Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы деятельности

Курсовая работа

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

За последние несколько десятилетий количество документированной информации, в различных организациях и на разных уровнях управления документами, возросло многократно. Но это не означает, что не следует брать во внимание те документы, которые уже находятся на постоянном хранении в архивах не только Томска и Томской области, но и в других уголках России.

Также, следует отметить и тот факт, что за последнее двадцатилетие уровень компьютеризации и автоматизации возрос многократно. Теперь нам уже невозможно представить себе создание документа без использования компьютерных технологий.

Не замеченным нельзя оставить и тот факт, что использование электронного архива приобретает всё большую популярность и необходимость среди организаций, а также в архивах городов Российской Федерации, что в свою очередь не уменьшает количество документов, которых необходимо переводить в электронный архивный фонд.

Актуальность данной работы заключается в том, чтобы дать определение архиву организации и показать в теории, что такое система электронного архива, а также сравнить это с электронным архивом на конкретном предприятии.

Целями данной работы являются:

  • освещение информации об архиве организации и электронном архиве
  • раскрыть и осветить основные виды и функции электронного архива при непосредственной работе с ним.

Задачами данной работы можно считать разъяснение и подтверждение следующих пунктов:

1. Дать определение понятиям «Архива организации» и «Электронного архива» и ознакомление с нормативной базой.

2. Освещение основных видов и функций электронного архива и проблемы обеспечения сохранности деятельности при непосредственной работе с ним.

1. Создание системы электронного архива

1.1. Архив организации: понятие, нормативная база

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

35 стр., 17315 слов

Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ...

... данной дипломной работы - проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Цель работы предопределяет следующие задачи: 1. изучить литературу по данной теме; [Электронный ...

В свою очередь, архив подразделяется на 3 вида или уровня архивов:

1) Государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

2) Муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

3) Архив организации — структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Мы более детально остановимся и рассмотрим архив организации.

Архивы организаций подразделяются на:

  • передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;
  • не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования этих архивов. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Федеральный закон устанавливает следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций — 15 лет;

2) для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации — 10 лет;

3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;

4) для отдельных видов архивных документов:

  • а) записей актов гражданского состояния — 100 лет;
  • б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
  • в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
  • г) технологической и конструкторской документации — 20 лет;
  • д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;
  • е) научной документации — 15 лет;
  • ж) кино- и фотодокументов — 5 лет;
  • з) видео- и фонодокументов — 3 года.

Также стоит осветить основные задачи архива организации, которыми являются:

5 стр., 2312 слов

Нормативные документы Российской Федерации по организации аэропортовой ...

... нормативные документы по организации аэропортовой деятельности утверждены или подготовлены именно этими органами, в зависимости от вида деятельности. Лицензирование и сертификация аэропортовой деятельности гражданский авиация пассажир аэропортовый Правовые основы использования воздушного пространства Российской Федерации и деятельности ...

  • комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;

— подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

  • ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Наряду с основными задачами и функциями архива организации, существуют и основные правила работы архивов организаций.

За последнее десятилетие, основными правилами работы архивов организаций являются:

1. работа с имеющимися правилами;

2. введение и использование новых разделов правил;

3. применение и использование данных правил в работе негосударственных организаций.

В настоящее время Федеральная архивная служба России ведет активную работу по созданию новой нормативно-методической базы архивного дела, пересмотру и отмене устаревших документов. В соответствии, с вышедшими в 2002 году «Основными правилами работы архивов организаций»“Основные правила работы архивов организаций”, М.: Росархив; ВИНИИДАД, 2002г. , необходимость разработки которых была обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.

10 стр., 4624 слов

Организация работы службы эксплуатации номерного фонда в ГТК

... руководителей других служб гостиницы. Работа в этом подразделении - хорошая стартовая площадка для продвижения по служебной лестнице. 1.1 Служба эксплуатации номерного фонда. Состав службы. Структура (схематично). Роль в обслуживании Служба эксплуатации номерного фонда предоставляет основные ...

Данные «Основные правила…» вышли взамен «Основных правил работы ведомственных архивов»“Основные правила работы ведомственных архивов”, М., 1987г..

Разработчики «Основных правил работы архивов организаций» стремились сохранить преемственность с Правилами 1987 года, не изменяя без особой нужды положения старых Правил, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение.

