Спільна робота з документами

Реферат
Содержание скрыть

Пригадайте!

1. Назвіть відомі Вам сервіси Веб 2.0 . Які з них призначені для організації спілкування користувачів?

2. Для чого призначені он-лайн офіси? Які їх можливості?

3. З якими сервісами Google ви знайомі? Охарактеризуйте їх призначення.

4. Що таке обліковий запис? В яких службах вони використовуються?

5. Які правила роботи на форумі та в чаті?

Системи колективної взаємодії

З розповсюдженням Інтернету кардинально змінилося поняття робочого колективу. Люди, що живуть в різних країнах і працюють в різних організаціях, можуть брати участь в спільній розробці проектів чи опрацюванні одних і тих же документів. Сьогодні вже нікого не здивуєш співробітниками, які зовсім ніколи не заглядають в офіс компанії, а виконують свою роботу, не покидаючи власного будинку. Інші — постійно переміщуються по світу і беруть участь в різних нарадах, семінарах, знаходячись в дорозі.

Доволі часто співробітники, що працюють над одним проектом, знаходяться в різних будівлях, кабінетах тощо. У таких випадках для організації документообігу між учасниками проекту необхідно організувати віртуальний офіс , де будуть зберігатися документи для спільного використання. Головна проблема такої організації діяльності полягає в доступі всіх учасників до загальних документів та в організації колективного спілкування віддалених один від одного учасників. Для цього можна використати відомі вам можливості — електронну пошту, чати, служби миттєвого обміну повідомленнями, різні сервіси Веб 2.0 .

Google Wave, 12Sprints, Sharepoint, Novell Pulse, IPI.Manager

Основне призначення систем колективної взаємодії:

  • доступу до спільних ресурсів деякої групи учасників;
  • організація спілкування між учасниками групи;
  • координація і документування ходу робіт.

Організація спільної роботи у Microsoft Office Groove 2007

Microsoft Office Groove 2007

робочих областях

Пуск Þ Всі програми Þ Microsoft Office Þ Microsoft Office Groove 2007.

Майстер настройки облікового запису

1. Вибрати відповідь на питання — чи хочете ви створити новий обліковий запис для реєстрації в цій програмі або у вас вже є такий.

2. Відповісти на питання — чи маєте ви код конфігурації облікового запису Groove . Якщо ці дані невідомі, то слід вибрати перемикач У мене немає коду конфігурації облікового запису .

3. Вказати ім’я користувача, адресу електронної пошти і пароль для доступу до облікового запису.

4. Вибрати вид реєстрації створеного облікового запису. Бажано вибрати режим в загальному каталозі Groove — це спростить іншим учасникам пошук відомостей про користувача і запрошення його в групу.

Якщо використання програми відбувається не вперше, то після запуску програми потрібно буде у текстове поле ввести пароль для доступу до облікового запису користувача.

Робочі області

Microsoft Office Groove 2007

Робоча область, Стандартна, Спільне використання файлів

  • Шаблон — дозволяє створити робочу область, вибравши необхідні засоби, які використовуватимуться учасниками групи в спільній роботі:

o Альбом — для спільного малювання;

o Блокнот — для створення коротких повідомлень;

o Календар — для створення колективного графіка роботи над проектом, власного розпорядку дня, призначення зустрічі;

Обговорення, Зображення

o Наради — для призначення порядку денного, доручень, ведення протоколу наради

та інші.

Керівником

Для створення робочої області необхідно:

Панель запуску, Стандартна, Спільне використання файлів, Шаблон, Проект «Моя школа»).

4. Вибрати кнопку ОК .

Щоб відкрити створену робочу область, потрібно двічі клацнути на її імені, після чого відкриється вікно цієї області. Наприклад, на рис. 4.97 представлено вікно стандартної робочої області, в якій для користувачів надається два засоби — Файли та Обговорення , ярлики вкладок яких розташовані в нижній частині вікна (9, 10).

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10

Рис. 4.97. Вікно стандартної робочої області

1 — заголовок робочої області

2 — меню робочої області

3 — панель інструментів відкритої вкладки

4 — вікно Папки

5 — вікно змісту папок

Учасники робочої області

7 — панель Чат (в згорнутому вигляді)

Загальні завдання

9 — ярлик вкладки Файли

Обговорення

У верхній частині вікна при відкритій вкладці Файли розміщено меню (2) і панель інструментів (3), в лівій частині вікна — дерево папок області (4), в центральній — їх вміст (5).

Використовуючи інструменти і команди робочої області, можна додати до неї файли або папки для спільного використання.

У правій частині екрана відображається список учасників групи (6).

