Формирование дел как технологическая операция делопроизводства

Дипломная работа

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответ-ствии с номенклатурой дел.

Дела формируются в организациях централизованно или децентра-лизованно.

29 стр., 14184 слов

Организация, планирование и управление электрохозяйством промышленного ...

... организации и планирования электрохозяйства промышленного предприятия. Задача курсовой работы – обеспечить организацию, планирование и управление электрохозяйством промышленного предприятия. В качестве объекта для курсовой работы взято произвольное цеховое электрооборудование промышленного предприятия. 1. Перечень электрооборудования, находящегося на ... чел.-ч. Трудоемкость технического обслуживания Т ...

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
  • помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
  • в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • дело не должно превышать 250 листов.

При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):

  • номинальный (по видам и разновидностям документов) — приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;
  • предметно-вопросный (по содержанию).

Например: «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»;

  • авторский (документы одного автора группируются в одно дело).

    Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»;

  • корреспондентский;
  • по грифу ограничения доступа к документу.

Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Основной признак группировки документов — вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.

Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно») и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы курсовой работы.

Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел в делопроизводстве.

В связи с поставленной целью, в работе решались следующие задачи:

  • изучить методологические аспекты формирования дел;
  • проанализировать порядок формирования дел на действующем предприятии.

Предмет исследования: порядок формирования дел на предприятии.

35 стр., 17315 слов

Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ...

... организации хранения документов в конкретной организации. Объектом дипломной работы является Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Предметом соответственно организация хранения его документов в делопроизводстве. Для написания дипломной работы использовались ...

Объект исследования: Сургутское предприятие энергетического комплекса «Сургутские электрические сети ОАО «Тюменьэнерго»

Глава 1. Формирование дел как технологическая операция делопроизводства

1.1. Номенклатура дел

Если внимательно вдуматься в вопрос, чем является номенклатура дел юридического лица с правовой точки зрения, то совершенно очевидно, что этот документ выходит за рамки чисто делопроизводственного и архивного документа, так как только номенклатура дел (если она ведется) дает полную информацию обо всех видах и разновидностях документов и дел, которые должны вестись данным юридическим лицом, и объективно отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, организационные, финансовые, производственные и другие связи юридического лица.

В этом аспекте номенклатура дел, как источник информации о деятельности юридического лица, является гораздо более значимой, чем инструкция по делопроизводству, которая организует и фиксирует лишь состояние документообразования и документооборота.

Совершенно очевидно, что номенклатура дел любого юридического лица не может появиться на пустом месте, тем более если вопросы деятельности данной организации заранее заданы в нормативном документе вышестоящего управленческого органа или в Федеральном законе Российской Федерации. Номенклатура дел является документальным подтверждением деятельности данного юридического лица. Исходя из этих соображений, задача номенклатуры дел юридического лица гораздо более широка, так как отвечает интересам правовой, информационной защиты юридического лица (следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации, которые обязаны сгруппировать и сохранить все документы и дела, ими заводимые, на любых носителях, независимо от формы и рода их деятельности).

Поэтому в каждой организации вопрос создания номенклатуры дел является отнюдь не техническим вопросом, как думают многие руководители, а во многом определяющим общую управленческую культуру деятельности данного юридического лица.

Итак, перед службой ДОУ (документационного обеспечения управления) и архивом юридического лица, а в маленькой фирме — перед секретарем-референтом поставлена задача создания номенклатуры дел. Прежде чем непосредственно заняться этой работой, необходимо выяснить у руководства юридического лица разделение ответственности, а именно: где кончается компетенция и ответственность службы ДОУ и начинается ответственность архива юридического лица, если он есть. На наш взгляд, этот водораздел должен быть достаточно четко обозначен в инструкции по делопроизводству юридического лица. В соответствующем разделе инструкции должно быть зафиксировано положение о том, что после завершения работы с документами в текущем делопроизводстве они должны быть сформированы в первичные документальные комплексы в соответствии с утвержденной руководством номенклатурой дел, контроль над правильностью формирования которых несет руководитель структурного подразделения.

Ответственность за правильность установления сроков хранения документов в соответствии с действующими нормативными, правовыми актами, перечнями документов со сроками хранения, утвержденными, согласованными уполномоченным органом Российской Федерации по архивному делу, и их соблюдение несет архив юридического лица.

4 стр., 1550 слов

Возникновение юридического лица

... или потенциального контрагента - юридического лица. Объектом исследования данной курсовой работы является процесс возникновения юридического лица. Предметом исследования являются юридические лица. Целью исследования выступает исследование юридического лица и порядок его возникновения. Данную цель предполагается достичь ...

Попытаемся раскрыть методические и организационные принципы разработки этого документа в самом сжатом виде.

Приступая к разработке номенклатуры, необходимо исходить из ряда положений, которые могут стать или основополагающими, или рабочими при создании номенклатуры дел юридического лица. Возьмем для примера разработку номенклатуры дел юридического лица вновь созданного, или перешедшего в другой вид собственности, или кардинально изменившего профиль своей деятельности. Безусловно, очевидным является тот факт, что в первый год деятельности данного юридического лица пытаться сделать номенклатуру дел нецелесообразно, однако необходимо проследить по всем правоустанавливающим и конкретным документам, образовавшимся в деятельности данного юридического лица, его документооборот за текущий год. Если в деятельности данного юридического лица не произошло никаких изменений (в уставе, структуре, сфере деятельности), влекущих за собой значительные изменения в документообразовании, то целесообразно начать работы по созданию номенклатуры дел на следующий год.