В то же время содержание таких разделов, как «Учет документов в архиве», «Научно-справочный аппарат к документам архива», «Использование документов архива», определяются новым законодательством в области Информационного права и архивного дела, новыми нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом в этих компонентах архивного дела, а также необходимостью унификации положений и требований «Основных правил работы архивов организаций» с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации»“Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации”, М.: Росархив, 2002г., также недавно вышедшими в свет.

В редакции Правил от 2002 г., учтен фактор широкого внедрения, в делопроизводство и архивное дело, современных информационных технологий, и в связи с этим, в них включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче на государственное хранение электронных документов, а также имеется подраздел, определяющий основные требования к формированию и ведению научно-справочного аппарата к документам архива.

Правила освещают новые задачи, возникшие в работе архивов в настоящее время, такие как организация депозитарного хранения документов, выполнение архивами платных работ и услуг, требования к охранному режиму архивов. В раздел «Организация документов» в архиве включен новый подраздел «Организация документов по личному составу».

Данные Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы.

Правила предназначены регламентировать работу архивов государственных организаций независимо от масштаба деятельности организаций, их места в управленческих структурах и объемов сохраняемой документации.

3 стр., 1432 слов

Хранение документов

... архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна «Мосхлеб», архив Главмосстроя и т.д.; объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, ...

Во введении к Правилам говорится о том, что в негосударственных организациях их применение обязательно в том случае, если в архиве этой организации хранятся документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ), т. е. документы предшествующей государственной организации, на базе которой образовалась новая негосударственная организация.

В то же время, важно иметь в виду, что в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» “Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”, , негосударственные организации обязаны сохранять документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ (ст. 16) и, следовательно, вести их учет, осуществлять поиск документов и документной информации по запросам пользователей, реализовывать в соответствии с законодательством доступ к архивной информации, для чего необходимо описывать документы и создавать справочный аппарат к ним. Поэтому негосударственные архивы объективно должны быть заинтересованы в том, чтобы соблюдать положения и нормы Правил, иногда в упрощенном виде, которые обеспечивают нормальное выполнение архивом своих функций независимо от того, какой организации принадлежит архив.

При работе с архивом организации, работник конкретной организации, дожжен помнить и знать не только его определение, но о и основные функции, и задачи. Также, важным является и их применение не только в системе ведения «бумажного» архива организации, но и электронного в том числе. Данная ситуация обусловлена нарастающей компьютеризацией и стремительным переходом от «бумажного» архива к системе электронного архива.

1.2 Система электронного архива: основные функции, виды и этапы создания

Для начала, необходимо дать определение понятиям электронный архив и система электронного архива.

Электронный архив, система электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще, не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

Особенности систем электронного архива сформулированы в соответствии со стандартом MoRedII MoRedII: Model Requirements for the Management of Electronic Records:

  • не допускает изменение документа;
  • позволяет существовать единственной финальной версии документа;
  • запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;
  • должен включать строгие правила хранения;
  • должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;
  • может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Также, необходимо осветить правовые нормы в сфере деятельности электронных архивов.

11 стр., 5465 слов

Подготовка документов для сдачи в архив

... организации). Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.. Цель данной работы, поэтапное рассмотрение подготовки и передачи документов в архивное хранение. Задача, грамотная подготовка дел - для успешного хранения и последующего использования документов. ...

Деятельность аудиовизуальных и электронных архивов развивается в рамках информационного типа общественных отношений. В качестве главной организационной задачи — распространение сведений, имеющих социально значимое содержание.

До начала 90-х годов объектом законодательного регулирования являлись только КФФД в качестве части ГАФ. Но по мере развития информационных технологий электронные архивы, включающие в себя программные ресурсы, базы данных и другие группы ресурсов, стали значимым объектом законодательного регулирования и даже в большей степени в сфере законотворческого управления.

В рамках юридического обеспечения аудиовизуальных и электронных архивов основными субъектами правоотношений являются средства массовой информации, архивы и в меньшей степени физические лица. В ряде специальных законодательных актов в качестве субъекта правовых отношений выступает государство. Это касается области создания, хранения и использования тех электронных ресурсов, которые могут содержать важные сведения с точки зрения обеспечения государственной безопасности. Основным для законодательной практики является определение архивов как информационных систем. В этом качестве архивы включают в себя: информационные ресурсы (носители первичной и вторичной документной информации); информационные технологии (средства, обеспечивающие сохранность документов, обеспечение описания и доступа к документам).

