Обработка текстовой информации связана с рядом лишь ей присущих проблем, требующих решения. Например, в некоторых компаниях производится разработка детализированных бизнес-планов. Подобные документы обычно готовятся множеством специалистов и занимают не одну сотню страниц. Разработчикам необходимо иметь доступ ко всем частям создаваемого документа. В тоже время, для частного предпринимателя, например, может иметь большое значение скорость создания и распространения среди потребителей рекламного сообщения о его продукции. Приложение Word 97 представляет широкий выбор методик и опций, удовлетворяющих требованиям, как крупных корпораций, так и небольших домашних хозяйств. В данной пробной работе будет раскрыта тема: «Управление шрифтами, установка и удаление принтера». Будут рассмотрены следующие вопросы:
ѕ Установка принтера для использования по умолчанию
ѕ Установка нового принтера
ѕ Общие проблемы печати
ѕ Отображение каждой страницы так, как она выглядит при печати
ѕ Печать нескольких копий или нескольких документов
ѕ Печать штрих-кода POSTNET или метки FIM-A на конвертах или наклейках
ѕ Внешний вид печатаемого документа
ѕ Брошюры
ѕ Шрифты
ѕ Рисунки, фон документа и подложки
ѕ Удаление принтера
ѕ Создание и печать одного конверта
II. Характеристика предприятия
Джанкойский Областной Городской Местный Военный Комиссариат (ОГМВК), расположен на улице Крымская 41.
Здание военкомата составляет два этажа. Первый этаж состоит из кабинетов для прохождения медицинского осмотра. На втором этаже располагаются кабинеты по сбору призывников, фиксации мобилизационной автотехники, а так же архив с данными о военной службе.
Вся компьютерная техника военкомата состоит из четырех компьютеров, на которых установлена операционная система Windows и одного струйного принтера.
Кабинеты соответствуют правилам охраны труда и санитарным нормам.
III. Организация рабочего места
Требования к организации рабочего места пользователя ЭВМ.
1. Обеспечивать соответствие всех элементов рабочего места и их расположения эргономическим требованиям. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие требования к характеру и особенностей трудовой деятельности.
2. Площадь, выделенная для одного рабочего места должна составлять не менее шести квадратных метров, а объем — не менее двадцати кубических метров.
Особенности работы лазерного принтера LaserJet III
... графики, а также нестандартная бумага затрудняют работу лазерных принтеров, многие последние прикладные программы разработаны со средствами печати на лазерных принтерах и не требуют дорогостоящего типографического ... задачи 1.1 Решаемые задачи В данном курсовом проекте предлагается рассмотреть и проанализировать конструктивные особенности лазерных принтеров, а в частности характеристику и внутреннее ...
3. Рабочие места должны располагаться так, чтобы естественный свет падал со стороны, преимущественно слева.
4. При расположении рабочих мест с видеотерминалами и персональными ЭВМ необходимо придерживаться следующих требований:
7. Рабочие места должны располагаться на расстоянии не менее 1 метра от стен со световыми проемами
8. Расстояние между боковыми поверхностями видеотерминалов должно быть не менее 1,2 метра.
9. Расстояние между тыльной поверхностью одного видеотерминала и экрана другого не должно быть менее 2,5 метра.
10. Проход между рядами рабочих мест должен быть не менее одного метра.
5. Организация рабочего места пользователя ЭВМ должна обеспечивать соответствие всех элементов рабочего места и их расположения эргономическим требованиям. Рабочее место при выполнении работ сидя.
6. Конструкция рабочего места пользователя должна обеспечивать поддержание оптимальной рабочей позы: стопы ног — на полу или на подставке для ног; бедра — горизонтальная плоскости; предплечья — вертикально; локти под углом семьдесят-девяносто градусов к вертикальной плоскости; запястье — согнуты под углом не более 20° относительно горизонтальной плоскости; наклон головы — 15-20° относительно вертикальной плоскости.
7. Если пользование ЭВМ является основным видом деятельности, то указанное оборудование располагается на основном рабочем столе с левой стороны.
8. Высота рабочей поверхности стола должна быть в пределах 680 — 800 мм, а ширина 500 — 600 мм.
IV. Теоретическая часть по теме: Управление шрифтами. Установка и удаление принтеров
В Windows 2000 нажмите кнопку Пуск и выберите команду Настройка, а затем — команду Принтеры.
2. В Windows XP нажмите кнопку Добавить принтер в группе Задачи печати.
В Windows 2000 дважды щелкните значок Установка принтера.
3. Следуйте инструкциям мастера установки принтеров.
Если требуется печать пробной страницы, убедитесь, что принтер включен и готов к выполнению печати.
4. В Windows XP нажмите кнопку Пуск, а затем выберите команду Принтеры и факсы.
В Windows 2000 нажмите кнопку Пуск и выберите команду Настройка, а затем — команду Принтеры.
5. Щелкните правой кнопкой мыши значок принтера, который требуется использовать по умолчанию, а затем выберите команду Использовать по умолчанию в контекстном меню (Контекстное меню. Меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните объект правой кнопкой или нажмите клавиши SHIFT+F10.).
Если рядом со значком принтера или данной командой стоит галочка, принтер уже используется по умолчанию.
В Windows 2000 нажмите кнопку Пуск и выберите команду Настройка, а затем — команду Принтеры.
2. В Windows XP нажмите кнопку Добавить принтер в группе Задачи печати.
В Windows 2000 дважды щелкните значок Установка принтера ( рис. 3).
3. Следуйте инструкциям мастера установки принтеров.
Если требуется печать пробной страницы, убедитесь, что принтер включен и готов к выполнению печати.
Мой компьютер: назначение и порядок использования. Главное меню ...