На наш взгляд, для придания правовой значимости этому вопросу необходимо издание соответствующего распорядительного документа руководства юридического лица о разработке номенклатуры дел. В этом документе должны быть даны конкретные задания всем структурным подразделениям и отдельно службе ДОУ и архиву об их обязанностях и ответственности за создание и контроль над исполнением положений этого документа. В частности, в приказе или распоряжении руководства должны быть указаны конкретные сроки представления в службу ДОУ и архив каждым подразделением всех списков первичных документальных комплексов или документов (независимо от вида носителя), которые могут образоваться в структурном подразделении в зависимости от специфики его деятельности в следующем делопроизводственном году. В этом приказе должны быть указаны не только сроки представления этой информации, но и ответственность руководителей за ее достоверность, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел юридического лица на рассмотрение его экспертной комиссии и утверждение руководства. Если юридическое лицо обладает большим количеством структурных подразделений, то целесообразно к распорядительному документу приложить специальный график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся с целью их системного рассмотрения. Все руководители структурных подразделений данный документ обязаны завизировать, после чего работники службы ДОУ и архива вправе запрашивать у руководителей информацию о подготовке проектов номенклатур дел каждого структурного подразделения и итог работы в установленные руководством сроки.

Не следует думать, что руководством структурных подразделений будет представлена в службу ДОУ и архив информация, которая полностью удовлетворила бы требования, необходимые для составления номенклатуры дел. Совершенно очевидно, что специалисты подразделений оценивают свою производственную деятельность в пределах выполняемых ими функций, носящих сугубо профессиональные (производственные, специфичные, даже условно принятые в данном юридическом лице) названия. Эти выполняемые ими функции специалисты отнюдь не всегда могут идентифицировать с конкретными видами документов, являющихся документированным итогом их деятельности, тем более они не знают о правилах компоновки документальных комплексов, которые далеки от их профессиональных интересов и обязанностей. Поэтому в списках дел и документов, которые представят структурные подразделения в службу ДОУ и архив или секретарю-референту небольшой фирмы для разработки номенклатуры дел, будут в лучшем случае представлены или функции, которые они выполняют (например, анализы состояния рынка акций, сведения по объекту «К», консалтинг, капиталовложения, досье), или заголовки типа «Документы по капиталовложениям», разная переписка, финансовая отчетность и т.д. Вместе с тем следует учесть, что анализ современного делопроизводства показывает все более властное вторжение документов на нетрадиционных, прежде всего на электронных носителях. В данной статье мы не будем рассматривать весьма сложные проблемы, связанные с отсутствием у электронных документов легитимности или правовой силы. Однако мы не можем игнорировать тот факт, что электронные документы стали неотъемлемой частью документооборота всех юридических лиц и их информационных ресурсов. Однако, как показывает практика, во многих случаях документная информация на нетрадиционных носителях, и прежде всего электронных, по инерции не считается документом и не учитывается в инструкциях по делопроизводству и номенклатурах дел, что приводит к неполному учету действительного документооборота данного юридического лица. К сожалению, неоднократно приходится слышать от некоторых руководителей фирм высказывания об организации в их фирмах «бездокументного делопроизводства, о том, что «все эти бумажки — вчерашний день», и так далее. Думается, что они недостаточно отдают себе отчет в том, что документная информация может быть зафиксирована на любом носителе (бумажном, пленочном, воске, глине, дискете наконец).

34 стр., 16842 слов

СОДЕРЖАНИЕ ..3 ВВЕДЕНИЕ…4 1ТЕОРЕТИКО- МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ...

... особенностей аналитического обеспечения управленческой деятельности строительных организаций и изучения существующих зарубежных систем показателей разработана авторская модель сигнальных показателей для строительных предприятий; -в ... что возможно осуществить только обладая качественной и оперативной аналитической информацией, формируемой в результате анализа и обработки управленческой отчтности. ...

Кстати, это достаточно четко зафиксировано в статье 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации». При составлении номенклатуры дел следует иметь в виду, что вся документная информация, образующаяся в деятельности юридического лица независимо от формы ее носителя, должна найти в ней соответствующее отражение.

Итак, представим себе, что мы получили некий набор документной информации, образующейся в каждом структурном подразделении нашего юридического лица. Думается, что целесообразно сразу разделить полученную информацию на две самых крупных категории.

Первая из них — список документов, образующихся в функциональных подразделениях, таких как бухгалтерия, служба кадров, канцелярия, материально-техническое снабжение и т.д., где образуется выверенный, установленный нормативными документами (например, для кадровой службы или бухгалтерии) состав документов. В формировании документальных комплексов и определении сроков хранения для этих категорий документов не должно возникнуть особых трудностей, так как все «правила игры» с этими категориями документов уже определены и можно лишь фиксировать их нарушения и предъявлять к должностным лицам необходимые требования по предоставлению ими полного комплекса информации, интегрированного по установленным правилам.