Именно в качестве информационных систем аудиовизуальные и электронные архивы оказываются объектом и составной часть информационных отношений.

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.

Электронный архив включает следующие базовые функции:

  • управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);
  • имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
  • поточный ввод — ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
  • управление Web-контентом;
  • системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

  • для систем автоматизации архивного делопроизводства — формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
  • для архивов нормативно-технической документации — функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
  • для архивов финансовой (платежной) документации — функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.

Электронный архив подразделяется на такие виды, как:

1. Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия;

2. Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое;

3. Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации;

4. Электронный архив технической документации, предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.);

5. Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;

6. Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоря-жений, инструкций и регламентов внутри компании;

7. Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Определив, какие виды и функции свойственны электронному архиву, не следует забывать и об этапах создания электронного архива.

Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

  • § Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание;
  • § Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях);

§ Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

  • § Сканирование документов — начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
  • § Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных.

Необходимо различать залповый ввод — единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд — и текущий ввод — сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.

§ Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.

электронный архив документ хранение

2. Передача и хранение электронных документов на хранение

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП «Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»).

Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов — это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Архив — это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Стоит отметить также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

  • в оперативном использовании в организации;
  • в архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5-7 лет);
  • в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.

2.1 Проблемы обеспечения сохранности деятельности электронных документов

Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;

2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом «человеко-читаемом» виде.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях — хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд).

Для хранения же объемных и сложно-структурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

Для архивного хранения электронных документов, в пределах 5 лет, необходимы любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий — 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на основе DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При более длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:

1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые очень важны для деятельности организации и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное создание баз данных и других электронных документов в наиболее распространенных форматах. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам;

2) Миграция электронных документов в «открытые» или наиболее распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это — txt, rtf, pdf; для графических — tiff, jpg; для таблиц и баз данных — db, dbf, xls, txt;

3) Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды. Однако это также бывает непросто сделать, т.к. не для всех программных оболочек эмуляторы могут быть разработаны. Именно поэтому при создании информационных систем и электронных документов следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы записи, но на распространенные ОС, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы Window 95, 97, NT, 2000, XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС;

4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

Также, необходимо определить важность организации учёта электронных документов.

Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.

Из всех нормативных и методических документов наибольшее внимание учету электронных документов уделено в «Основных правилах работы организаций» (2002).

Но эти правила имеют существенные недостатки.

Например, Правила предлагают рассматривать в качестве «единицы учета электронных документов» — «единицу хранения или их комплект с записью файла(ов), составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т. п.), а также сопроводительную документацию». Но что такое «программно-информационный объект» определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже «программно-информационные объекты». При копировании электронных документов на другой носитель «программно-информационный объект» может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту «пропажу».

Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней.

Кроме того при обеспечении долговременного хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые текстовые форматы необходим учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

Следующее замечание связано с необходимостью учета единиц хранения электронных документов — носителей. Как уже отмечалось в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

Более рационально указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.

2.2 Система электронного архива в организации ООО «Ватерком». Организационная схема ДОУ ООО “Ватерком”

Компания ООО «Ватерком» один из основных оптовых поставщиков водоочистного оборудования на территории Сибири и Дальнего Востока. «Ватерком» является приемником компаний ООО «Мистер Фильтр» (1995 год), ООО «МФО-Сибирь» (с 1998 года).

На протяжении этого времени планомерный рост, расширение возможностей по поставкам, ассортименту и услугам привели к реорганизации компании от розничной торговли кувшинами до оптовых поставок водоочистного оборудования и комплектации промышленных объектов. В организации работает 11 человек.

Организационная структура управления компании «Ватерком» имеет следующую структуру, которая также определяет организационную схему ДОУ:

Директор

Программист

Менеджеры оптовых продаж

Главный инженер

Финансовый директор

Начальник отдела логистики

Водитель-экспедитор

Бухгалтер*

Кладовщик

Грузчик

Рис. 1

В организационную структуру ДОУ входит бухгалтер — специалист, ответственный за делопроизводство, кадровый учёт, первичный бухгалтерский учёт.