Всіх учасників розподіляються на три категорії:

У робочій області

  • Онлайн — користувачі, які зараз мають підключення до Інтернету та встановлену програму Groove , але не приєдналися до групи.
  • Офлайн — користувачі, які приєдналися до групи, але на даний момент не мають підключення до Інтернету.

Панель Чат (7)використовується для організації текстового спілкування між учасниками, на панелі Загальні завдання (8)перераховані операції, які в даний момент доступні учасникові групи.

Після створення області потрібно організувати робочу групу, запросивши до неї учасників. Звертаємо увагу , що для цього в учасників на їх робочих комп’ютерах повинна бути встановлена програма Groove і настроєний обліковий запис, також комп’ютери учасників повинні бути підключені до мережі Інтернет.

Учасники робочої групи, Надіслати запрошення

Як тільки відправлене запрошення прийде користувачеві (як тільки даний користувач запустить програму Groove та підключиться до Інтернету), його програма Groove сповістить про це відображенням тексту повідомлення в правому нижньому куті екрану. Коли запрошення буде прийнято, автору повідомлення буде надіслано підтвердження в аналогічний спосіб. А на моніторі у нового учасника групи відкриється вікно програми Groove з вмістом спільної робочої області. Імена всіх користувачів, які прийняли запрошення, з’являться у списку панелі Учасники робочої групи .

синхронізація даних

Розглянемо більш детально спільну роботу учасників стандартної робочої області.

Вкладка Файли призначена для роботи з документами. Використовуючи засоби панелі інструментів цієї вкладки можна створювати нові папки, копіювати, видаляти, переміщувати об’єкти в робочій області, але це дозволяється робити тільки керівнику групи.

Всі учасники робочої групи мають дозвіл на розміщення нових документів у спільній області. Для цього слід виконати такі дії:

1. Відкрити вкладку Файли .

2. Відкрити потрібну папку.

Додати файли, Додавання файлів

5. Вибрати кнопку Відкрити .

Розміщений у спільній папці документ з’явиться у вікні робочої області. Автоматично відбудеться синхронізація даних для всіх учасників групи. Кожен учасник групи може відкрити документ для перегляду і внесення змін. Після закриття відредагованого документа на екрані з’являється діалогове вікно, в якому потрібно підтвердити збереження файлу зі змінами та вказати, при необхідності, нове ім’я файлу. Якщо кілька учасників будуть одночасно зберігати один і той самий документ, то програма повідомить про це і створить копію документа з іншим номером версії.

У списку біля імен змінених об’єктів буде розташований значок . Це попередження учаснику групи, що він ще не переглянув нову версію документа. Після відкриття такого документа значок зникає.

Обговорення, Обговорення

Для створення нової теми обговорення потрібно виконати наступні дії:

Обговорення

2. Вибрати кнопку Створити , вибрати команду Тема .

3. Ввести в діалоговому вікні назву теми для обговорення і текст повідомлення.

4. Вибрати на панелі інструментів кнопку Зберегти .

Для написання відповіді на якесь повідомлення алгоритм дій такий:

1. Відкрити потрібне повідомлення.

2. Вибрати кнопку Створити , вибрати команду Відповідь .

3. Ввести в діалоговому вікні текст відповіді на повідомлення.

4. Вибрати на панелі інструментів кнопку Зберегти .

Також учасники групи можуть вести розмову у форматі чату. Для цього призначена панель Чат , яка розташована в правій частині вікна робочої області. Для розгортання чату в окреме вікно (рис. 4.100), потрібно в заголовку цієї області вибрати кнопку Розгорнути . Правила роботи та відображення повідомлень в чаті вам вже знайомі.

Рис. 4.100. Розгорнуте вікно Чат

Зображення

Якщо на локальному комп’ютері учасника групи створено робочу область типу Спільний доступ до файлів , то керування такими папками здійснюється з програми Провідник . Програма Groove додає на панелі інструментів вікна програми Провідник нову кнопку Синхронізація папки , вибір якої відкриває у вікні відповідну панель Завдання синхронізації (рис. 4.101 заменить скриншот на укр).

Використання цієї панелі дозволяє спостерігати за тим, хто з користувачів знаходиться в робочій області, запрошувати нових користувачів, додавати комп’ютери, з якими потрібно виконувати синхронізацію, синхронізувати файли робочої області з файлами на комп’ютері тощо.

Провідник

Служби онлайнового документообігу

Організувати спільну роботу над документами учасників деякої групи можна і за допомогою он-лайн сервісів, які отримали назву «Он-лайн офіси». Їх використання дозволяє людям з усьому світу у зручний для них час працювати разом над спільними документами, зберігати їх не на локальному комп’ютері, а на відділеному комп’ютері в мережі, і мати доступ до своїх матеріалів, де б ці особи не знаходилися.