Гораздо более сложным будет процесс определения состава документной информации и формирования из нее первичных документальных комплексов (дел) в специфических, условно говоря, производственных подразделениях, где и образуется документация, определяющая суть деятельности данного юридического лица. Как мы уже говорили, документом является информация, зафиксированная на любом носителе, независимо от способа ее воспроизведения. Поэтому все документы, образовавшиеся в деятельности данного юридического лица, фиксирующие все аспекты его деятельности, должны найти отображение в номенклатуре дел. Вместе с тем проведенный анализ многих индивидуальных номенклатур дел юридических лиц, особенно негосударственной формы собственности, позволяет сделать вывод, что документы на электронных носителях, базы данных чаще всего не учитываются и не вносятся в номенклатуры дел, что фактически выводит из учитываемого документооборота значительную часть документной информации. Это обстоятельство является типичной ошибкой при составлении номенклатур дел, когда из структурных подразделений, особенно занимающихся новыми, «продвинутыми» областями деятельности, поступает информация о том, что у них или ничего не образуется, или представляются незаверенные копии документов других структурных подразделений. Кстати, именно документам на электронной основе, как в основном несущим вспомогательную информационную нагрузку (за исключением баз данных, о которых особый разговор), свойственны, мягко говоря, условные заголовки дел и документов.

13 стр., 6284 слов

Подготовка документов к архивному хранению (2)

... быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов -- дело, небумажных -- единица хранения, документов на компьютерных ...

В связи с вышеизложенным составители номенклатуры дел юридического лица с особым вниманием должны проанализировать информацию о составе документов, видах носителей и документальных комплексах, образующихся, условно говоря, в «производственных» или отражающих специфику деятельности организации структурных подразделениях. И здесь мы сталкиваемся с реалиями, по отношению к которым классические каноны формирования первичных документальных комплексов (дел) в современных условиях не всегда применимы. Возникает стержневой, имеющий принципиальное значение, вопрос о сути номенклатуры дел. Архивисты многих поколений считали этот документ незыблемо своим, закладывающим основные принципы формирования дел и их сроки хранения, прежде всего с точки зрения отбора документов и дел на постоянное хранение, т.е. в состав Архивного фонда, соответственно, может быть и невольной подгонки принципов формирования документальных комплексов (дел) исходя из этого фундаментального положения. Бесспорно, в условиях стабильности политической, правовой и экономической системы управления, обустроенного строго иерархически по вертикали документооборота, с четко обозначенными функциями документов и их видами и разновидностями на каждом иерархическом уровне, номенклатура дел выполняла функцию нормативного документа, прежде всего необходимого для нужд архивных учреждений, как первого, основного этапа экспертизы ценности документов, отбираемых в состав архивного фонда, т.е. на вечное хранение. Однако и в тех условиях архивисты столкнулись с живой практикой делопроизводства, реального складывания первичных документальных комплексов в подразделениях юридических лиц, исходя из практики их деятельности. Напомним интересные, но безуспешные попытки разделить в текущем делопроизводстве распорядительные документы по основной деятельности, оперативным вопросам, административно-хозяйственной деятельности; мучительные раздумья, что считать перепиской по основной, а что по оперативной деятельности. К сожалению, уже тогда во многом эти изыски носили схоластический характер. Современная реальность характеризуется возрастающими потоками самой разнообразной информации, образующейся в деятельности юридических лиц, в том числе и на разного рода носителях. Неизмеримо возросла так называемая «плотность» информации, информативная насыщенность документов, их разнообразие. В этих условиях зачастую перестают работать старые принципы распределения информации, прежде всего исходя из удобств или неудобств архивистов. Не стоит забывать, что для юридических лиц это не их функция. В конечном счете проблемы экспертизы и отбора документов — это забота государственных архивных учреждений, и чем дальше, тем больше понимание этого положения будет реализовываться прежде всего в коммерческих структурах, которые будут формировать документную информацию по им удобным и целесообразным в их производственной деятельности принципам, а не исходя из архивных установлений.

9 стр., 4334 слов

Подготовка документов к архивному хранению

... хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия. 1. Подготовка документов к архивному хранению 1.1 Обработка дел В процессе деятельности ...

Поэтому в современных условиях номенклатура дел юридического лица выходит на первый план именно как нормативный делопроизводственный документ, основная задача которого аккумулировать и систематизировать всю документную информацию, характеризующую деятельность данного юридического лица, распределив ее по структурам и конкретным исполнителям и закрепив их ответственность за каждый документ или документальный комплекс. Именно из этого должны исходить практики делопроизводства, разрабатывая этот документ. Это, на наш взгляд, обязательное отступление, позволит лучше понять те необходимые уточнения существующей теории в создании подобного документа, которые диктуются современными реалиями.

Важнейшим аспектом, влияющим на организацию делопроизводства, формирование документальных комплексов и соответственно номенклатуры дел, должны быть правовые аспекты, а именно признание того факта, что значительная часть документов, образующихся в юридическом лице на электронных носителях, не имеет юридической силы, т.е. не может быть представлена в судебные, правоохранительные, финансовые, нотариальные органы в качестве юридически достоверного документа. Эти моменты должны найти непременное отражение в номенклатуре дел, для чего в графе «Примечание» после каждого документа или комплекса документов, ведущихся в электронной форме, должна иметься специальная отметка (например: ведется в электронной форме, на бумажный носитель не переносится).