... будет объяснение об оптимизации OC Windows, о его IP адресе, настройке рабочего стала. Легкая для понимания ... сведенья компьютера, на котором я выполняю данный реферат Удаление или изменение программ, установленных на ... иные параметры в этом запросе и нажать кнопку запроса ОК для их ус ... установка и удаление драйверов принтеров, задание параметров печати. - (Стандарты даты и времени, денежных сумм, ...
4 .3 Общие проблемы печати
Не печатаются документы и конверты
- Процесс печати на компьютере в первую очередь зависит от параметров, установленных в Microsoft Windows. Проверьте правильность настройки принтера в Microsoft Windows с помощью средства устранения неполадок печати.
1. В Windows нажмите кнопку Пуск, а затем выберите команду Справка и поддержка.
2. В поле Найти введите Средство устранения неполадок печати и щелкните стрелку, чтобы начать поиск.
3. В поле Рекомендуемые разделы выберите Список средств устранения неполадок, а затем выберите Печать ( рис. 4.).
4. Следуйте инструкциям мастера устранения неполадок печати.
— Если параметры принтера в Microsoft Windows выглядят правильно, проверьте их в Microsoft Word. Необходимо убедиться в том, что параметры выбранного принтера совпадают с параметрами используемого принтера. В меню Файл выберите команду Печать, а затем из списка имя выберите имя принтера, который будет использоваться.
- Убедитесь, что указанный в диалоговом окне Печать диапазон страниц соответствует нумерации имеющихся в документе страниц.
В конце документа печатается пустая страница
— Возможно, на последней странице оказалось несколько пустых абзацев. Чтобы отобразить знаки абзацев (Знак абзаца. Непечатаемый знак, который вводится в текст при нажатии клавиши ВВОД в конце абзаца. В знаке абзаца хранятся сведения о формате абзаца.), нажмите кнопку Непечатаемые знаки на панели инструментов (Панель инструментов. Строка с кнопками и другими элементами управления, служащими для выполнения команд. Чтобы вызвать панель инструментов, в меню Сервис выберите команду Настройка, а затем выберите вкладку Панели инструментов. Стандартная. Если на последней странице документа имеются знаки абзацев, между которыми нет никакого текста, удалите их. Затем нажмите на панели инструментов Стандартная кнопку Предварительный просмотр чтобы просмотреть документ в том виде, в котором он будет напечатан. Убедитесь, что последняя страница документа не пуста.
Не удается напечатать сведения о нескольких документах.
В предыдущих версиях Microsoft Word разрешалось использовать диалоговое окно Печать для печати сведений сразу о нескольких документах. Возможности печати Microsoft Word обновлены для совместимости с другими программами Microsoft Windows, поэтому больше нельзя напечатать сведения сразу о нескольких документах. Тем не менее, сохранилась возможность печати сведений об одном документе.
Принтер запрашивает отсутствующий размер бумаги
- Возможно, печатаемый документ был создан в версии Microsoft Word для другого языка и отформатирован для бумаги другого размера.
Чтобы отформатировать документ с использованием размера бумаги, находящейся в принтере, выберите в меню Файл команду Печать. В группе Масштаб в списке по размеру страницы выберите размер бумаги, который следует использовать. Этот формат документа сохраняется только в течение данного сеанса печати. Microsoft Word изменяет масштаб страницы в соответствии с выбранным размером бумаги, аналогично тому, как выполняется увеличение или уменьшение в фотокопировальных аппаратах.
— Если документ был создан для печати на бумаге формата A4, а печатается на бумаге формата Letter или наоборот, то можно указать, чтобы масштаб документа всегда изменялся нужным образом. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Печать. Установите флажок преобразование A4/Letter.
Лазерные принтеры
... выводимого на печать изображения, как правило, применялись языки управления принтерами. Лазерные принтеры подразделялись ... на экран компьютера изображение документа или иные данные, прикладная ... инструкции в контроллер принтера, а контроллер затем преобразует их в ... принтер занимает более длительное время. Кроме того, для печати в режиме GDI необходима выделенная системная память, поэтому, если вы выбрали ...
При попытке печати документа Microsoft Word перестает отвечать
Попытайтесь получить обновленные драйверы принтера у его производителя.
Если ни один принтер еще не был добавлен, сначала необходимо установить новый принтер.
Инструкции
1. В Windows XP нажмите кнопку Пуск, а затем выберите команду Принтеры и факсы.
В Windows 2000 нажмите кнопку Пуск и выберите команду Настройка, а затем — команду Принтеры.
2.В Windows XP нажмите кнопку Добавить принтер в группе Задачи печати.
В Windows 2000 дважды щелкните значок Установка принтера.
3. Следуйте инструкциям мастера установки принтеров.
Если требуется печать пробной страницы, убедитесь, что принтер включен и готов к выполнению печати.
4. В поле Имя выберите принтер, который требуется использовать.
5. Если нужный принтер отсутствует в списке и кнопка Найти принтер доступна, принтер можно найти и добавить в список поля Имя и папку Принтеры.
Примечание. Active Directory — это сетевая служба, хранящая сведения о ресурсах, таких как компьютеры и принтеры. Если служба каталогов Active Directory не используется или не поддерживается операционной системой, кнопка Найти принтер недоступна.
Инструкции
1. Нажмите кнопку Найти принтер.
2. Найдите принтер, выбрав в поле Найти значение Принтеры, а затем указав имя принтера в поле Имя. Также можно нажать кнопку Найти, чтобы найти все принтеры, зарегистрированные в службе каталогов.
3. Выберите нужный принтер в диалоговом окне Поиск: Принтеры, а затем нажмите кнопку OK.
