Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО «Пермский фанерный комбинат»

Дипломная работа

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом — улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе. В ООО «ПФК» — это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Информационной базой дипломной работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные непосредственно в ООО «ПФК».

Объектом исследования является комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в ООО «ПФК».

Предметом исследования выступают программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот.

Целью работы является автоматизация процессов документооборота масштаба организации.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

  • рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
  • назначение, классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
  • информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии;
  • разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
  • внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;
  • адаптация системы под требования ООО «ПФК»;
  • расчет экономической эффективности внедрения СЭД.

1.1 Документооборот. Понятие

13 стр., 6439 слов

Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота

... в качественной информации необходимой для целей управления. Цель данной работы - изучить теоретические и практические аспекты. автоматизации бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота. Предметом исследования является автоматизация бизнес процессов. Объект исследования системы документационного обеспечения. ...

На смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем — систем электронного документооборота.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки.[3]

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

  • документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;
  • первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;
  • вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;
  • электронный документ (ЭД) — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП), включая обязательные реквизиты документа;
  • электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

5 стр., 2042 слов

Автоматизация документооборота

... 1. Что такое система электронного документооборота Система электронного документооборота позволяет организовать любое взаимодействие между сотрудниками компании на основе документов. Она обеспечивает создание документов, их движение по организации, контроль исполнения документов и процессов, ...

  • официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;
  • электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;
  • регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;
  • бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации;
  • индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения;
  • контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.[4, 9]

Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 1.1).

[25]

Рис. 1.1 Типы документов и их взаимодействие

Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом:

  • простотой внесения изменений,
  • использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте,
  • возможностью архивации,
  • защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись).

Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. [25]

1.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на предприятии (жизненный цикл документа)

Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена — документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов

1) Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.[22]

2) Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).[23]

3) Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Таблица 1.1 Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Форма

документа

Документопоток

входящей информации

внутренних документов

исходящей информации

Электронные документы

Сообщения электронной почты, факсимильная информация

Сообщения в корпоративной сети, факсы

Ответы и письма по электронной почте,

факсимильная информация

Бумажные документы

Письма,

договоры и контракты,

законодательные акты,

нормативные документы,

периодические издания,

Книги, реклама

Приказы,

инструкции,

отчеты,

служебные записки,

командировочные документы,

бухгалтерские документы

Письма,

договоры и контракты,

пресс — релизы

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления.

Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:

1. централизованную;

2. децентрализованную;

3. смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки.

При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно [8].

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях.

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента передачи в архив можно представить в виде схем, приведенных ниже (рис. 1.2).

Поступление документов на предприятие

Сортирование документов

Регистрация документов

Передача документов руководителю предприятия (руководителям структурных подразделений)

Принятие решений руководителем

Направление документов на исполнение

Исполнение документов

Текущее хранение документов

Передача документов в архив

Рис. 1.2 Жизненный цикл документа

1.1.2 Цели автоматизации документооборота организации

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны:

  • потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации;
  • поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации);
  • задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор);
  • фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени);
  • проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля;
  • неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч.

дублирование документов);

  • большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

Цели автоматизации документооборота организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

  • повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;
  • объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;
  • обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
  • снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;
  • заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов.

· повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;

· унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;

  • Организация документооборота и исполнения документов.

· исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)

· исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);

· упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов — маршрутизация);

· повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

· сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

· своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);

  • Организация контроля исполнения документов.

· объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);

· оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);

  • Организация хранения документов, поисковая система.

· обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;

· обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

· обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;

— Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.

1.1.3 История развития информационных систем в управлении документами

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране — службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 1.2.

Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 1.3).

Рис. 1.3 Процессы в информационной системе

Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Таблица 1.2 История развития ИС в управлении

Период времени

Концепция использования информации

Вид информационных систем

Цель использования

1960-1970

Подготовка отчетов

Управленческие информационные системы для производственной информации

Ускорение процесса подготовки отчетности

1970-1980

Управленческий контроль

Системы поддержки принятия решения. Системы для высшего звена управления.

