В условиях развивающихся рыночных отношений в нашей стране предприятие становится юридически и экономически самостоятельным. Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все более зависит от уровня информационного обеспечения его отдельных подразделений и служб.
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране — службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:
- наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
- созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
- расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;
- включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.
Таким образом, актуальность данной темы обусловлена потребностями предприятия в качественной информации необходимой для целей управления.
Цель данной работы — изучить теоретические и практические аспекты. автоматизации бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота.
Предметом исследования является автоматизация бизнес процессов.
Объект исследования системы документационного обеспечения.
Из поставленной цели вытекают следующие задачи:
- ознакомится с проблемами, возникающими при автоматизации бизнес-процессов, и рассмотреть пути их преодоления;
- изучить способы автоматизации бизнес-процессов;
бизнес электронный делопроизводство автоматизация
1. Бизнес-процесс
1 Понятие бизнес-процесс
Бизнес-процесс (БП) — совокупность разных видов деятельности, в рамках которой «на входе» определяются один или более видов ресурсов, нужных для реализации БП, а «на выходе» создаются продукт или услуга, представляющие ценность для потребителя.
Структура и содержание бизнес-плана
... стратегии; производственный план; план маркетинга; организационный план; финансовый план и оценку риска; план исследований и разработку; приложение (аппендикс). Подробное описание каждого раздела бизнеса- плана в (разделе 4). Пятый шаг бизнес- планирования предполагает сбор информации ...
Бизнес-процесс (БП) включает в себя взаимосвязанные действия, которые реализуют одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании.
Можно привести следующие определения бизнес-процесса.
Бизнес-процесс — это:
- процесс из последовательности операций на предприятии, которые направлены на преобразование неких входных информационно-материальных потоков с целью получения результатов, представляющих ценность для клиента;
- процесс создания добавленной стоимости продукции, удовлетворяющей при этом потребностям клиента;
- совокупность взаимосвязанных функций, которые имеют один или более входов и выходов и завершаются созданием продукта, необходимого клиенту;
- упорядоченный процесс преобразования множества входов во множество выходов, который реализует бизнес-функцию предприятия;
- набор последовательных действий, которые приводят к решению определенной предпринимательской задачи.
Иерархически упорядоченная совокупность БП называется деревом бизнес-процессов (рис. 1).
Это систематизированное отражение модели компании в рамках процессного управления. Древовидная структура процессов представляет собой простую модель их совокупности, хотя на самом деле компания имеет более сложную структуру и не всегда однозначные связи внутри нее.
1.2 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления
Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 2).
И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.
Рис. 2. Типы документов и их взаимодействие.
Электронные носители информации также могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.).
Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа (ЭД).
Электронные документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.
Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом:
- простотой внесения изменений;
- использованием заранее заготовленных форм документов;
- оперативностью при передаче документа по электронной почте;
- возможностью архивации и защиты их от несанкционированного доступа.
Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись).
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.
История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 1. Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 3).
Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.
Возможна следующая классификация информационных технологий:
- o по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров;
- o технология подготовки презентаций на основе графических процессоров;
- o технология подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.);
- o по типу пользовательского интерфейса (командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем);
- o по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т.
д.).
История развития ИС в управлении
Таблица 1.
|
Период времени |
Концепция использования информации |
Вид информационных систем |
Цель использования |
|
1960-1970 |
Управленческие информационные системы для производственной информации |
Ускорение процесса подготовки отчетности |
|
|
1970-1980 |
Управленческий контроль |
Системы поддержки принятия решения. Системы для высшего звена управления. |
Выработка наиболее рационального решения |
|
1980-2010 |
Стратегическая информация |
Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы |
Выживание и процветание организации |
Рис. 3. Процессы в информационной системе.
Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами (ЭУД).
Организация работы с документами — это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации.
Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий.
Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, графические объекты и документы Web. Системы ЭУД включают:
) системы электронного документирования (делопроизводства);
) системы электронного документооборота;
) корпоративные системы электронного управления документами.
Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. Если положить в основу классификации роль документа в системе, то можно выделить два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System — EDMS), к другому — специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию делопроизводственных процедур.
С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции. Специализированные системы (а практически все отечественные разработки в этом сегменте относятся к данному классу) как раз и предназначены для решения таких задач, например для автоматизации делопроизводственной деятельности предприятия.
Корпоративные системы управления документами — это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение конкретных задач, таких как автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа.
1.3 Формы автоматизации регистрации документов
Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.
Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)).
На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя — должностного лица к другому с возможностью контроля их перемещения с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса. Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:
- Программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
- Поддержка распределенной обработки информации;
- Возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ;
- максимальное число пользователей;
- число уровней вложенности структур);
- Открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
- Широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов;
- поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа;
- связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа);
- совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
- Возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
- Возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
- Возможности контроля за прохождением документов;
- Наличие системы оповещения должностных лиц;
- Возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации);
- наличие русифицированного интерфейса;
- Наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;
- Наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
- Ориентированность на отечественную концепцию документооборота.
С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную.
Компьютерная регистрация документов позволяет:
- Внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;
- Организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:
- Организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;
- Организовать эффективный контроль исполнения документов.
С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно — справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам. В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля. Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов.
1.4 Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота
Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов. В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов. Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне. Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов:
- внешних — постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций;
- внутренних — протоколов, приказов, распоряжений.
Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа.
Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.
Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)
Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов». Учет номерных документов, формирование отчетности.
Распределенная обработка, отправка документов по почте.
Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит:
- служебная и личная переписка;
- автоматическая рассылка сообщений и уведомлений.
Система позволяет формировать списки рассылки. Работа через сеть Интернет.
Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе. Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям.
Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся:
o пользователи,
o подразделения,
o организации,
o граждане,
o тематические рубрикаторы документов,
o стандартные тексты,
o номенклатуры дел,
o грифы доступа,
o списки рассылки.
В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.
В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.
Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело.
1.5 Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе
Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:
- Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.
- Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
- Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
- Снижается трудоемкость делопроизводственных операций.
За рубежом проекты типа «электронного правительства» связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений. Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.
В традиционной практике документы в подразделения организации направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся.
Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест. Использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.
Вывод к первой главе
В данной главе были рассмотрены основные понятия бизнес-процессов, основные принципы и функции автоматизации документооборота, а так же вопросы практического применения автоматизации документооборота.
Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий.
Основными плюсами автоматизации документооборота является Ускоренное прохождение документов по организации и снижение трудоемкости делопроизводственных операций
2. Анализ рынка и обоснование выбора системы управления документооборотом
2.1 Структура рынка программных продуктов в области ЭУД
На сегодняшний момент спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота, достаточно широк. Их можно разделить на две группы:
Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes:
- «Босс-референт» («АйТи»)
- семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы)
- «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»),
- CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»)
- N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург)
- «Делопроизводство» (КСК) и другие.
Программные системы, построенные на других платформах:
- LanDocs («Ланит»)
- Optima Workflow («Оптима»)
- «Дело» («Электронные офисные системы)
- «1С:Документооборот» (1С),
- «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем.
Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ
Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.
Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.
В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.
Прежде всего, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела.
В современных условиях документ часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.
Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.
Система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, обеспечит также интеграцию САДД с другими прикладными системами организации.
Актуальным на сегодня требованием к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.
Прежде всего, такая система должна:
) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;
2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;
3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;
) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;
) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;
) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией, их можно условно разделить по следующим критериям:
- типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);
- комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;
- набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;
- степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;
- множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.
Для определения стоимости автоматизированной системы необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).
Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.
2.2 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства
Российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.
Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.
К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux.
Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.
Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство и широкое применение в организациях различных типов.
1. «CompanyMedia», ИнтерТраст;
. «Landocs», Ланит;
. «Optima Workflow», Оптима;
4. «БОСС-Референт», АйТи;
. «Дело», Электронные Офисные Системы;
. «Documentum», Документум Сервисиз;
. «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.