Для получения дополнительных справочных сведений выберите команду Вызов справки в меню Справка диалогового окна Поиск: Принтеры.
4.5 Печать документа
Чтобы напечатать активный документ (Активный документ. Документ, с которым в настоящий момент выполняется работа. Ввод текста и вставка рисунков в Microsoft Word осуществляются в активном документе. Область заголовка активного документа выделена цветом.), нажмите кнопку Печать на панели инструментов (Панель инструментов. Строка с кнопками и другими элементами управления, служащими для выполнения команд. Чтобы вызвать панель инструментов, в меню Сервис выберите команду Настройка, а затем выберите вкладку Панели инструментов.) ) Стандартная.
Ниже приведены некоторые дополнительные способы просмотра и печати документа.
Напечатаны будут только данные, введенные в форму (Форма. Документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Например, в Microsoft Word можно создать электронную регистрационную форму, при заполнении которой значения выбираются из раскрывающихся списков.).
Примечание. Если электронная форма была разработана на основе готового бланка, например платежного поручения, и поля формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например имя или адрес.) находятся в тех же местах, что и на бланке, можно вставить бланк в принтер и использовать описанную процедуру для заполнения бланка.
Работа с документами
... документом распечатать некоторые страницы. В этом случае программа управления печатью с буферизацией берет на себя наблюдение за печатью на ... будет выбрать его ... реферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем и может варьироваться. При составлении рефератов необходимо соблюдать законы об авторском праве. Ответственность за точность реферата возлагается не на программу, а на ...
В Microsoft Word предусмотрена возможность создания «универсальных документов», сохраняющих свой внешний вид независимо от того, какой компьютер или принтер используется для их просмотра или печати.
Выполните любое из следующих действий.
Сохранение разметки документа и его разбиения на страницы
1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Совместимость.
2. В списке Параметры снимите флажок Использовать параметры принтера при разметке документа.
Примечание. Параметр Использовать параметры принтера при разметке документа влияет только на вид документа при работе с ним в Microsoft Word — сам документ при этом не меняется. Чтобы документ отображался также, как на бумаге, снова установите этот флажок.
Выбор шрифтов для преобразованных файлов
1. Откройте документ, в котором следует заменить шрифты.
2. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Совместимость.
3. Нажмите кнопку Подстановка шрифтов.
4. В списке Отсутствующий шрифт выберите шрифт, который следует заменить.
5. В списке Заменяющий шрифт выберите шрифт, который будет использоваться вместо отсутствующего.
Имя отсутствующего шрифта не изменяется — меняется только изображение шрифта на экране и при печати, для чего используется доступный в данной системе шрифт. Если замещающий шрифт указан как используемый по умолчанию, в нижней части диалогового окна отображается сообщение о том, какой шрифт будет использован.
5. Повторите шаги 4 и 5 для каждого шрифта, который следует заменить.
Внедрение шрифтов
1.В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Сохранение.
2. Установите флажок Внедрять шрифты TrueType.
3. Сохраните документ.
Примечание. В результате внедрения шрифтов TrueType может увеличиться размер документа. Для уменьшения размера файла документа установите флажок Только используемые знаки. В этом случае в документ внедряются только шрифты, действительно используемые в нем, причем если в документе использованы не более 32 знаков шрифта (например, шрифт может встречаться только в одном-двух заголовках), то внедряются только эти знаки. Внедрение только используемых знаков лучше применять в тех документах, которые предполагается только просматривать и печатать, так как правка с использованием невнедренных шрифтов и знаков невозможна.
При выборе в окне установки параметров страницы пункта
1. Преобразуйте документ в брошюру.
Инструкции
Наилучшим способом для создания брошюры является использование нового чистого документа. Это позволяет избежать трудностей при расположении текста, графических и прочих элементов. В брошюру можно преобразовать и существующий документ, но при этом может возникнуть необходимость перемещения ряда элементов.
1. Создайте новый документ.
2. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы, а затем откройте вкладку Поля.
3. В списке Несколько страниц выберите пункт Брошюра.
Если документ имеет книжную ориентацию, она будет заменена на альбомную.
4. В полях Внутри и Снаружи введите или выберите количество пробелов, которое необходимо разместить во внешней или во внутренней части поля (Поля. Пустое пространство на странице за пределами области печати.).
Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ...
... организации хранения документов в конкретной организации. Объектом дипломной работы является Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Предметом соответственно организация хранения его документов в делопроизводстве. Для написания дипломной работы использовались ...
Если в брошюру необходимо добавить дополнительные пробелы для размещения переплета, то введите или выберите необходимое количество в поле Переплет.
5. В списке число страниц в брошюре выберите количество страниц, которое необходимо включить в одну брошюру.
Если число страниц в документе превышает количество страниц, выбранное для брошюры, то Microsoft Word напечатает документ в виде нескольких брошюр.
6. В диалоговом окне Параметры страницы выберите прочие необходимые параметры.
7. В документ можно добавить текст, колонтитулы (Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, располагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонтитул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колонтитулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.), графические и прочие элементы.
8. В меню Файл выберите команду Печать.
9. Настройте параметры для печати на двух сторонах листа.
Если используется двусторонний принтер (принтер, который автоматически печатает текст на обеих сторонах листа)
Нажмите кнопку Свойства, а затем установите нужные параметры. Если в открывшемся окне предлагается установить ориентацию страницы и параметры двусторонней печати, выберите альбомную ориентацию и переплет вдоль короткого края.
Если двусторонний принтер не используется
В диалоговом окне Печать установите флажок двусторонняя печать. Будут напечатаны все страницы, которые должны быть на одной стороне листа, а затем появится сообщение о том, что необходимо перевернуть и вставить те же листы в принтер еще раз.
1. Выберите страницы, которые требуется напечатать.
