Архивное хранение электронных документов на предприятии

Реферат

С вступительным словом, посвященным взаимоотношениям историков и архивов в информационный век, к участникам конференции обратился декан Исторического факультета МГУ проф. С.П. Карпов. Главная проблема, которую он поднял, — доступ историков к информационным ресурсам архивов. При этом возможности работы с электронными ресурсами значительно превышают традиционные. Поэтому историки заинтересованы:

электронные архивы

2) чтобы архивы вели работы по оцифровке имеющихся документов и предоставляли к ним доступ,

3) чтобы архивы были заинтересованы в инициативном формировании банка электронных копий исследователями, причем бесплатно,

электронные архивы

лектронными архивами

электронными архивами

Выводы, к которым подвел докладчик слушателей могут быть сформулированы следующим образом:

  • Архивисты всегда предвосхищают будущих историков. Они определяют, какие документы будут храниться в архивах.
  • Архивы — посредники между информацией и человеком. Они хранят вещи, на которых зафиксирована информация.
  • Нельзя подвергать анализу феномен, который нестабилен.
  • Следует определиться терминологически, сделав акцент на сходстве понятий «документ» и «архивный документ», а не на различии этих понятий.
  • Несмотря на возможность потерять многие свидетельства о современной истории, архивистам следует подождать некоторое время до возникновения de-facto стандартов: форматы файлов текстовой, графической, аудио-, видео- иноформации, платформ, и т.п.

Необходимость ждать вытекает и из невозможности предвидеть возможные затраты на дальнейшее переформатирование и миграции принятых на хранение данных и документов. При том, что сейчас наиболее существенная часть документов создается в традиционном виде, не имеет смысла торопиться с приемом на хранение электронных документов.

Директор НТЦ «Информрегистр» Госкомсвязи А.Б. Антопольский представил доклад «Нормативная база электронных документов». Докладчик начал с освещения планов правительства по разработке нормативной базы электронных документов. В этих планах работа по 3 законам: внесение изменений в закон «Об информации и информатизации», разработка закона «О цифровой подписи», внесение дополнений и изменений в закон «О международном информационном обмене». Все три закона имеют первостепенную важность для архивистов, однако их разработка ведется без их непосредственного участия. Также по инициативе правительства начата разработка законопроектов «Об информационном обеспечении органов власти», «Об обязательном экземпляре документов», проектируются изменения в закон «О средствах массовой информации».

13 стр., 6459 слов

Архивное хранение документов в электронной форме

... обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). Параллельно с термином «делопроизводство» ...

Докладчик остановился на деятельности Комиссии по информатизации при Президенте РФ. Ею была разработана «Концепция по управлению информационными ресурсами» (опубликована в журнале «Информационные ресурсы, ©1, 1999 г.).

Именно на основе этой концепции правительство приняло решение подготовить 2-летний план своих действий. Сейчас проходит стадия согласования перечня подзаконных актов. Среди них докладчик упомянул в первую очередь «Методические указания по определению наиболее важных государственных информационных ресурсов». Последние представляют несомненный интерес для архивистов именно с точки зрения экспертизы ценности и принятия на хранение.

В рамках концепции разрабатывается вопрос о разделении полномочий между федерацией и субъектом. Не меньшие проблемы порождают и межведомственные конфликты. Поэтому будет подготовлен документ, касающийся координации деятельности ведомств по использованию информационных ресурсов. Следующая проблема, которая получит разработку в нормативных актах — это рассмотрение информационных ресурсов как имущества для решения вопросов инвентаризации (постановка на баланс, оценка стоимости в той части, в которой они являются материальными ресурсами, и т.п.).

Нуждается в правовой разработке и вопрос финансирования информационной деятельности. Тогда расходы на информационную деятельность, ныне скрытые в других статьях, будут очевидны, доступны для проверки эффективности. На уровне президентской власти готовится указ о регистрации информационных ресурсов всех уровней, для чего будет создан единый распределенный реестр.

