компьютерной поддержки основных направлений деятельности архива организации с использованием комплексного подхода к автоматизации его функций и с учетом новейших достижений в области систем искусственного интеллекта, экспертных систем, компьютерных сетей, средств создания и ведения баз данных по архивным документам.

Программа «Архив организации» представляет собой информационную систему, которая предназначена для обеспечения функционирования архива организации (фирмы) в автоматизированном режиме (Проектные решения на данном этапе не распространяются на документирование научно-технической и специальной документации и не учитывают особенности работы служб, занимающихся комплектованием, хранением, учетом и использованием этих видов документов).

Данная система решает следующие задачи архива:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование хранящихся в архиве документов;

— подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на государственное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Информационную основу базы данных составляют сведения, которые содержатся в следующих блоках информации:

• данные об архиве,
• правовой статус архива,
• формы документов,
• нормативно-методические документы архива,
• сведения об объемах и составе дел, хранящихся в архиве,
• научно-справочный аппарат,
• обеспечение сохранности документов архива,
• использование документов архива.

В рамках перечисленных выше задач системой осуществляется поддержка функций архива организации в соответствии с Правилами работы:

• ведение списка подразделений с указанием ответственных за передачу документов в архив;
• прием документов в архив по сдаточной описи из структурных подразделений;
• регистрация сдаточных описей;
• формирование архивных описей (постоянного срока хранения, временного срока хранения, по личному составу);
• ведение реестров сдаточных и архивных описей;
• создание и пополнение Дела фонда;
• формирование и ведение списков архивных описей дел, подготовленных и переданных на государственное хранение в госархив;
• учет данных по условиям хранения документов;
• регистрация внутренних и внешних запросов;
• учет использованных архивных документов для подготовки ответов на запросы.

Для упрощения процедуры составления основных учетных документов (описи, акты и др.) в системе используются шаблоны форм документов, словари (структурных подразделений, видов документов, информационных документов и др.).

Программный комплекс обеспечивает получение в автоматизированном режиме Паспорта архива, одной из основных форм централизованного учета документов Архивного фонда РФ, сведений по фонду, реестров сдаточных и архивных описей, отчетов по исполнению внутренних и внешних запросов. Состав разработанного программного продукта определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых и информационных потоков. Программный комплекс выполнен в автоматизированной системе Microsoft Access-7, Access-2000.

Программа работает в операционной среде MICROSOFT WINDOWS 95/98/2000, проста и удобна, с нею может работать любой специалист, знающий компьютер на уровне пользователя, С марта по июнь 2001 г. программный продукт проходил апробацию в следующих организациях: Международный промышленный банк, АОО «Росагроснаб», ООО «Аутсорсинг», ОАО «Череповецкий сталепрокатный завод», которые были обеспечены программным комплексом с соответствующей нормативной документацией. В организациях, территориально находящихся в Москве, непосредственно разработчиками осуществлена установка и настройка программного обеспечения, проводилось консультирование и обучение пользователей работе с базой данных по вопросам и проблемам, возникавшим в ходе эксплуатации системы на конкретном рабочем месте.

В ходе апробации тестировались режимы работы базы данных: ввод информации, контроль объемных показателей, формирование выходных отчетов. В результате подтвердилось, что система решает возложенные на нее задачи, допускает возможность добавления записей во все справочники, дополнения подразделов программы «Правовой статус архива» и «Нормативно-методические документы», имеет дружественный интерфейс, позволяющий пользователю максимально адаптироваться к особенностям их технологий. электронный документооборот архив информационный

От Международного промышленного банка поступило предложение по автоматизированной информационной системе «Архив организации» (первая очередь) — дополнительно разработать выходную форму для анализа сведений по исполнению внутренних и внешних запросов раздела «Использование документов архива», Данное предложение разработчиками проработано и учтено при доработке программы.

Автоматизированная информационная система «Архив организации» позволяет обеспечить переход на современные информационные технологии архивного учета документов с использованием средств вычислительной техники и специально предназначена для автоматизации такого структурного подразделения организации, как архив.

Программа актуальна, своевременна и существенно облегчает работу сотрудников архивов организаций, предприятий и фирм, обеспечивает оперативное получение специалистами информации, согласованность действий сотрудников разных подразделений на основе фиксируемого состояния работы с архивными документами. Организации, участвующие в апробации, высказали пожелание: исходя из практики работы архивов при разработке второй очереди автоматизированной информационной системы «Архив организации» предусмотреть поиск информации по архивным справочникам (описи дел и документов) и внутренним описям дел, то есть по схеме Фонд — Опись — Дело — Документ (название) с указанием топографии.

5.3 Ведение учетных баз данных

Учетные базы данных ведутся для:

• составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;
• подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;
• оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

Перечень реквизитов учетных баз данных составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета — фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, — в традиционных учетных документах.

Учетные базы данных действуют во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными базами данных государственных архивов и органов управления архивным делом.

Преемственность учетных баз данных и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в базах данных реквизитов основных учетных документов.

Обобщенные показатели документов централизованного учета, а также исходящие показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

Учетные базы данных заполняются на основе учетных документов архива. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной базы данных разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения баз данных. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.