Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия – документальный фонд и архивный фонд.
Цель нашей работы рассмотреть порядок организации подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Архивный фонд – лишь часть документального фонда. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае секретарь фирмы отвечает за сохранность документов и сдачу ее в государственный архив.
В настоящей работе мы рассмотрим, во-первых, понятие архивного фонда и архивного хранения документов; во-вторых, правила оформления дел длительных сроков хранения; в-третьих, состав ученых документов архива.
Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы.
В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном Деле от 22 октября 2004г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, экономическое, политическое, социальное значение…» образуют Архивный фонд Российской Федерации.
В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы, независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения, формы собственности.
Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом, под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей».
Государственную часть Архивного фонда
Передача документов на архивное хранение
... их использования в справочной работе учреждений и пополнение фонда Государственного архива Российской Федерации. Подготовка исполненных документов к хранению включает: экспертизу ценности документов; оформление документов, сдаваемых в архив; составление описи документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение сохранности дел; передачу дел в архив (ведомственный, ...
В соответствии с законодательством установлены следующие сроки хранения документации:
- документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения — в течение 5 лет;
- записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу — в течение 75 лет;
- документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, — в течение 10 лет;
- научной, технологической и патентной документации — в течение 10 лет;
- конструкторской документации — в течение 15 лет;
- проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет;
- телеметрической документации — в течение 5 лет;
- кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени изготовления;
- фотодокументы — в течение 3 лет;
- документы на машинных носителях — в течение 5 лет. Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.
В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.
При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.
Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам.
Негосударственную часть Архивного фонда
Собственники документов обязаны предоставлять сведения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служба должна быть проинформирована о новом владельце и месте дальнейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хранения должны быть созданы надлежащие условия.
В случае ликвидации негосударственных объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства.
Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ...
... хранению документов в организации; 7. провести анализ организации хранения документов в конкретной организации. Объектом дипломной работы является Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Предметом соответственно организация хранения его документов в делопроизводстве. Для написания дипломной работы ...
Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора.
В случае подготовки документов негосударственной части. Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение.
Кроме документов, являющихся по своему содержанию, авторству, месту и времени создания и другим критериям частью историко-культурного наследия и подпадающих под определение памятников истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для конкретных собственников и в силу этого также подпадающих под понятие «архивные документы». В этом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин «ведомственный архив». Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций’ фирмы. В структуре организации может и не быть специального подразделения — архива, в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует.
На практике существуют специфические разновидности ведомственных архивов:
- центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;
- центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих НИИ;
- объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна «Мосхлеб», архив Главмосстроя и т.д.;
- объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно велики, например «до ликвидации организации», «до минования надобности» и т.д.
Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сроками хранения более трех лет.
В последнее время возобновился интерес к такой разновидности
Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения
... дел; организацию выдачи и хранения документов; проверку наличия документов; архивное хранение и порядок уничтожения. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с ...
Первый в Европе экономический архив действует с 1905 т. в Германии при фирме Круппа. Архив объединил организационно-управленческие и финансовые документы по истории предприятия, некоторые научно-технические документы по организации производства. В настоящее время, оставаясь промышленным (экономическим) архивом частной фирмы, он приблизился к уровню исторического архива, открытого для экскурсантов, исследователей, специалистов. 11 сентября 1992 г. в Монреале состоялся международный форум представителей архивов предприятий как основной части экономических архивов, на котором рассматривались такие вопросы, как состав, виды, формы экономической информации, методы ее обработки и организации хранения.
В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техническими, кинофотодокументами изложены в соответствующих правилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методическим материалом при организации любого архива, так как охватывают практически все стороны деятельности и регламентируют методику работы с архивными документами.
К сожалению, в силу специфики развития экономических отношений в государстве, организация экономических архивов в современной России ограничивается опытом работы губернских археографических комиссий конца XIX — начала XX вв. Кроме того, отсутствуют переводы на русский язык соответствующей зарубежной литературы.