Одними из основных функциональных обязанностей бухгалтера по ведению делопроизводства организации являются:

  • обеспечение офиса расходными материалами, канцелярскими и хозяйственными товарами;
  • издаёт по распоряжению директора общие приказы по компании;
  • ведёт реестр общих приказов;
  • хранение приказов производится в отдельной папке, как в электронном, так и в бумажном виде;
  • по распоряжению директора подаёт в бюро пропусков служебные записки на выдачу пропуска;
  • организует документооборот в офисе, а именно: регистрация документов входящих и исходящих, их места хранения, также это касаемо и ведения электронной документации;
  • получение и отправка почты в почтовом отделении;
  • составление письма по заданию директора;
  • организация и ведение кадрового учёта в соответствии с требованиями Инструкции Кадровый учёт;
  • отвечает за взаиморасчёты с внешними организациями: получение, подписание и подача счёта на оплату, предоставление договоров для подписания/продления, документы для бухгалтерского учёта.

Основными системами электронного архива организации, используемыми в ООО «Ватерком», являются:

1. Microsoft Office Outlook — позволяет быстро обмениваться сообщениями между сотрудниками данной организации, принимать почту внутри организации, планировать встречи, вносить и корректировать задачи, а также создавать, корректировать и вносить информацию о важных клиентах и поставщиках, непосредственно сотрудничающих с организацией.

2. «1С: Предприятие» — позволяет работать сотрудникам различных должностей, таких, как: бухгалтер, менеджеры по продажам, программист и так далее. Данная программа включает в себя работу с текущей документацией и непосредственно с электронным архивом.

Заключение

Весь процесс управления информацией в электронном архиве, построен на основании теории об архиве организации. Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.

Поскольку обслуживание электронного архива имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой — структурным подразделением или подразделениями, такими как: непосредственно работающими в данном архиве, а также специалистами по программному обеспечению. В больших организациях это могут быть специализированные отделы. В небольших учреждениях или организациях, примером может служить рассмотренная в данной работе компания ООО “Ватерком”, за данную работу отвечают 2 специалиста, а именно: бухгалтер и программист.

В организации, которую мы рассматривали в данной работе, создание и ведение электронного архива, тесно переплетается с теорией, и главным образом, обусловлено несколькими факторами, такими как:

  • работа с поставщиками и клиентами, непосредственно, не только в городе Томске, но и вне его пределов, что предполагает быстрый и качественный обмен документами и информацией, используя преимущественно интернет- и компьютерные технологии;
  • исходя из вышесказанного пункта, это предполагает обработку, хранение и использование документов в электронной базе данных документов, а именно в электронном архиве организации, что более приемлемо для данной организации.

Основной задачей ведения электронного архива организации, является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначении. Это может быть достигнуто, не только с помощью нормативных актов, издаваемых на территории Российской Федерации, но и нормативными документами, разрабатываемыми и используемыми, непосредственно конкретной организацией.

Список использованных источников

[Электронный ресурс]//URL: https://drprom.ru/kursovaya/elektronnyiy-arhiv-organizatsii-reglament-rabotyi/

1. Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”

2. Основные правила работы архивов организаций”, М.: Росархив; ВИНИИДАД, 2002г.

3. “Основные правила работы ведомственных архивов”, М., 1987г.

4. “Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации”, М.: Росархив, 2002г.

5. “Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”, М., 1993г.

6. Электронный ресурс: MoRedII, электронный доступ: Model Requirements for the Management of Electronic Records

7. Электронный ресурс: Делопроизводство+, электронный доступ: http://delpro.narod.ru/vidarh.html

8. Электронный ресурс: ЗАО “КРИБЕЛ-КОНСАЛТ”, режим доступа: http://www.kribel.ru/kadric/034.html

9. Электронный ресурс: Путеводитель в мире бизнес — финансов prostobiz.ua, режим доступа: http://www.prostobiz.ua/biznes/upravlenie_biznesom/stati/vidy_dokumentov_i_ih_klassifikatsiya

10. Электронный ресурс: Система электронного хранения STOR-M, режим доступа: http://www.alee-archive.ru/page.jsp?pk=node_100078

11. Электронный ресурс: Свободная энциклопедия Википедия, режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/