Если установлен флажок текущая или номера, то напечатаны будут указанные страницы, а также еще по три страницы, находящиеся на тех же листах. (Приложение1)
Если установлен флажок выделенный фрагмент, то фрагмент документа будет распечатан с использованием обычной разметки страницы вместо брошюрной.
Опции печати.
Рассмотрим некоторые опции печати приложения Word. Чтобы вывести на экран диалоговое окно Print (Печать), представленное на рис. 1, в главном меню выбирают File (Файл) / Print (Печать).
При помощи этого диалогового окна можно выбирать тип принтера, количество копий данного документа, которое необходимо распечатать, а также указывать, какие страницы этого документа следует печатать. В выпадающем списке Print (Вывести на печать) имеется возможность установки печати только четных или только нечетных страниц. Эта функция используется при необходимости получения копии документа, отпечатанного с обеих сторон страницы.
Секрет.
Кнопка Печать отправляет документ на печать, минуя диалоговое окно печати и используя последние данные в нем для установки. Если вы не уверены в том, какой принтер выбран в настоящее время, поводите указателем мыши над кнопкой печати — и в экранной подсказке вы увидите имя принтера. Это новинка в Office 97.
Чтобы получить доступ к диалоговому окну Печать, щелкнув один раз, поместите на панель инструментов кнопку для команды Файл Печать (в меню Сервис Настройка существует две одинаковые на вид кнопки).
Пользователю предоставляется на выбор содержимое выпадающего списка Print what (Напечатать).
Экспертиза ценности документов и сроки их хранения
... оставить на хранение. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждения документов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Архивными ... вопросу, освещаемому в документе; 3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать); 4) согласование проекта документа (при необходимости -- ...
С помощью этого списка можно печатать сам документ, свойства данного документа, комментарии, стили, назначение клавиш и точки входа авто текста для вкладок и полей. При помощи кнопки Options (Параметры) можно осуществлять следующие операции:
Печать черновой копии документа
Обновление полей
Обновление связей
Изменение размера бумаги А4/Letter
Включение и выключение режима фоновой печати
Печать PostScript поверх текста
Печать в обратном порядке
Печать свойств документа
Печать кодов полей
Печать примечаний
Печать скрытого текста
Печать графических объектов
Печать только данных для формы
Одновременная печать нескольких файлов.
Иногда у пользователей возникает необходимость в печати нескольких файлов. Например, если фирма производит 20 различных наименований продукции, то при этом каждого наименования создается отдельный файл. Вместо того, чтобы открывать и печатать все эти файлы по отдельности, можно осуществить их одновременную печать. Делается это следующим образом :
1. Выбирают File (Файл) / Open (Открыть)
2. Выбирают имена документов, подлежащих печати. В процессе выбора клавишу Ctrl следует держать нажатой.
3. В диалоговом окне Open (Открытие документа) нажимают кнопку Commands and Settings (Команды и Режимы).
Выбирают опцию Print (Печать)/
Просмотр, редактирование и печать большого документа.
В некоторых случаях обработка большого документа может быть сопр
В связи с тем, что просмотр всей структуры большого документа — процесс достаточно трудоемкий, рекомендуется использовать функции частичного просмотра. Данная операция осуществляется путем перехода в режим Master Document (Главный документ) следующим образом:
Использование автоматической подачи страницы в процессе печати конвертов.
Если пользователю необходимо установить автоматическую подачу конвертов, а Word предлагает осуществлять этот процесс вручную, то следует в м еню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего вкладку Envelopes (Конверты).
Затем нажать кнопку Options (Параметры) и выбрать вкладку Printing Options (Параметры печати).
Проверить правильность указания типа формы подачи бумаги в окне Feed form (Подача из:).
Приложение3.
Печать документа в файл дает возможность распечатать документ на любом принтере.
Например, если необходимо напечатать документ с использованием профессионального печатного оборудования, то можно напечатать документ в файл, а затем выполнить печать на принтере, который обеспечивает высокое разрешение.
Примечание. При печати в файл необходимо предварительно выбрать принтер, например PostScript, на котором, в конечном счете, будет напечатан файл.
1. В меню Файл выберите команду Печать.
2. В списке Имя укажите принтер, на котором предполагается напечатать документ.
3. Установите флажок Печать в файл и нажмите кнопку OK.
4. В диалоговом окне Печать в файл в поле Имя файла введите имя файла.
Автоматизированные системы регистраций документов
... - изучить программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов делопроизводства. Объект исследования - автоматизированные системы, осуществляющие регистрацию документов, а также системы, включающие в себя эту функцию. Задачи исследования: анализ учебной литературы, периодических ...
При печати в файл сохраняются разбиение на строки, разбиение на страницы (Разрыв страницы. Место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц.) и данные об используемых шрифтах.
Печать всего или части отдельного документа
Печать диапазона страниц.
1. В меню Файл выберите команду Печать.
2. В поле Страницы укажите часть документа, которую требуется напечатать.
При выборе параметра Номера необходимо также указать номера и диапазоны страниц, которые требуется напечатать.
Примечание. Кроме того, можно напечатать выделенный фрагмент документа. В меню Файл выберите команду Печать, а затем — параметр Выделенный фрагмент.
Печать только четных или нечетных страниц
1. В меню Файл выберите команду Печать.
2. В списке Вывести на печать выберите значение Нечетные страницы или Четные страницы., Печать заданных страниц и разделов
Существует возможность печати заданных страниц, одного или нескольких разделов (Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.), а также диапазона страниц из одного или нескольких разделов.
1. В меню Файл выберите команду Печать.
2. В группе Страницы выберите параметр Номера.
3. В поле Номера введите дополнительные указания для выполнения печати одного из следующих вариантов.