Выработка наиболее рационального решения

1980-2010

Стратегическая информация

Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы

Выживание и процветание организации

Сегодня состояние информационных технологий можно охарактеризовать:

  • наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
  • созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
  • расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;
  • включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств. [5]

1.2 Классификация автоматизированных систем документооборота

В настоящее время в России используется большое количество информационных систем для автоматизации документооборота в организации. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность. Исходя из этого, и начали появляться программы, написанные специально для российского бизнеса.

1.2.1 Назначение СЭД

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому).

В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

1.2.2 Классификация СЭД по определенным характеристикам

Вопрос классификации автоматизированных систем документооборота достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В настоящее время используется несколько видов классификаций. Например, «существующие автоматизированные системы документооборота (при этом некоторые из указанных систем могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями) можно классифицировать на следующие типы:

1. Системы, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM).

Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение).

EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark) и др.

2. Корпоративные системы (enterprise-centric EDM).

Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных систем аналогичны функциям систем, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные автоматизированные системы не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных систем занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др.

3. Системы управления содержимым (content management systems).

Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции).

На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech.

4. Системы управления информацией (information management systems) — порталы.

Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции. Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

5. Системы управления изображениями/образами (imaging systems).

C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF).

Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

6. Системы управления потоками работ (workflow management systems).

Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы).

Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.»[10].

Возможна классификация автоматизированных систем документооборота:

  • o по месту разработки и используемой платформе;
  • o при использовании технологического подхода;
  • o с использованием функционального признака;
  • o при использовании проектного подхода;
  • o с использованием иерархического признака;
  • o при сочетании классификации способов реализации и классификации инструментальных средств;
  • o при применении комплексного подхода. [7]

Таким образом, при выборе системы электронного документооборота необходимо определить тип и уровень автоматизированных систем, отвечающих требованиям организации, исходя из предложенных классификационных группировок. Скорее всего, это будет гибридная система, так как в условиях российской действительности организациям требуется часто использовать специфические функции в делопроизводстве.

1.2.3 Основной рынок систем электронного документооборота

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота.

Чтобы выявить наиболее актуальные сегодня для заказчика критерии IT-решения, рассмотрим тенденции для выбора СЭД. Информация о СЭД взята из свободных источников, доступных для массового читателя и оценивает IT-решения как наиболее подходящие под запросы потребителя на сегодняшний день.

Тенденции и критерии для отбора СЭД

Основными тенденциями для выбора СЭД являются следующие:

  • Выбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM).

    Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот;

  • Интеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем;
  • Доступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость, а теперь доступность проекта по стоимости становится лидирующей.

Таким образом, можно выделить следующие критерии, которые являются наиболее значимыми сегодня при выборе СЭД [2]:

  • Функционал СЭД
  • Простота работы в СЭД
  • Невысокие затраты на обслуживание
  • Доступная стоимость

«Игроки» рынка СЭД

Для краткого обзора существующих на российском рынке СЭД были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках.

БОСС-Референт. Разработчик «БОСС — Референт» входит в группу компаний АйТи. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Существует на рынке с 1996 года. Преимуществами системы являются использованием платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и длительным опытом внедрения.

ДЕЛО. Разработчик — «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик — «Cognititve Technologies». Система позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществам разработчики относят возможность использовать систему как коробочное, так и проектное решение.

МОТИВ. Разработчик — «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года. Одним из основных преимуществ является сочетание в себе возможностей систем различных классов и понятный функционал.

DIRECTUM. Разработчик — «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.

DocsVision. Разработчик — «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Система электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в разнообразии приложений и возможности развития функционала.

LanDocs. Разработчик — «Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологических решений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ: функциональность и масштабируемость.

Corporate Business. Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.

PayDox. Электронный Документооборот PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции. [6]

1.2.4 Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

  • Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
  • Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

  • Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
  • Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
  • Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
  • Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

— Улучшение контроля за исполнением документов.[6]

1.3 Общая характеристика деятельности компании ООО «ПФК»

1.3.1 Основные цели и направления деятельности компании ООО «ПФК»

Пермский Фанерный Комбинат входит в состав группы «СВЕЗА».