Эта отметка должна, как правило, относиться только к оперативной (первично-финансовой, снабженческой, всякого рода реестрам и др.) документации, или может вестись в электронной форме в текущем делопроизводстве, при сдаче в архив в обязательном порядке переводится на бумажную основу. Это относится к видам документации, которые должны в обязательном порядке вестись на бумажном носителе, со всем набором реквизитов, подтверждающих их легитимность. Это прежде всего уставная, нормативная, правовая, распорядительная документация, документы, подтверждающие неотъемлемые права граждан, т.е. документация по личному составу. Ведение этих документов в электронном виде носит исключительно информационно-справочный характер. Следует иметь в виду, что сроки хранения документов устанавливаются исключительно из характера отраженной в них информации, а не вида ее носителя.

Особое значение имеет проблема установления сроков хранения документов в номенклатурах дел прежде всего современных хозяйственных и экономических структур (коммерческих и акционерных банков, страховых компаний, регистрирующих обществ, разного рода фирм, занимающихся новыми видами деятельности, не имеющих аналогов ранее).

13 стр., 6459 слов

Архивное хранение документов в электронной форме

... Организация работы с документами, Документооборотом прием и первичная обработка документов; их предварительное рассмотрение и распределение; регистрация документов; контроль исполнения документов; информационно-справочная работа; исполнение документов; их отправка; систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов. Раскроем ...

В данных случаях составители номенклатуры дел должны прежде всего исходить из двух постулатов:

1) «не навреди», т.е. если данные документы, отражающие новые виды деятельности, не имеют аналогов в действующих перечнях, ни в коем случае не устанавливать им срок хранения по формальному совпадению названия документа, имеющегося, скажем, в Типовом перечне. Это типичная ошибка, которая приводит зачастую к потере очень ценной информации о работе занимающегося новым видом деятельности юридического лица;

2) в обязательном порядке обращаться к мнению экспертов, зафиксированному в решении экспертной комиссии юридического лица. Следует отметить, что в современных условиях роль экспертной комиссии (в условиях отсутствия перечней документов, отражающих многие современные виды деятельности юридических лиц), ее ответственность за определение сроков хранения документов значительно возросла и ее задача отнюдь не является формальной, поэтому на создание и организацию ее работы следовало бы обратить самое серьезное внимание.

Хотелось бы снова напомнить, что очень серьезную помощь в уточнении сроков хранения документов могут оказать правильно и точно сформулированные примечания, имеющие, между прочим, еще и определяющее правовое значение, типа: «после окончания срока действия договора», «после окончания срока исковой давности». Отдельно еще раз уточним, что сроки хранения документов по личному составу (75 лет) начинают отсчитываться только после увольнения работника из организации. Еще раз хотелось бы разъяснить разницу между двумя сроками, в которых часто составители номенклатуры путаются при определении сроков хранения документов: «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми», зачастую применяемых в номенклатурах дел. ДМН, как правило, проставляется в номенклатурах дел на копиях документов, поступивших в структурные подразделения организации для информационного обеспечения их деятельности, при условии, что подлинник этого документа хранится в структурном подразделении, его создавшем, или службе ДОУ, и там будет определен конкретный срок хранения: «постоянно», «10 лет ЭК» и так далее. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данного юридического лица нормативный правоустанавливающий характер. Напомним, что для ряда видов документов сроки их хранения установлены соответствующими нормативными и правовыми актами в виде федеральных законов, постановлений Правительства Российской Федерации или федеральных органов исполнительной власти и изменению в конкретных номенклатурах дел они не подлежат ни в коем случае, независимо от формы собственности и статуса данной организации.

Номенклатура дел-это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хра­нения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справоч­ной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она явля­ется учетным документом в делопроизводстве и архиве учрежде­ния для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

4 стр., 1692 слов

Подготовка дела к последующему хранению и использованию

... справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение ...

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска докумен­тов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел из­ложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типо­вой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного под­разделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкрет­ного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером де­ятельности и составом документации. Кроме того, типовая номен­клатура устанавливает единую индексацию дел для соответствую­щих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует под­готовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заво­димых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в со­ответствии с участками работы и вопросами деятельности органи­зации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных под­разделений, так и учреждения в целом, координируется делопро­изводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наи­менования дел и определяться принципы их формирования. В но­менклатуры дел включаются заголовки дел для группировки до­кументов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются докумен­тами постоянного хранения и включаются в состав дел службы де­лопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразде­ления и общественные организации получают выписки из соот­ветствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр но­менклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экзем­плярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземп­ляра, третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответ­ственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы дан­ного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одно­го раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и струк­туры учреждения она составляется, согласовывается и утвержда­ется заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государствен­ной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каж­дого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В тече­ние года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

1.2. Порядок формирования дел

Формирование дел — это отнесение документов к определен­ному делу и систематизация документов внутри него. Дело — со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж­ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для до­работки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размножен­ные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децент­рализованно (в структурных подразделениях).

При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитатель­ной работы и социальной защиты Комитета по начальному про­фессиональному образованию — индекс 03, отдел стратегии и раз­вития профобразования Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделе­ниях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, от­ветственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квар­тальные, месячные планы, отчеты и т.д.).