Несколько страниц вразбивку
Введите номера страниц, разделяя их запятыми. Если требуется ввести диапазон страниц, соедините дефисом номера первой и последней страниц диапазона.
Пример: чтобы напечатать страницы 2, 4, 5, 6 и 8, введите 2,4-6,8, Диапазон страниц в пределах одного раздела, Введите p номер страницы s номер раздела., Пример: чтобы напечатать с 5 по 7 страницы из раздела 3, введите p5s3-p7s3, Целый раздел, Введите s номер раздела., Пример: введите s3, Несколько разделов вразбивку, Введите номера разделов, разделяя их запятыми., Пример: введите s3,s5, Диапазон страниц в нескольких разделах подряд
Введите диапазон страниц вместе с номерами разделов, соединив дефисом первую и последнюю страницы диапазона.
Пример: введите p2s2-p3s5
Печать документа в другом формате.
Печать черновика
В черновом режиме не печатается форматирование и большая часть графических объектов, которые замедляют скорость печати. Некоторые принтеры не поддерживают эту возможность.
1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Печать.
2. В группе Режим установите флажок Черновой.
Печать страниц документа в обратном порядке
Страницы документа могут быть напечатаны в обратном порядке, т. е. первой будет напечатана последняя страница. Не используйте этот режим при печати конвертов.
1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Печать.
Унификация и стандартизация документов
... особенности унификации и стандартизации управленческих документов. Задачи: 1. Дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации; 2. Изучить международный и отечественный опыт в области стандартизации; 3. Изучить систему унификации и стандартизации документов; 4. Сделать заключение по работе. ...
2. В группе Режим установите флажок В обратном порядке.
Печать нескольких страниц на одном листе бумаги
Чтобы просмотреть, как будут согласовываться несколько страниц многостраничного документа, можно напечатать весь документ на одном листе бумаги. Для этого страницы уменьшаются до соответствующих размеров и группируются на одном листе.
1. В меню Файл выберите команду Печать.
2. В группе Масштаб выберите нужный параметр в списке Число страниц на листе.
Например, чтобы напечатать четырехстраничный документ на одном листе, выберите параметр 4 страницы.
Печать в файл.
Печать документа в файл дает возможность распечатать документ на любом принтере.
Например, если необходимо напечатать документ с использованием профессионального печатного оборудования, то можно напечатать документ в файл, а затем выполнить печать на принтере, который обеспечивает высокое разрешение.
Примечание. При печати в файл необходимо предварительно выбрать принтер, например PostScript, на котором, в конечном счете, будет напечатан файл.
1. В меню Файл выберите команду Печать.
2. В списке Имя укажите принтер, на котором предполагается напечатать документ.
3. Установите флажок Печать в файл и нажмите кнопку OK.
4. В диалоговом окне Печать в файл в поле Имя файла введите имя файла.
При печати в файл сохраняются разбиение на строки, разбиение на страницы (Разрыв страницы. Место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц.) и данные об используемых шрифтах.
Регулирование границ страницы в процессе работы в режиме Print Preview (Предварительный просмотр).
Границы страницы могут быть изменены на любом этапе работы путем выбора функции Print Preview (Предварительный просмотр) в меню File (Файл) Приложение4.
В меню File (Файл) выбрать функцию Print Preview (Предварительный просмотр).
На экране появится линейка размеров страницы. Если линейка не появилась, то следует выбрать опцию Ruler (Линейка) в меню View (Вид).
Чтобы переместить левую или правую границу страницы, — подвести курсор к соответствующему краю горизонтальной линейки и «перетащить» его на новую позицию.
Чтобы переместить верхнюю или нижнюю границу страницы, подвести курсор к соответствующему краю вертикальной линейки и «перетащить» его на новую позицию.Приложение4.
4 . 6 Отображение каждой страницы так, как она выглядит при печати
Предварительный просмотр документа, На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Предварительный просмотр
Чтобы выйти из режима предварительного просмотра (Предварительный просмотр. Режим отображения документа в том виде, в каком он будет напечатан.) и вернуться в предыдущий режим, нажмите кнопку Закрыть.
4.7 Печать нескольких копий или нескольких документов
Печать нескольких копий
1. В меню Файл выберите команду Печать.
2. В поле Число копий введите нужное число копий.
Примечание. Чтобы начинать печать первой страницы следующей копии после завершения печати первую копии документа, установите флажок Разобрать по копиям. Если предпочтительнее сначала напечатать все копии первой страницы, а затем все копии каждой из последующих страниц, снимите этот флажок.
Печать нескольких документов одновременно
1. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть .
2. Откройте папку, содержащую документы, которые требуется напечатать.
3. Выделите документы, которые требуется напечатать.
4. Нажмите кнопку Сервис и выберите команду Печать.
Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.
Если письмо будет отправлено в США, на конверте можно напечатать штрих-код POSTNET или метку FIM-A.
Печать штрих-кода POSTNET или метки FIM-A на конверте
1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Конверты и наклейки.
2. Откройте вкладку Конверты.
3. При необходимости введите или измените адрес получателя и обратный адрес.
4. Нажмите кнопку Параметры.
5. Откройте вкладку Параметры конверта.
6. Чтобы напечатать штрих-код POSTNET, содержащий индекс (ZIP) получателя , установите флажок Штрих-код почтового отделения.
Штрих-код POSTNET появится над адресом получателя.
1. Чтобы напечатать метку FIM-A, обозначающую лицевую сторону конверта с оплаченным ответом, установите флажок Пометить лицевую сторону конверта.
Метка FIM-A появится в верхней части конверта.
2. Выберите другие необходимые параметры и нажмите кнопку OK.