Производство «СВЕЗА» организовано на пяти российских комбинатах:

  • УИФК, Ленинградская область
  • Фанплит, Костромская область
  • Новатор, Вологодская область
  • ПФК, Пермская область
  • МФК, Костромская область

Цель «СВЕЗА» — стать лидером в производстве лиственной фанеры и инновационным лидером в отрасли.

С 2007 по 2010 год объемы производства фанеры «СВЕЗА» увеличились почти вдвое, а ДСтП/ЛДСтП — в 3,5 раза.

Таблица 1.3 Ключевые показатели производства «СВЕЗА»

Показатель

2010

2009

2008

2007

Объем продаж фанеры, м3

585 000

557 000

536 000

318 000

Объем продаж ДСтП/ ЛДСтП, м2

292 000

303 000

89 570

83 950

Целями деятельности Общества является расширение рынка товаров и услуг, а также получение прибыли.

Основными видами деятельности ООО «ПФК» являются:

  • производство клееной фанеры,
  • древесностружечных плит,
  • синтетических смол.

А также предметом деятельности ООО «ПФК» является: оптовая торговля лесоматериалами, исследование конъюнктуры рынка, реализация, ремонт и обслуживание станков, машин и механизмов, транспортные услуги, инвестирование совместных проектов с другими фирмами, издание газет и прочие виды издательской деятельности, разработка и внедрение программного продукта, образование для взрослых, финансовый лизинг, деятельность столовых при предприятии, внедрение новой техники, опытно-конструкторские и научно-исследовательские работы, лесозаготовка, лесопереработка, организация автотранспортного обслуживания, оказание платных юридических услуг, налоговое консультирование, правовое консультирование и прочее.

Общество осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Комбинат выпускает фанеру березовую и осиновую общего назначения, хвойную конструкционную, для авто-, вагоно- и контейнеростроения из березового шпона, ламинированную, облицованную с одной или двух сторон бумагосмоляной пленкой на основе фенолформальдегидной смолы. На сегодняшний день производство практически безотходное. Из отходов производства комбинат производит древесностружечные плиты с обычной и мелкоструктурной поверхностью размером 3500 х 1750 мм и толщиной 16 мм.[26]

1.3.2 Правовая и организационная структура ООО «ПФК»

Общество с ограниченной ответственностью «Пермский фанерный комбинат» (в дальнейшем «ООО ПФК») действует в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ, «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Общество является коммерческой организацией.

Местонахождение «ООО ПФК» — Пермская обл., Нытвенский р., п. Уральский. Основанием приобретения местонахождения «ООО ПФК» является свидетельство о государственной регистрации предприятия №281 от 12.07.1996 г.

Участниками «ООО ПФК» являются: юридические лица и граждане РФ, иностранные юридические лица и граждане, международные организации.

Уставной капитал ООО «ПФК» на 28.11.2009 г. равен 109 332 (сто девять тысяч триста тридцать два) рубля и составлен из минимального размера имущества.

Органами управления ООО «Пермский фанерный комбинат» являются:

  • общее собрание участников,
  • генеральный директор.

Органом контроля за финансово — хозяйственной деятельностью «ООО ПФК» является профессиональный аудитор, не связанный имущественными правами с «ООО ПФК».

Ревизионная комиссия избираются общим собранием участников в порядке, предусмотренном уставом Общества и положениями об общем собрании участников и ревизионной комиссии.

Высшим органом «ООО ПФК» является Общее собрание участников.

К компетенции Общего собрания участников относятся:

  • Определение основных направлений деятельности Общества;
  • Изменение устава общества;
  • Избрание генерального директора и досрочное прекращение его полномочий;
  • Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских отчетов.

Руководство текущей деятельностью «ООО ПФК» осуществляется единоличным органом общества — Генеральным директором. К компетенции генерального директора относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества, осуществляет документооборот на предприятии, определяет организационную структуру «ООО ПФК», организует выполнение решений общего собрания участников.

Функционально Генеральному директору подчиняется: технический директор, осуществляющий руководство техническими службами комбината и определяет техническую и технологическую стратегию.

В подчинении технического директора — заместитель по техническому обеспечению, заместитель по охране труда и окружающей среде, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям, возглавляющие службы и отделы соответствующих направлений.

Директору по экономике и финансам напрямую подчиняются два заместителя: по экономике и финансам, а также главный бухгалтер.