В исключительных слу­чаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотре­ния этих документов, принятия решения и закрытия дела доку­менты постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмот­рено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенкла­туры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственно­го года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода ра­боты данного лица в учреждении; учебная документация, со­здающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формиру­ют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. На­пример: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке прока­та», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри груп­пы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем дру­гие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направ­лениям деятельности учреждения. Документы внутри дела распо­лагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представле­ние; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольне­нии); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значе­ния группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о нало­жении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в свя­зи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

За формирование дел отвечают ру­ководители структурных подразделений. Контроль за правильнос­тью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формиро­вании дел необходимо соблюдать следующие правила:

  • помещать в дело только исполненные документы в соответ­ствии с заголовком дела по номенклатуре дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лиш­ние экземпляры, черновики.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, опреде­ляет исполнитель.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о ко­мандировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по но­мерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все до­кументы по их рассмотрению формируются отдельно от обраще­ний граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: доку­мент-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При во­зобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

  • документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
  • подлинники отделять от копий;
  • годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных;
  • утвержденные документы — от их проектов;
  • включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии, — заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 1997 год, составленный в 1996 году, должен быть отнесен к 1997 году, а отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, к 1996 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов — в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать с определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководства предприятия и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложки дел постоянного и долговременного хранения оформляются по установленной форме (Приложение 1).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «имеются документы за … годы».

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части).

При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда. При изменении названия организации (его структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

Составление описей дел

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляются работниками, ответственными за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на:

  • дела постоянного хранения;
  • дела долговременного хранения;
  • дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением.

По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив.

Допускается включать в опись дела за несколько лет в организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел.

Описи на дела по личному составу (личные дела) могут составляться за несколько лет с валовой нумерацией дел. Описи дел составляются по установленной форме в 2 экз. (3 экз.).

При передаче дел из структурного подразделения в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием — передачу дел, указывается дата.

При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

1.3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершающим этапом процесса делопроизводства является под­готовка исполненных документов к хранению и использова­нию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных доку­ментов — создание условий для их использования в справочной рабо­те учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использо­ванию включает:

  • экспертизу (оценку) научной и практической ценности доку­ментов;
  • оформление дел;
  • описание документов постоянного и долговременного хране­ния;
  • обеспечение их сохранности;

— передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве прово­дится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для’ организации и проведения экспертизы ценности документов, от­бора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения доку­ментов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются посто­янно действующие экспертные комиссии (ЭПК).

Разрабатыва­ется положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбо­ра документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хра­нения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянно­го хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на го­сударственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хра­нение документов личного происхождения; подготовка и внесе­ние на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, ну­мерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в де­лопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к пере­даче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводит­ся работниками службы делопроизводства. В зависимости от сро­ков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговремен­ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела времен­ного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внут­ренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указывать­ся следующие реквизиты: наименование учреждения и его непо­средственная подчиненность; наименование структурного подраз­деления, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел по­стоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государ­ственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения го­сударственной архивной службы (до этого он проставляется каран­дашом).

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свы­ше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются черни­лами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соот­ветствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблю­дать следующие требования: название учреждения пишут полнос­тью с указанием подчиненности в именительном падеже или ука­зывают его официально принятое сокращенное наименование; за­головок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удоб­ства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вы­шестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделе­ние), на обложке дописывают название этого учреждения (струк­турного подразделения).

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответ­ствующего учреждения государственной архивной службы. В не­обходимых случаях (например, если заголовок на обложке не от­ражает содержания документов в деле) в него вносятся дополни­тельные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указы­ваться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, пос­ле точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части до­кументов или к одному из них, то их пишут после описания доку­ментов (в скобках со строчной буквы).

При наличии в деле несколь­ких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное дати­рование дел зависит от всестороннего учета характера и вида до­кументов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (докла­ды, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, ме­сяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого по­зднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и пос­леднего протоколов или даты их утверждения (если они утвержда­ются).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — ко­личество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверитель­ная надпись пишется разборчиво, с указанием должности состави­теля, даты составления и подписывается составителем с расшиф­ровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной над­писи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговремен­ного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван специ­фикой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степе­ней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по раз­новидностям документов, заголовки которых не раскрывают их кон­кретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систе­матизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их со­став и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учет­ным документом и основным видом научно-справочного стандар­та, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, ко­торые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят ко­решками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требова­нию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную за­веренную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе уч­реждения или в интересах отдельных граждан делают с разреше­ния руководства или должностных лиц, которым такое право пре­доставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается вы­давать документы для работы сотрудникам учреждения. При вы­даче документа на его место помещают лист-заместитель, на кото­ром указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. Пос­ле завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроиз­водства, несут ответственность заведующий канцелярией, секре­тарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведом­ственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.).

Заголовок каж­дой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как пра­вило, по графику, составленному заведующим ведомственным ар­хивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно со­гласованному с руководителями структурных подразделений и ут­вержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться центра­лизованно в канцелярии, секретариате или другой службе дело­производства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организа­ции они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ве­домственный архив структурными подразделениями. Если в фор­мировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специ­альный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в при­сутствии работника сдающего структурного подразделения. Пере­дача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Глава 2. Анализ работы по Формированию дел в «Сургутские электрические сети ОАО «Тюменьэнерго»

Открытое акционерное общество энергетики и электрификации «Тюменьэнерго» учреждено в соответствии с Указами Президента Российской Федерации от 14 августа 1992 г. № 922 “Об особенностях преобразования государственных предприятий, объединений, организаций топливно-энергетического комплекса в акционерные общества”, от 15 августа 1992 г. № 923 “Об организации управления электроэнергетическим комплексом Российской Федерации в условиях приватизации”, от 5 ноября 1992 г. № 1334 “О реализации в электроэнергетической промышленности Указа Президента Российской Федерации от 14 августа 1992 г. № 922 “Об особенностях преобразования государственных предприятий, объединений, организаций топливно-энергетического комплекса в акционерные общества”.