3. В диалоговом окне Конверты и наклейки на вкладке Конверты выполните одно из следующих действий.
o Чтобы напечатать конверт немедленно, вставьте конверт в принтер, как показано в поле Подача, и нажмите кнопку Печать.
o Чтобы присоединить конверт к текущему документу для изменения или печати в дальнейшем, нажмите кнопку Добавить. Когда потребуется, можно будет напечатать присоединенный конверт.
Примечание. С помощью диалогового окна Конверты и наклейки можно печатать только метки FIM-A. Если требуется напечатать метки FIM-C, используемые для массовой рассылки почтовых отправлений, измените символ «С» на «А» в поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) BARCODE (для отображения кодов полей (Код поля. Текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных; элементы, генерирующие результат поля. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции.) нажмите клавиши ALT + F9).
Печать штрих-кода POSTNET на почтовых наклейках
1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Конверты и наклейки.
2. Откройте вкладку Наклейки.
3. При необходимости введите или измените адрес.
4. Чтобы выбрать тип наклейки, способ подачи и другие параметры, нажмите кнопку Параметры, выберите нужные значения и нажмите кнопку OK.
Нужно выбрать тип наклейки, поддерживающий штрих-код POSTNET.
1. Чтобы напечатать штрих-код POSTNET, содержащий индекс (ZIP), в диалоговом окне Конверты и наклейки на вкладке Наклейки установите флажок Штрих-код почтового отделения.
Штрих-код POSTNET появится над адресом получателя.
2. Выполните одно из следующих действий.
o Чтобы напечатать наклейки, вставьте наклейки в принтер и нажмите кнопку Печать.
o Чтобы сохранить наклейки для их последующего изменения и печати, нажмите кнопку Создать.
Примечание. Нельзя изменить размер штрих-кода POSTNET. Если штрих-код не помещается на наклейке, выберите наклейку другого размера.
Печатаемый текст отличается от текста на экране
Microsoft Word иногда выводит на экран черновой шрифт. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем выберите вкладку Вид. В группе Параметры обычного режима и режима структуры снимите флажок черновик.
- Microsoft Word иногда печатает черновой вариант текста. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем на вкладке Печать снимите флажок черновой.
- Шрифт документа не поддерживается используемым принтером.
Выберите шрифт TrueType, при печати и на экране выглядящий одинаково. Или выберите шрифт, поддерживаемый принтером.
Чтобы увидеть доступные шрифты принтера на стандартной панели инструментов посмотрите на поле Шрифт — указывает шрифт принтера, указывает на шрифт TrueType.
- Шрифт документа поддерживается принтером, но отсутствует соответствующий экранный шрифт. В этом случае для вывода текста на экран шрифт заменяется шрифтом TrueType. Измените шрифт документа на шрифт TrueType.
— Анимация текста не печатается. Если в тексте документа используются эффекты анимации, то при печати сохраняется свойственное анимированному тексту выделение, например полужирным шрифтом или курсивом, однако сами эффекты анимации не печатаются.
— Чтобы напечатать документ с разрешением, недоступным для настольного принтера, создайте файл печати. Этот файл содержит все необходимые сведения о документе, обеспечивающие разбиение документа на строки и страницы, а также данные об используемых шрифтах. Любой принтер, поддерживающий тот же командный язык (например PostScript), может правильно напечатать этот файл, если ему доступны все используемые в документе шрифты. Кроме того, файл печати можно напечатать с компьютера, на котором отсутствует Microsoft Word.
— Использование режима разметки или предварительного просмотра. В режиме разметки (Режим разметки. Режим отображения документа или других объектов в том виде, какой они будут иметь на бумаге. Например, заголовки, сноски, колонки и надписи занимают свои действительные места.) различные объекты, такие как заголовки, колонтитулы и графические объекты, отображаются так, как они будут расположены в печатных документах и при просмотре печатных документов на экране. Режим предварительного просмотра (Предварительный просмотр. Режим отображения документа в том виде, в каком он будет напечатан.) тоже дает представление о внешнем виде печатного документа, однако в этом случае доступны дополнительные возможности: увеличение и уменьшение размеров страниц, а также отображение нескольких страниц одновременно.
Текст выходит за край страницы
- Убедитесь в том, что параметры выбранного принтера совпадают с параметрами принтера, используемого для печати. В меню Файл выберите команду Печать, а затем в списке имя выберите название принтера, который следует использовать.
- Чтобы проверить правильность указания размера страницы, выберите в меню Файл команду Параметры страницы, а затем перейдите на вкладку Размер бумаги.
Разметка страницы искажается при ее печати
Возможно, происходит печать документа, созданного версией Microsoft Word для другого языка и отформатированного с использованием другого размера бумаги. Чтобы отформатировать документ с использованием размера бумаги, находящейся в принтере, выберите в меню Файл команду Печать. В группе Масштаб в списке по размеру страницы выберите размер бумаги, который следует использовать. Microsoft Word изменяет масштаб страницы в соответствии с выбранным размером бумаги, аналогично тому, как выполняется увеличение или уменьшение в фотокопировальных аппаратах. Несмотря на вставку принудительного разрыва страницы, новая страница не печатается. Если разрыв страницы (Разрыв страницы. Место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц.) случайно оформлен как скрытый текст, а затем было указано, что скрытый текст не нужно печатать, новая страница не будет напечатана. Новая страница не будет отображаться в режиме предварительного просмотра (Предварительный просмотр).
Режим отображения документа в том виде, в каком он будет напечатан.) (меню Файл) и не будет печататься. Чтобы удалить формат скрытого текста, убедитесь, что разрывы страниц отображены, перейдите в обычный режим (Обычный режим).