Набір послуг, що надаються он-лайн сервісами, зазвичай включає всі основні засоби традиційних офісних пакетів, таких як текстовий редактор, табличний процесор, програми для створення презентацій, СУБД, органайзери, календарі тощо. Он-лайн офіс може бути доступний з будь-якого комп’ютера, у якого є підключення до Інтернет, незалежно від того, яку операційну систему він використовує.

Microsoft Office Groove 2007,

Документи Google

Спільна робота з онлайновими документами в Google

Документи Google

Документи під час їх створення та опрацювання зберігаються автоматично через кожні 2-3 секунди, кожна правка фіксується і можна скористатися функцією відміни і повернення змін так само, як і у звичайній локальній прикладній програмі. Робота користувачів відбувається в реальному часі, тобто якщо один з користувачів змінює вміст документа, то всі зміни одразу ж відображаються і у вікні інших користувачів. З одним і тим самим файлом одночасно може працювати до 200 користувачів, яких автор документа запросив до спільної роботи, вказавши його роль:

Співавтор

Читач

Документи Google, Документи Google

Щоб отримати доступ до он-лайн офісу потрібно:

1. Відкрити головну сторінку портал Google www . google . com . ua .

2. Вибрати посилання Увійти в правому верхньому куті вікна.

3. Відкрити свій акаунт, увівши логін та пароль.

4. Вибрати посилання Ще .

5. Вибрати у списку команду Документи , що призведе до відкриття вікна Документи Google.

Документи Google (, Документи Google, Усі елементи, Документи Google, Створити новий

документ, презентація, таблиця

3. Створити вміст нового файлу засобами он-лайн програми.

Збережено

Для завантаження в он-лайн сховище Google файлу з локального комп’ютера користувача потрібно:

Завантажити, Вибрати файли для завантаження, Загрузка файлу, Вибрати більше файлів

5. Встановити позначку прапорця для вибору способу конвертації файлів у формат документів Google.

Цільова колекція, Приватний, Почати завантаження., Назад до Документи Google.

Через деякий час, після завершення завантаження, файл відобразиться в списку документів.

Завантажити файли

Для впорядкування документів у сховищі, користувач може створювати нові папки (колекції):

Створити новий

2. Вибрати у списку тип потрібного об’єкта — Колекція .

3. Увести у текстові поля ім’я нової папки.

4. Вибрати кнопку ОК .

Щоб перемістити об’єкти у деяку папку, слід перетягнути їх з центральної області вікна на назву потрібного розділу в області навігації. Для видалення файлу потрібно у списку кнопки Дії вибрати команду Перемістити до кошика .

Документи Google

1. Виділити файл та вибрати кнопку Дії біля документа.

Спільний доступ Þ Налаштування спільного доступу

3. В області Дозволи ознайомитися з встановленими за замовчуванням правами доступу користувачів до файлу.

4. Вибрати, при необхідності, посилання Змінити :

Загальнодоступний в мережі; Усі користувачі, які отримали посилання; Приватні.

2) Встановити, за необхідності, дозвіл на редагування файлу.

3) Вибрати кнопку Зберегти .

Додати користувачів, Спільний доступ

Доступ до файлу може бути наданий й іншим користувачам, якщо ви повідомите їм адресу посилання на цей файл в Інтернеті (відображена у верхній частині вікна).

Рис. 4.104 Вікно налаштування спільного доступу

Вставити Þ Коментарі

Для тих, хто хоче знати більше

Windows Live

Нараховує до 20 різних служб (табл. 4.10).

Основний принцип, що проголошується творцями Windows Live (корпорація Microsoft): «Усі можливості Інтернету зібрані тут». Одні продукти та служби призначені для використання в Інтернеті, інші — для роботи на комп’ютері, куди їх необхідно завантажити з Інтернету.

Windows Live

Windows Live

Таблиця 4.10


| Верстка — процес компонування текстових і графічних об’єктів для створення сторінок (полос) видання у відповідності з принципами дизайну і технічними вимогами. | | Інтегроване використання засобів опрацювання електронних документів | Технологія OLE — технологія вставлення об’єктів різних типів в документи інших типів. | Експорт (лат. еxport — вивезення) даних — збереження даних у файлі, призначеному для використання в якій-небудь іншій програмі. | Типи веб-сторінок. Класифікація веб-сайтів | Етапи створення веб-сайтів. Основи веб-дизайну | Засоби автоматизованої розробки веб-сайтів | Словничок |

© 2016-2021 — учбові матеріали та реферати
|