. «PayDox»
То, что касается системы «Documentum», то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки явились системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт».
Далее предложены функциональные характеристики САДД, которые, будут являться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства. Как показано в данном примере, все представленные системы обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело», «Босс-референт» и «PayDox». Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Наиболее адаптированные под потребности организации системы с доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia» и «PayDox». Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение. Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело», «CompanyMedia» и «PayDox».
Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства.
Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой.
Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.
Система «PayDox» имеет практику внедрения во многих нефтяных и энергетических компаниях, страховых и пенсионных фондах, а также в государственных и учебных заведениях.
Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний).
В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ).
Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow».
Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы «CompanyMedia», «Optima-Workflow», «PayDox» и «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота.
Следует отметить, что системы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.
2.3 Обоснование выбора системы управления документооборотом
После анализа рынка и краткого обзора популярных систем управления документооборота предстоит выбрать, на основе какой из них лучше всего построить свою систему и успешно внедрить ее на предприятие. Из всех описанных выше систем стоит остановить свой выбор на PayDox, так как эта система является надежной, простой в установке и освоении.
Краткие характеристики системы «PayDox»
Система электронного документооборота PayDox предназначена для управления корпоративными документами и групповой работой сотрудников. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с отечественными нормами делопроизводства, поддерживает коллективную работу сотрудников с документами, включая ведение версий документов, осуществляет электронное согласование и утверждение документов, рассылку и ознакомление сотрудников с документами с регистрацией факта ознакомления сотрудника с документом, а также ориентирована на работу с платежными документами — ведение и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях, контроль затрат и отчеты по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов.
Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать необходимый функционал для различных задач или различных групп пользователей. Конфигурации позволяют сделать интерфейс системы или очень простым, содержащим всего несколько кнопок и пунктов меню, или более сложным, позволяющим использовать все многообразие функций PayDox.
Система PayDox успешно внедрялась в таких областях, как :
- нефтяные компании
- энергетические компании
- предприятия газовой отрасли
- металлургические предприятия
- машиностроительные предприятия
- строителные компании
- пенсионные фонды
- аудиторские компании
- страховые компании
- финансовые и инвестиционные компании
- торговые компании
- сети ресторанов и кофеен
- фармацевтические компании
- медицинские учреждения
- центры управления воздушным движением
- авиакомпании
- государственные учреждения
- высшие и средние учебные заведения
К недостаткам системы можно отнести отсутствие многоплатформенности для сервера системы — система базируется на использовании ПО Microsoft: Microsoft Internet Information Services и СУБД Microsoft SQL Server или Microsoft Access.
2.4 Эффективность автоматизации документооборота
Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей:
Рис. 4. График эффективности внедрения СЭД
К первой группе эффектов относятся:
- Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде;
- на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).
- Экономия рабочего времени сотрудников:
на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.
Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:
- Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);
- Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;
- Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступна более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;
- Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;
- Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.
Вывод ко второй главе
В этой главе был произведен анализ рынка и обоснование выбора СЭД, а так же описана эффективность автоматизации документооборота. Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу.
Заключение
Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.
Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.
Целью данной курсовой работы являлось выявление эффективности автоматизации бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота. Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие — малая скорость обработки и информации, а значит — медленная реакция на новые воздействия;
избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
невозможность установления истории работы с документами;
избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».
Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.
Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://drprom.ru/kursovoy/avtomatizatsiya-biznes-protsessov-2/
1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. — 2008. — №7. — С.57-59
. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. — 2007. — №3. — С.40-47
. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. — 2008. — №9. — С.92-95
. Корюкин Ю. // Управление компанией. — 2009. — №12. — С.63-66
. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. — 2006.- №3- С.63-69
. Подолина, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. — 2008. — №10. — С.20-21
. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. — 2009. — №3. — С.26-27
. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. — 2008. — №11. — С.44-46
. Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. — 2008. — №8. — С.87-91
. Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. — М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. — 224 с.
. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. — 2008. — №1. — С30-43
. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. — 2008. — №4. — С52