Режим, в котором отображается форматированный текст и упрощенная разметка страницы. Обычный режим подходит для выполнения большинства задач правки и форматирования.) и (при необходимости) включите отображение скрытого текста, нажав на панели инструментов (Панель инструментов).
Строка с кнопками и другими элементами управления, служащими для выполнения команд. Чтобы вызвать панель инструментов, в меню Сервис выберите команду Настройка, а затем выберите вкладку Панели инструментов.) Стандартная кнопку Непечатаемые знаки. Затем выделите разрыв страницы, выберите в меню Формат команду Шрифт и снимите флажок Скрытый в появившемся диалоговом окне. При печати главного документа в начале каждого раздела появляются неправильные номера страниц или колонтитулы Чтобы во всем главном документе применялось одинаковое форматирование разделов (Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.) (например, нумерация страниц, верхние или нижние колонтитулы), форматирование должно быть установлено для всего главного документа.
Чтобы изменить нумерацию страниц, верхние или нижние колонтитулы одного вложенного документа, откройте его и установите необходимые форматы.
Колонтитул отсутствует или напечатан не полностью
Вероятно, текст колонтитула размещен в области страницы, не выводящейся на печать. Проверьте, как близко к краю страницы может печатать текст имеющийся принтер. В меню Файл выберите команду Параметры страницы, а затем откройте вкладку Макет. В группе От края до колонтитула введите значение, превышающее минимальное для текущего принтера.
При печати в режиме структуры на каждой странице располагается только несколько заголовков.
В документе, печатаемом в режиме структуры (Режим структуры. Режим, в котором заголовки документа смещены в зависимости от соответствующего им уровня в структуре документа. Режимом структуры также можно воспользоваться при работе с главным документом.), отражаются все видимые на экране принудительные разрывы страниц (Разрыв страницы. Место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц.).
Чтобы временно удалить разрывы страниц, сохраните документ, а затем удалите разрывы страниц. После того как документ будет напечатан, закройте его без сохранения изменений.
При печати в режиме чтения напечатанные страницы не совпадают с соответствующими страницами на экране
Страницы, представленные в режиме чтения (Режим чтения. Режим, предназначенный для чтения документа на экране. Размеры документа изменяются соответственно размерам экрана и удаляются многие панели инструментов. Однако доступными остаются команды для переходов, комментариев и поиска слов.), оптимизированы для отображения на экране; при печати документа они будут выглядеть иначе. Чтобы страницы отображались в том виде, в котором они будут напечатаны, нажмите на панели инструментов Режим чтения кнопку Фактическая страница.
При печати часть текста обрезается.
Большинство принтеров не могут печатать текст на самом краю листа бумаги. При попытке установки слишком маленьких полей появляется сообщение о том, что одно или несколько полей лежат вне области печати. Чтобы устранить обрезку текста, автоматически увеличив ширину соответствующих полей, нажмите кнопку Исправить. Если это сообщение будет проигнорировано и продолжается попытка печати документа, появится второе сообщение с вопросом о том, следует ли продолжать печать.
Для задания полей вручную используйте линейку или вкладку Поля (меню Файл, команда Параметры страницы).
Минимальные размеры полей зависят от используемого принтера, драйвера принтера и размера бумаги. Сведения о минимальных размерах полей содержатся в руководстве по принтеру.
4 . 10 Брошюры
Не удается распечатать брошюру в книжной ориентации
В Microsoft Word брошюры имеют альбомную ориентацию. Если при работе в книжной ориентации выбирается элемент Брошюра, автоматически меняется ориентация страницы.
При предварительном просмотре брошюры она выглядит неправильно
При предварительном просмотре брошюры страницы отображаются последовательно, не обязательно так, как они будут располагаться в напечатанной брошюре.
После настройки документа как брошюры, графические изображения вылезают за границу страницы
При создании брошюры рекомендуется начинать с нового, пустого документа, потому что выбрав пункт Брошюра (диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Поля) можно сдвинуть позицию графических объектов и других элементов. Однако, если нужно создать брошюру в существующем документе, можно изменить местоположение графики после настройки страницы. Для точного расположения элементов используйте горизонтальную и вертикальную линейки.
В диалоговом окне Параметры страницы выберите вкладку Поля. В поле число страниц в брошюре уменьшите число страниц. В результате будет создано больше брошюр, но в каждой будет меньше страниц. Можно обратиться за советом о параметрах сшивания и переплета к профессионалам.
4.11 Использование шрифтов
Шрифт — это система отображения текста на экране при печати. Существует множество шрифтов, разработанных для различных языков, а также есть специальные шрифты, знаки которых представляют собой не буквы алфавита, а специальные графические символы. Характеристики шрифтов, такие, как размер или расстояние между символами, можно изменять. Каждый шрифт имеет свое название. Например, в состав Windows входят шрифты Arial, Courier, Times New Roman и т. д.
Отдельные шрифты группируются в семейства сходных шрифтов, отличающихся друг от друга некоторыми характеристиками, такими, как стиль, размер, различные специальные эффекты.
Оперируя со шрифтами, часто пользуются следующими терминами:
¦ размер шрифта или кегль. Определяет высоту символов, обычно измеряемую в пунктах, составляющих 1/72 дюйма или примерно 0,36 мм;
¦ стиль шрифта. Бывает четырех видов: обычный, курсив, полужирный и полужирный курсив. Стиль шрифта влияет на внешний вид символов;
¦ эффекты. Включают используемый цвет, подчеркивание и другие дополнительные эффекты, например перечеркивание, в некоторых случаях закрашивание и т. д.;
¦ интервал. Определяет расстояние между символами на экране или на печатной странице. Интервал между символами может быть как фиксированным, так и настраиваемым в зависимости от того, какие символы оказались расположенными рядом (может использоваться так называемый кернинг);
¦ ширина символов. Оказывает воздействие на ширину всех символов данного шрифта. По ширине шрифт может быть обычным, плотным или растянутым. Шрифты делятся на моноширинные и пропорциональные. Моноширинные шрифты, например Courier, используют символы одинаковой ширины, а пропорциональные, например
Arial, — различной, изменяющейся в зависимости от начертания конкретного символа.