ОАО «Тюменьэнерго» обеспечивает централизованное электроснабжение на территории более 1 млн. кв. км. В составе акционерного общества семь станций, 2 предприятия тепловых сетей, а также 12 предприятий электрических сетей, которые передают электроэнергию по линиям электропередачи всех уровней напряжений. Их суммарная протяженность составляет 58937 км. На предприятиях трудятся более 18000 человек. Основные виды деятельности: производство, передача и перераспределение тепло- и электроэнергии. Установленная электрическая мощность — 10421 МВт. Установленная тепловая мощность — 8288 Гкал/час. Приоритетными задачами «Тюменьэнерго» на 2004 год являются строительство второго блока Нижневартовской ГРЭС на 800 МВт и реконструкция парогазовой установки (ПГУ) Тюменской ТЭЦ-1 на 220 МВт.

ОАО «Тюменьэнерго» зарегистрировано Администрацией г. Сургута 26 декабря 1996 года.

Одна из крупнейших энергосистем России – Тюменская – образована по приказу №60 Минэнерго СССР от 3 мая 1979 года на базе расположенных в Тюменской области энергетических предприятий РЭУ «Свердловэнерго». С 1 января 1980 года «Тюменьэнерго» стало полностью самостоятельным.

2.1. Номенклатура дел «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

Несмотря на то, что «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время начальником Общего отдела ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов [8] , Перечнем документов с указанием сроков хранения[9] , методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о структурных подразделениях Компании, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • название вида документа;
  • место составления;
  • на какой год;
  • название разделов;
  • гриф утверждения;
  • гриф подписания.
  • Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

    Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

    Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.

    Конкретная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

    Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

    Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

    Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

    Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями государственной архивной службы СССР, главным образом их подразделениями, действующими на договорных началах за счет спецсредств, в порядке оказания методической помощи организациям.

    Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководителем организации.

    Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.

    В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

    Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

    Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

    Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

    Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

    При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.

    В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.д.) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (общественных отделов, комитетов, комиссий, советов, товарищеских судов и т.п.).

    В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

    В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

    Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

    В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

    Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

    Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

    — название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

    — название организации или структурного подразделения (автор документа);

    — название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

    — краткое содержание документов дела;

    — название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

    — даты (период), к которым относятся документы дела;

    — указание на копийность документов дела.

    Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

    В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

    Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

    В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

    Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

    В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

    В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

    В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

    При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

    — если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

    — если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

    Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край, союзная республика.

    В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

    Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

    Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства по установленной форме (Приложение 2).

    Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

    Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

    Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

    Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый

    — в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

    Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

    Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

    После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

    Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.

    Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 — 05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела по номенклатуре.

    При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Например: 12 — 25 — 05, где 12 обозначение структурного подразделения, 25 — условное обозначение вопроса по классификатору, 05 — порядковый номер дела по номенклатуре.

    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности).

    Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

    В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

    Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

    Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

    В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии — на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела.

    При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.

    По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

    Примерная номенклатура дел, разработанная для «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО», представлена в приложении 2.

    2.2. Формирование дел в «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»

    В «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» формирование дел проводится по номинальному признаку — названиям видов документов (приказы, акты, контракты).

    Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

    Формирование дел руководства Компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

    Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

    В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

    Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

    Устав, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

    Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

    Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.

    Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

    Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

    Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

    Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

    Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

    Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

    При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

    В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.

    Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

    Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены

    • папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;
    • для приложений к документам сформирована отдельная папка;
    • документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;
    • в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
    • в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

    Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

    Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.

    В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

    По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долго­временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

    На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

    При обозначении календарной даты — сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

    При изменении названия структурного подразделения Компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

    2.3. Подготовка документов к передаче в архив

    Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

    • проведение экспертизы ценности документов;
    • оформление дел;
    • составление описей дел;
    • составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

    В структуре «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают секретари структурных подразделений.

    В настоящее время проводятся работы по созданию архива в структуре службы документационного обеспечения управления – Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.

    Приказом Генерального директора № 39 от 28.02.2002 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

    • начальник Общего отдела;
    • юрист;
    • секретарь-референт Генерального управления.

    Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов [17] . Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов Компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

    Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

    В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в Компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

    • документы, предназначенные для архивного хранения;
    • документы, подлежащие уничтожению;
    • документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве Компании.

    После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе . Акт об уничтожении документов представлен в приложении 3.

    Все лица, ответственные за делопроизводство в Компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

    Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» обладает рядом недостатков:

    • отсутствует четкий порядок регистрации документов;
    • встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
    • отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе;
    • Положение об экспертной комиссии;
    • не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора;
    • отсутствует номенклатура дел Компании;
    • отсутствует архив документов Компании;

    — при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов — докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль — информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

    Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

    Заключение

    Формирование дел — это отнесение документов к определен­ному делу и систематизация документов внутри него. Дело — со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

    Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж­ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД.

    При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.

    1. В дело помещаются:

    • исполненные документы;
    • правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;
    • один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);
    • документы одного года (за исключением переходящих дел).

    2. Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию («План работы… на 1998 год», «Отчет о работе… в 1998 году» должны храниться в делах 1998 года).

    3. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.

    4. Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.

    Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО :

    Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.

    Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

    • формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства;
    • при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
    • при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»);
    • при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»
    • Необходимо составить номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.
    • Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.

    Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

    Список использованной литературы

    [Электронный ресурс]//URL: https://drprom.ru/diplomnaya/formirovanie-i-hranenie-del-v-deloproizvodstve/

    1. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.

    2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998.

    3. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ).

    – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.

    4. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.

    5. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.

    6. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

    7. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.

    8. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.

    9. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 57.

    10. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

    11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

    12. “Делопроизводство на предприятии” – практическое пособие, А.Б.Барихин, М.2000 г.

    13. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.

    14. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.

    15. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 1996. №4. С. 32-36.

    16. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М., Государственная архивная служба России, 1993.

    17. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

    18. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.

    19. Пособие по делопроизводству. Минск. Полымя 1993 г.

    20. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

    21. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2000-80 с.

    22. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию. М., Экономика, 1988, 30 с.

    23. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 18-24.

    Приложение 1

    —————————————————————— | | | Код госархива ______| | 20 | код учреждения _____| | -+—+——————————————————-| | | |________________________________________| Ф. N ______|| | 30 |________________________________________| Оп. N ______|| | | |________________________________________| Д. N _______|| | -+—|(наименование государственного архива) —————| | 5 | | | -+—|_______________________________________________________| | | |_______________________________________________________| | 50 |_______________________________________________________| | | |_______________________________________________________| | -+—| | | | |(наименование учреждения и структурного подразделения) | | 35 | | | | | | | -+—|__________________ ДЕЛО N ________ том N ______ | | 15 | | | | | | | -+—|_______________________________________________________| 520 | |_______________________________________________________| | | |_______________________________________________________| | 70 |_______________________________________________________| | | |_______________________________________________________| | | |_______________________________________________________| | -+—|_______________________________________________________| | | | | | 25 | (заголовок дела) | | | | | | -+—|_______________________________________________________| | 20 | (дата)| | -+—+—————— | | | | |Ф. N _______| На _________ лист| | 30 | |Оп. N ______| Хранить _________| | | | |Д. N _______| | | -+—+—-+————| | | 20 ||| | | | | 20 | 60 | | ———+——————————————————-| || | 230 |


    Приложение 2

    «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

    ______________ № _____

    Москва

    На _______ год

    УТВЕРЖДАЮ

    Генеральный директор

    «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»

    _____________ И.О.Ф.

    «___»___________ 200_г.

    Индекс

    дела

    Заголовок

    дела

    Кол-во

    дел

    Срок хранения

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    Управление делами

    01. Общий отдел

    С-01

    Приказы руководства по основной деятельности

    Постоянно

    С-02

    Протоколы общих собраний сотрудников фирмы

    Постоянно

    С-03

    Внутренняя документация

    3 года

    С-04

    Письма входящие 2002 г.

    3 года

    С-05

    Письма исходящие 2002г.

    3 года

    С-06

    Журнал регистрации исходящих документов

    3 года

    С-07

    Журнал регистрации входящих документов

    3 года

    С-08

    Журнал регистрации внутренних документов

    3 года

    С-09

    Журнал регистрации приказов руководства

    по основным видам деятельности

    3 года

    02. Юридическая служба

    ЮС-01

    Арбитражно-процессуальные дела

    10 лет

    ЮС-02

    Договоры находящиеся на согласовании

    10 лет

    ЮС-03

    Инвестиционные договоры

    10 лет

    ЮС-04

    Субподрядные договоры

    10 лет

    ЮС-04

    Подрядные договоры

    10 лет

    ЮС-05

    Договоры займа

    10 лет

    ЮС-06

    Договоры аренды помещений

    10 лет

    ЮС-07

    Договоры на оказание услуг

    10 лет

    ЮС-08

    Прочие договоры

    10 лет

    ЮС-09

    Исполненные договоры

    10 лет

    ЮС-11

    Журнал регистрации исходящей документации

    10 лет

    ЮС-12

    Журнал регистрации входящей документации

    10 лет

    1

    2

    3

    4

    5

    ЮС-13

    Журнал регистрации исходящих претензий

    10 лет

    ЮС-14

    Журнал регистрации входящих претензий

    10 лет

    ЮС-15

    Журнал регистрации исходящих исковых заявлений

    10 лет

    ЮС-16

    Журнал регистрации входящих исковых заявлений

    10 лет

    ЮС-17

    Журнал регистрации арбитражно-судебных дел

    10 лет

    ЮС-18

    Журнал регистрации договоров

    10 лет

    ЮС-19

    Журнал регистрации согласований договоров

    10 лет

    03. Административно-хозяйственный отдел

    АХО-01

    Переписка с ООО «Комус»

    1 год

    АХО -02

    Заявки на канцелярские товары

    1 год

    АЗО -03

    Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии)

    1 год

    АХО -04

    Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии)

    1 год

    04. Служба научно-технической документации

    ПО-03

    Комплектовочные ведомости по объектам

    До завершения строительства

    ПО-04

    Графики монтажа

    До завершения строительства

    ПО-05

    Графики движения механизмов

    До завершения строительства

    ПО-06

    Графики движения рабочей силы

    До завершения строительства

    ПТО-07

    Проектно-сметная документация

    1 год

    ПТО-08

    Проекты производства работ (по объектам)

    До сдачи гос. комиссии

    ПТО-09

    Журнал регистрации проектно-сметной документации

    3 года

    05. Отдел материально-технического обеспечения

    ОМТС-01

    Письма входящие/исходящие. Копии.