Напрямую Генеральному директору подчиняются Директор по персоналу, Начальник службы качества, Начальник службы информационных технологий и телекоммуникаций (ИТиТ), Директор по обеспечению бизнеса, Начальник службы материально-технического снабжения, Начальник службы лесообеспечения, Начальник службы логистики.

В подчинении Директора по персоналу находятся возглавляющие отдела кадров и социальных вопросов, отдела труда и заработной платы, Юридического и Административно-хозяйственного отделов.

Юридический отдел осуществляет контроль и функции по работе с партнерами, изучение и визирование контрактов договоров, осуществляет работу претензионного и судебно-арбитражного профиля.

Директор по производству, подчиняющийся линейно генеральному директору комбината руководит:

1) Отделом обеспечения качества и ассортимента;

2) Цехами основного производства:

  • цех подготовки и подачи сырья в производство,
  • цех по производству фанеры форматом 1525 х 1525 мм,
  • цех по производству фанеры форматом 2440 х 1220 мм,
  • цех по производству древесностружечных плит,
  • цех по производству смол.

На директора по производству возложена задача по своевременному доведению до начальников цехов и мастеров смен заказа, который необходимо выполнить в определенные сроки и в соответствии с заложенными контрактами внутреннего рынка и на экспорт. Кроме того, через своих исполнителей он контролирует равномерность загрузки мощностей предприятия, докладывает руководству предприятия о своевременности выполнения (задания) заказов.

Оперативное устранение причин простоев, поломок и неисправностей он организует через технического директора и его службы.

Внешнеэкономическая и сбытовая деятельность осуществляется ООО «СВЕЗА».

Общая численность управленческого персонала комбината 267 человек. Из них: руководителей 118, специалистов 143, служащих 6.

Анализ управления и организации его работы приводит к выводу, что на предприятии структура с ярко выраженным линейно-функциональным характером.[26]

Рис. 1.4 Схема структурного управления ООО «Пермский фанерный комбинат» на 10.01.2011 года

2.1 Анализ системы документооборота в компании ООО «ПФК»

2.1.1 Характеристика объекта автоматизации. Описание процессов предметной области

Движение документов в ООО «ПФК» с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот ООО «ПФК».

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

  • целенаправленное регулирование оперативного прохождения документов;
  • оправданное перемещение документа (с целью исключить возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью);
  • максимальное единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.

Документооборот в ООО «ПФК» осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные служащие);

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь)

Можно выделить три основных информационных потока — документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% — инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).

3. Документопоток исходящих документов — информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

2.1.2 Проблемы существующих процессов работы с документами

В ходе моделирования процессов работы с документами были идентифицированы следующие проблемы (табл. 2.1):

Таблица 2.1 Проблемы существующих процессов документооборота

Определение проблемы

Следствие проблемы

Отсутствие регламента и инструкции документооборота

  • Отсутствие единого структурированного делопроизводительного цикла

Отсутствие централизованной регистрации документов организации.

Документы могут регистрироваться специалистом АХО, так и непосредственно в подразделениях. Некоторые виды документов (например, докладные записки) не регистрируются вовсе.

  • Отсутствие оперативного доступа к документам, имеющим хождение в организации.
  • Усложненные механизмы получения оценок по объемам документооборота организации
  • Затруднение контроля за прохождением и исполнением документов
  • Невозможность совместной работы с документами.

Большой объем бумажных документов

Поступающие документы передаются для рассмотрения, визирования или исполнения на бумажном носителе. Доставка документов внутренним адресатам осуществляется курьером.

  • Увеличение сроков согласования и исполнения документов
  • Увеличение сроков поиска документов
  • Высокая вероятность утери документов
  • Сложность отслеживания местонахождения документа
  • Невозможность совместной работы с документами;
  • Увеличение затрат на хранение, тиражирование и доставку документов.

Недостаточно эффективные механизмы контроля исполнения документов и поручений

Сроки исполнения документов и поручений контролируются специалистами отдела документационного обеспечения и аппарата управления. Исполнителям направляются сводки неисполненных документов за период.

  • Сложность оперативного напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов и поручений
  • Сложность получения оперативной оценки по исполнительской дисциплине
  • Увеличение вероятности нарушения сроков исполнения документов и поручений.