4.12 Типы шрифтов
Число шрифтов, которое нужно установить для нормальной работы в Windows XP, зависит от того, какие именно приложения пользователь собирается использовать. Если необходимо заниматься обычной обработкой текста с помощью текстового процессора, то 10 — 12 масштабируемых шрифтов будет вполне достаточно. Если же существует вероятность использования системы автоматизированного проектирования, компьютерной полиграфии, обработки графических образов, то потребуется установка дополнительных шрифтов. Их использование существенно расширит возможности оформления.
Стандарт Windows включает поддержку трех технологий шрифтов: растровых, векторных и контурных шрифтов.
Растровые шрифты. Представляют собой точечные изображения, хорошо приспособленные для быстрого вывода на экран. Растровые шрифты нельзя масштабировать, не увеличивая их в целое число раз, или поворачивать, не теряя качества изображения. Они представляют собой матрицы точек, хранящиеся в специальных двоичных файлах с расширением FON. Технология таких шрифтов потребовала наличия отдельных файлов для каждого размера шрифта, каждой разрешающей способности и устройства отображения.
Можно изменять размеры растрового шрифта, увеличивая его в целое число раз до тех пор, пока шрифт не перестанет казаться достаточно «гладким». По своей природе растровые шрифты при увеличении масштаба быстро теряют свой внешний вид и гладкость. Однако такие шрифты можно очень быстро отображать на экране, что снижает время, требуемое Windows для обновления содержимого экрана. Растровые шрифты можно выводить на печать только в том случае, если выбранный тип шрифта совместим с горизонтальной и вертикальной разрешающей способностью принтера.
В составе Windows XP поставляется пять базовых растровых шрифтов: MS Serif, MS Sans Serif, Courier, Small Fonts и Symbol.
Векторные шрифты. Шрифты этого типа можно масштабировать, то есть увеличивать или уменьшать их, умножая на любой коэффициент линейные размеры. Символы хранятся в виде множества точек и соединяющих их линий, и эту информацию Windows XP может использовать для построения шрифта произвольного масштаба. Векторные шрифты также хранятся в файлах, обычно имеющих расширение FON.
Даже будучи увеличенными во много раз, векторные шрифты не теряют своего внешнего вида и остаются гладкими. В составе предыдущих версий Windows поставлялись три векторных шрифта — Roman, Script и Modern. Дополнительные векторные шрифты можно получить из различных источников, включая поставщиков программ автоматизированного проектирования и издательских систем.
Контурные шрифты True Туре и Open Type. В Windows XP технологии True Type отдается предпочтение по сравнению с другими шрифтовыми технологиями. Она была специально разработана Microsoft, чтобы предоставить стандартные шрифты, пригодные как для отображения на экране, так и для вывода на печать, и при этом обеспечить максимальное сходство получающихся результатов.
В Windows XP каждый из шрифтов True Type хранится в файле с расширением TTF. Он содержит информацию о форме символов и коэффициенты, необходимые для масштабирования шрифта.
В составе Windows XP поставляется большое количество шрифтов True Type, включая группы Arial, Courier New, и Times New Roman, каждая из которых содержит несколько шрифтов различных стилей (обычный, курсив, полужирный и полужирный курсив).
Принтерные шрифты. Многие принтеры обладают возможностью дополнительной установки или настройки шрифтов с помощью специальных шрифтовых картриджей или дополнительных плат. Использование загружаемых в некоторые принтеры шрифтов позволяет сохранить время, нужное для вывода текста на печать. Такой загружаемый шрифт позволяет лишь однажды, при включении принтера или перезагрузке шрифта, передать на принтер изображение его символов, а затем пользоваться только кодом символов для вывода их на печать.
4.13 Установка и удаление шрифтов
Во время инсталляции Windows XP производится установка набора стандартных шрифтов, файлы которых записываются на системный диск. Windows и другие приложения используют эти шрифты по умолчанию. Кроме того, можно установить дополнительные или удалить уже установленные шрифты для того, чтобы изменить внешний вид рабочего стола Windows, заголовки окон приложений, меню, другие элементов интерфейса как самого Windows, так и приложений.
Следует соблюдать особую осторожность, принимая решение удалить шрифт, кажущийся бесполезным. Удаление некоторых шрифтов, используемых в качестве системных (в Windows XP это обычно растровые шрифты; MS Serif, MS Sans Serif, Courier, Small Fonts и Symbol) может существенно повлиять на внешний вид и пропорции различных элементов рабочего стола Windows, диалоговых окон, приложений. Хотя Windows проведет замену удаленных шрифтов наиболее подходящим из оставшихся, такая замена может оказаться не очень удачной.
Установка новых шрифтов. Удобнее всего установить новый шрифт с помощью пункта Шрифты в Панели управления. При выборе этого пункта открывается окно с перечнем шрифтов, уже установленных в системе (см. рис. ).
Значки шрифтов различаются в зависимости от типа шрифта. Например, лист с двумя буквами «Т» на нем символизирует шрифт True Туре, с буквой «О» — Open Type, а лист с буквой «А» символизирует растровый шрифт.
Рис. . Окно с перечнем установленных шрифтов Для установки нового шрифта служит пункт меню Файл \ Установить шрифт. После того как он выбран, открывается диалоговое окно Добавление шрифтов, показанное на рис. .