    До минования надобности

    ОМТС-02

    Организационно-распорядительная документация (протоколы, приказы, распоряжения. Копии.)

    ОМТС-03

    Заявки строительных участков на материалы

    До завершения строительства

    ОМТС-04

    Заявки строительных участков на бетон

    До завершения строительства

    ОМТС-05

    Ведомости комплектации объектов

    До завершения строительства

    ОМТС-06

    Внутренние накладные со склада

    До завершения строительства

    1

    2

    3

    4

    5

    ОМТС-07

    Лимитно-заборные карты

    1 год

    06. Главная бухгалтерия

    БУХ-01

    Письма входящие/исходящие.

    1 год

    БУХ-02

    Договоры по машинам и механизмам

    Постоянно

    БУХ-03

    Квартальные статистические отчеты по основным

    видам деятельности

    6 лет

    БУХ-04

    Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы

    Постоянно

    БУХ-05

    Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы

    6 лет

    БУХ-06

    Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.

    6 лет

    БУХ-07

    Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов

    6 лет

    БУХ-08

    Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей

    6 лет

    БУХ-09

    Авансовые отчеты

    6 лет

    БУХ-10

    Кассовая книга

    6 лет

    БУХ-11

    Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц

    6 лет

    БУХ-12

    Месячные ведомости по заработной плате

    75 лет

    БУХ-13

    Книга покупок

    6 лет

    БУХ-14

    Накладные и акты от поставщиков

    6 лет

    БУХ-17

    Договоры поставки

    Постоянно

    БУХ-18

    Материальные отчеты

    6 лет

    БУХ-21

    Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам

    6 лет

    БУХ-22

    Акты выполненных работ по услугам

    6 лет

    БУХ-23

    Договоры аренды помещений

    Постоянно

    БУХ-24

    Договоры на оказание услуг

    Постоянно

    07. Отдел развития бизнеса

    ОРБ-01

    Акты приема – сдачи выполненных работ (форма 2, справки формы 3-КС)

    3 года

    ОРБ-02

    Договоры подряда. Копии

    3 года

    ОРБ-03

    Договоры поставки продукции. Копии

    3 года

    ОРБ-04

    Договоры по машинам и механизмам. Копии

    3 года

    ОРБ-05

    Годовой финансовый план. Копии

    Постоянно

    ст.96

    ОРБ-06

    Квартальный финансовый план. Копии

    3 года

    ст.206в

    1

    2

    3

    4

    5

    ОРБ-07

    Отчеты по исполнению бюджета. Копии

    3 года

    ОРБ-08

    Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ).

    Копии

    1 год

    ОРБ-09

    Сметные расчеты по договорам (сметы, расчеты по договорам)

    1 год

    06. Отдел кадров

    ОК-01

    Личные дела сотрудников

    75 лет — «В»

    ст.498в

    ОК-02

    Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)

    5 лет

    ОК-03

    Личные дела уволенных сотрудников

    75 лет — «В»

    ст.498в

    ОК-04

    Личные карточки работников (Т – 2)

    75 лет ЭПК

    ст. 189

    ОК-05

    Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)

    До востребования

    Не востребованные – не менее 50 лет

    ОК-06

    Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)

    75 лет

    ст.19б

    ОК-07

    Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.)

    3 года

    ст.429

    ОК-08

    Трудовые договоры

    3 года

    ОК-09

    Трудовые соглашения

    3 года

    ОК- 10

    Договоры гражданско-правового характера

    3 года

    ОК-11

    Документы табельного учета

    3 года

    ОК-12

    Должностные инструкции работников предприятия

    3 года после замены новыми

    ОК-13

    Положения о службах и отделах организации

    3 года после замены новыми

    ОК-14

    Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров

    5 лет ЭПК

    ст.2С

    ОК-15

    Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников

    До минования надобности

    ОК-16

    Служебные записки

    1 год

    ОК-17

    Штатное расписание и структура организации

    Постоянно

    ст. 52 а

    ОК- 18

    Книга учета приема, перемещения, увольнения работников

    75 лет

    ст.508

    ОК- 19

    Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    50 лет

    ст.526а

    1

    2

    3

    4

    5

    ОК-20

    Журнал регистрации приказов по кадрам

    5 лет

    ОК-21

    Журнал регистрации приказов по личному составу

    75 лет

    ОК-22

    Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

    5 лет

    ОК-23

    Журнал регистрации листков нетрудоспособности

    3 года

    Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

    Долговременного хранения:

    Временного хранения:

    Итого:

    Начальник Общего отдела

    __________________И.О.Ф.

    ________И.О.Ф.


    Приложение 3

    «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»

    АКТ

    «___»_________200 г. №___

    о выделении документов

    к уничтожению

    УТВЕРЖДАЮ

    Генеральный директор

    «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»

    _____________ И.О.Ф.

    «___»___________ 200_г.

    На основании перечня__________________________________________________________

    (название и выходные данные перечня

    ____________________________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)

    отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

    № п/п

    Заголовок дела или групповой заголовок

    Дата дела или крайние даты дел

    Кол-во дел (томов)

    Срок хранения и №№ статей по перечню

    Примечание

    Итого ______________________________дел за ___________________ годы.

    (цифрами и прописью)

    Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании.

    Председатель ЭК __________________И.О.Ф.

    Члены ЭК __________________И.О.Ф.

    __________________И.О.Ф.