Докладчик упомянул для обсуждения проект программы «Российская электронная библиотека», которая возможно получит отдельное финансирование в бюджете-2000. В проекте закладывается разработка стандартов, методических проблем, связанных с определение электронных документов, изданий. Предполагается участие 10 министерств, в том числе и Росархива. Отдельно следует упомянуть, по мнению докладчика, вопрос о стандартах. Он согласен, что стандарты устанавливаются de-facto, что вызвало возражения присутствовавших специалистов. Так например, в Великобритании принят стандарт электронных библиотек. Стандарт Интернета продолжает разрабатываться консорциумом WWW и Microsoft. Следует ждать появления стандарта метаданных, который в свою очередь также будет развиваться (XTML по отношению к существующим HTML и SGML).

Докладчик считает, что только во взаимодействии Информрегистра и архивов можно получить как достаточно полные сведения о имеющихся в стране информационных ресурсах, осуществить анализ этой информации и на этой основе расширить поле экспертизы ценности электронной документации, выработать ее критерии. Информрегистр ежегодно издает каталог с зарегистрированными БД.

8 стр., 3808 слов

Унификация и стандартизация управленческих документов

... ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур ...

электронные архивы

электронный архив

электронные архивы

Архивное хранение электронных документов, Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения

По мнению выступающего, распределенное хранение электронных документов для наших стран неприемлемо, поскольку рассчитано на иной уровень правового сознания и ответственности. Трудно рассчитывать на то, что организации будут исправно затрачивать большие ресурсы на конвертацию документов, непосредственная надобность в которых отпала. В Белоруссии основной стратегией является государственное хранение электронных документов, но действующее законодательство оставляет свободу для маневра. Закон «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» предусматривает возможность продления сроков хранения документов по месту их создания путем выдачи лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.

  • В 1997 г. реализовывалось 148 проектов. Общее количество запланированных на 1998 г. составило 239 проектов.

электронного документооборота

электронный документооборот

электронного архива

Электронные архивы

систем управления документооборотом

электронного архива

Вместе с тем, нынешние принципы отнесения документов к составу АФ РФ, и критерии соответствия этим принципам: происхождения, содержания и внешних особенностей — не позволяют относить современные делопроизводственные электронные документы к АФ РФ. Это касается, например, критериев внешних особенностей: формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа.

делопроизводство и электронные архивы

электронных архивах

Использование. С точки зрения историка — это самая главная функция архивов. Историк, работающий с электронными документами получает не только значительные преимущества, так как имеет возможность быстрого и многоаспектного поиска, но и усложнение источниковедческой фазы исследования. Проблемы критики источников приобретают совершенно новое качество. На первый план выходят проблемы доказательства аутентичности и достоверности, напрямую связанные с архивным делом и архивной практикой.

электронных архивах

Создание БД потребовало усовершенствования НСА. Некоторые дела, наиболее важные описываются заново, исходя непосредственно из состава этих дел. После ввода и оцифровки учетные данные фонда не меняются, никакого движения не происходит. В БД вносятся сведения по открытым описям на уровне заголовков и описания дел. Составляется именной указатель — в основном по личным дела (более 120 тыс.).

Решаются проблемы транслитерации — много иностранных работников. Часто выявить первоначальное написание и произношение особенно азиатских фамилий невозможно. Другой вопрос состоит в том, что часто использовались псевдонимы.

Мосгорархив, поставил в своем выступлении вопрос: «Какие оперативные базы данных представляют интерес для историка?», ответив на него следующим образом.

Эта проблема имеет множество аспектов — и технических, и юридических. В настоящее время практически не рассматриваются вопросы комплектования базами данных социальных, налоговых, финансовых служб. Вместе с тем, они без сомнения представляют собой «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов РФ и имеющих «историческую, научную, социально- экономическую, политическую, культурную и другую государственную ценность.» Это бесценный исторический источник, потеря которого сравнима с потерями первичных данных Всесоюзных переписей населения.