Объектом автоматизации являются процессы работы с документами. В данном разделе приводятся описания процессов, построенные совместно со специалистами ООО «ПФК».

В результате взаимодействия со специалистами менеджмента качества предприятия был разработан регламент и инструкция документооборота.

Ниже приведены выдержки из этих документов.

1. Обработка входящей корреспонденции

  • В среднем, в отдел поступает 40-60 входящих писем ежедневно.
  • Регистрационный номер — порядковый с начала календарного года.

— Входящие документы в день поступления сортируются документоводом в Административно-хозяйственном отделе (АХО), регистрируется в журнале «Входящей документации» и передается на рассмотрение генеральному директору либо директорам по функциональным вопросам, а также может быть отправлен «В дело», если по нему не требуется предпринимать каких-либо действий.

  • Руководитель рассматривает документ и ставит на него визу, содержащее поручение для исполнения.
  • После предварительного рассмотрения документы возвращаются в АХО и дальше поступают с отметкой в структурные подразделения.
  • Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждого подразделения.
  • Контроль сроков исполнения документов осуществляется руководителями структурных подразделений. Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.
  • Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок.

Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменение регистрируются в журнале учета.

  • Приостанавливать исполнение документов, а также изменять их исполнение имеет право только Генеральный директор ООО «ПФК».

2. Обработка исходящей корреспонденции

  • Обработка и отправка документов осуществляется централизованно, в АХО.
  • Кроме этого исходящие документы могут регистрироваться в структурных подразделениях, при этом каждое подразделение имеет свое обозначение например, 79-бух, 34-снаб.
  • Документы, предназначенные для отправки, принимаются с сопроводительным письмом полностью оформленные, подписанные, регистрируются в журнале исходящих документов.
  • За подготовку исходящего документа (проект ответа, информация о проделанной работе) отвечает исполнитель. Исполнитель — согласовывает проект ответа с заинтересованными лицами ООО «ПФК» и передает проект Секретарю генерального директора.
  • Секретарь Генерального директора готовит проект к докладу и передает на подпись Генеральному директору.
  • После подписания, документ передается на регистрацию в АХО. АХО осуществляет рассылку документа адресату.
  • Контроль за исполнением документа возлагается на исполнителя документа.

— Для контролируемых исходящих документов, по которым ожидается получение ответа, выделятся специальная графа в журнале регистрации по срокам исполнения, приблизительный срок ответа на письмо проставляется на копии, которая остается у исполнителя.

3. Обработка распорядительных документов (приказы, распоряжения)

  • Регистрация приказов по производственной деятельности осуществляется в канцелярии АХО, приказы по личному составу и кадровые — регистрируются в отделе кадров и социальных вопросов согласно номенклатуре дел.
  • Контроль исполнения приказов и распоряжений ведется исполнителем.
  • Непосредственными исполнителями поручений по документам являются руководители и специалисты структурных подразделений, которые отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.
  • Для ознакомления приказ передается в «бумажном» виде через курьера.

4. Обработка указаний (поручений)Генерального директора

  • Генеральный директор дает указание (поручение), фиксируемое секретарем генерального директора.
  • Указание (поручение) передается исполнителю и ставится на контроль в канцелярии АХО.
  • Исполнитель готовит проект или исполняет поручение и готовит ответ об этом.
  • Исполненное поручение (в виде отчета о проделанной работе) передается секретарю генерального директора для доклада Генеральному директору и снятия с контроля.
  • По результатам доклада Генеральному директору указание (поручение) или снимается с контроля (с соответствующей отметкой об этом в журнале регистрации указаний (поручений)), или возвращается исполнителю «на доработку»
  • Ответственными исполнителями поручений являются руководители подразделений.

5. Обработка договоров и дополнительных соглашений

  • В АХО регистрируются все договоры кроме договоров подряда (регистрируются в кадровой службе).

    Допускается самостоятельная регистрация договоров в подразделениях.

  • Регистрационный номер договора формируется по маске: №п/п — индекс подразделения
  • Договор согласуется и утверждается по следующей схеме: Руководитель подразделения, инициировавшего договор — юридический отдел- директор по экономике и финансам — главный бухгалтер — директор по безопасности — начальник экономического отдела