11 стр., 5465 слов

Подготовка документов для сдачи в архив

... архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.. Цель данной работы, поэтапное рассмотрение подготовки и передачи документов в архивное хранение. Задача, грамотная подготовка дел - для успешного хранения и последующего использования документов. ...

Координацию деятельности по вопросам комплектования можно вести с Информрегистром, ведущим учет баз данных по стране. Его информация может быть использована для пересмотра круга источников комплектования и экспертизы ценности.

Сегодня не совсем ясно даже, что считать документом: отдельную запись, всю базу данных (вместе с ее программно-зависимыми поисковыми средствами) или отчет, генерируемый по конкретному запросу. Видимо, время исчерпывающего ответа на этот и ряд других вопросов еще не пришло.

электронным архивам

электронных систем делопроизводства

Такого рода общие требования следует предусмотреть при разработке новых стандартов и ЕГС ДОУ, учитывать при разработке номенклатур документов и перечней документов, принимаемых на государственное хранение.

электронных архивов

электронного архива

системе электронных архивов

электронные архивы

Т.Н. Горенек, Мосгорархив, отсметила, что в Москве проведена перепись информационных ресурсов. Сегодня стоит вопрос о введении единых правил и стандартов оформления таких ресурсов, создания единого классификатора. Кроме того, сейчас речь идет о том, что справочно-информационное обеспечение правовых АИПС будет передаваться в архив вместе с документами.

А.Н. Сокова, ВНИИДАД, в своем докладе выразила сомнение в перспективах архивного хранения электронных документов. Она отметила, что сегодня мы видим не «взрыв архивного дела», а взрывное увеличение бумажного документооборота, сопровождаемое дублированием оперативной информации в информационно-справочных системах и базах данных. Докладчик призвала внимательнее отнестись к достижениям архивоведения 60-80-х гг., таким как ГОСТ (6.10.4-84), в соответствии с которым придавалась юридическая сила документам на машинном носителе и машинограмме. В той части, в которой он касается документов на магнитных лентах и дисках он не устарел. Как не устарели и некоторые выработанные тогда термины и понятия. Следует обратиться и выработанным тогда классификаторам, которые были подготовлены для различных отраслей и систем, сетей. Сегодня этот вопрос стоит тоже остро. Не следует думать, что внедрение таких истем произойдет легко. Опыт внедрения АСУ «Контроль» по решениям Моссовета показал, что только 15% решений можно проконтролировать.

Н.В. Суетина, Петрозаводский государственный университет, представила доклад «О внедрении компьютерных технологий в дисциплину «Автоматизированные системы ДОУ». Докладчик представила методические рекомендации, разработанные для этого курса и изложила принципы преподавания, позволяющие готовить специалиста, свободно ориентирующегося как в рынке программных продуктов, так и в нормативно-правовых аспектах ДОУ. Докладчик считает, что выполнение однообразных работ по подготовке и заполнению документов необходимо проводить с использованием стандартных пакетов прикладных программ (типа MS Word и Excel), предусматривающих создание документов на основе типовых форм и шаблонов с учетом требований ГОСТ, нормативных актов Российской Федерации и других нормативно- методических документов.

8 стр., 3988 слов

Экспертиза ценности документов

... и изменении сроков хранения документов; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и ...

СУД «Канцелярия», разработанная региональным центром информационных технологий Петрозаводского государственного университета, отвечает всем требованиям учебного курса и кроме того широко распространена в предприятиях и учреждениях Карелии. Л.П. Афанасьева, ИАИ РГГУ, выступила с докладом «Электронные документы в преподавании архивоведческих дисциплин». Основное внимание докладчик уделил проблемам преподавания по новому учебному плану. В нем достаточно много дисциплин, связанных с информатизацией. На 4 курсе начинается новая дисциплина «Автоматизированные архивные технологии (ААТ)», основанная на междисциплинарном подходе, совмещающая знания информатики и документоведения.