Передача документов на архивное хранение

метки: Документ, Хранение, Постоянный, Архивный, Порядок, Государственный, Подготовка, Передача

Приложение №3…………………………………………………………….20

Введение.

Ежедневно организации и учреждения разрабатывают и получают большое количество документов разного типа. Все они имеют разное значение, определенную продолжительность и могут быть востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации — распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Система хранения информации начала формироваться одновременно с формированием системы делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки.

Подготовка оформленных документов для последующей подачи — завершающий этап оформления документов. Основная цель архивирования документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение фонда Государственного архива Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;
• оформление документов, сдаваемых в архив;
• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

  1.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

ГОСТ 16.48.7 — 83

В ходе экспертизы ценность документов определяет их ценность с точки зрения практической, экономической, социально-культурной и иной значимости.

На первом этапе

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, подготовки документов к архивации и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия. Он также следит за правильностью распределения документов по различным делам.

При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, определяющее ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек с большим опытом работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

1. Ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива).

2. Главный бухгалтер организации.

3. Секретарь-референт.

Курсовая. 2 глава. Ii. Порядок хранения денег и денежных документов ...

DO II. Порядок хранения денег и денежных документов в кассе организации на примере ООО Сеть Социальных Аптек 2.1. Организационно-экономическая характеристика организации Начнем анализировать организацию с её общей характеристики. Организация, на основе которой пишется данная курсовая работа, входит в сеть ...

Экспертная комиссия является совещательным органом. Его решения об архивировании или уничтожении документов регистрируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:

• рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);
• составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
• решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
• решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
• подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
• рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.д.;
• согласование проектов номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» »М., 1989 — нормативный документ, по которому определяют конкретные сроки хранения документов. Компании, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в своей работе отраслевые списки типичных управленческих документов для определения сроков хранения документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия принимает конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, для ссылки на них в случае возникновения споров, жалоб, претензий.

1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно

Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждый случай, находит в списке срок годности и ставит на обложку. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

В случае отсутствия документов комиссия организует поиск, в крайнем случае допускается их замена заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

1. Документы постоянной консервации, подлежащие передаче в государственный архив.

2. Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).

3. Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).

4. Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов «до конца необходимости» означает, что документ имеет ограниченную практическую ценность. Срок годности в этом случае определяет сама компания, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

В архив передаются следующие документы:

• устав, учредительный договор, решение о создании общества;
• свидетельство о государственной регистрации;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• положение о филиалах или представительствах общества;
• годовые финансовые отчеты;
• документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
• протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
• списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
• акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
• внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;
• документы по личному составу предприятия;
• другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя основного вида деятельности также передаются в архив.

Подготовка документов к архивному хранению

... сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия. 1. Подготовка документов к архивному хранению ...

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, а руководителей предприятия — постоянно. Бухгалтерские документы (за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выбрасывать бухгалтерские документы, не прошедшие проверку, даже если срок их хранения истек.

Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работы организации письма).

При проставлении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. с пятилетним сроком хранения должны включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.

При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие:

1. Значение юридического или физического лица, в результате деятельности которого были созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.).

2. Значимость содержания документов. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы — документы по основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей работы учреждения).

Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет).

3. Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания, и на государственную регистрацию может быть принято больше документов, чем в обычные годы. Критерий местоположения применяется, когда в определенной области происходят значительные события.

4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые реквизиты (например, для исходящих писем — это номер и дата).

Подготовка дела к последующему хранению и использованию

... хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; ... и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ...

5. Юридическая сила документа. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы (как подлинники, так и их экземпляры).

6. Физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными).

Особенности документа. Это могут быть лингвистические или художественные характеристики, делающие документ уникальным. Такие документы принимаются в архив независимо от их содержания, происхождения или принадлежности.

2. Оформление документов, сдаваемых в архив., Оформление дела, Основные правила формирования дел.

1. В дела следует помещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правило, располагаются либо в обратной хронологической, либо в вопросно-логической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.

2. Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения (временных — до или свыше 10 лет или постоянных), при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250 листов.

3. Документы коллегиальных органов управления целесообразно помещать в два дела — материалы по подготовке протокольных мероприятий и материалы проведения протокольных мероприятий (в том числе протоколы и решения).

Приказы и распоряжения по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.

4. Копии законодательных и нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, полученные предприятием, помещаются в отдельный файл, а опубликованные в виде брошюр хранятся отдельно от указанного файла. Прилагаемые к документам, поступившим в дело, материалы, как правило, хранятся вместе с ними.

5. Документы протокольных мероприятий помещаются в дело в соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров).

Материалы к соответствующим протоколам помещаются в дела непосредственно после них.

6. Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел. Документы переписки — телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма — помещаются в дела в виде бумажных копий (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие) документы обычно следуют за входящими.

Не допускается включение в файлы возвращаемых документов, а также их дубликатов и черновиков. Личные дела сотрудников формируются с приложением к ним документов в соответствии с установленными правилами.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Электронный архив организации: типология, основные задачи и принципы ...

... непосредственной работе с ним. 1. Создание системы электронного архива 1.1. Архив организации: понятие, нормативная база Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. В свою очередь, архив подразделяется ...

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);
• нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
• составление заверительной надписи дела;
• подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Устав компании и другие учредительные документы формируются в рамках независимого бизнеса.

Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись (Приложение № 1).

В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись размещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа

3. Составление описи дел.

Инвентаризация — это каталог архива, содержащий имена накопителей. он предназначен для систематизации и записи документов в делопроизводстве и архивах.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. Отдельные описи составляются для случаев с постоянными записями и сроком хранения более 10 лет.

В зависимости от объема рабочего процесса в вашей организации вы можете составлять как общие инвентаризационные описи, так и бизнес-инвентаризацию для каждого структурного подразделения. Медицинская карта структурных подразделений согласовывается с руководителем службы управления аппарата организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй вместе с делами передается в архив организации, третий заносится в протокол экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 — для основной деятельности и опись № 2 — для дел по личному составу).

Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись (Приложение №2).

В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись размещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.

В опись дел по основной деятельности организации включаются:

• устав (учредительный договор);
• свидетельство о государственной регистрации;

• документы о правах на имущество, находящегося на балансе;
• положение о филиалах;

• финансовая отчетность;
• протоколы общих собраний правления;
• акты ревизий и проверок;
• внутренние документы организации;
• приказы по основной деятельности;
• годовые планы и другие документы (по усмотрению правления).
  3 стр., 1460 слов

  ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ФГБОУ ВПО ...

  ... аспекты в делопроизводстве: организация работы архива / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. - Секретарское дело. - 2003. - № 8. 24. Алексеева Е.В. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам / Е.В. Алексеев //Делопроизводство. ...

В описи по личному составу указываются:

• книга учета сотрудников (при ее ведении);
• приказы по личному составу;
• личные дела или личные карточки;
• лицевые счета по заработной плате;
• трудовые книжки (невостребованные).

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименования отдельных документов или дел и их количество. Например: Приложение №3.

4. Передача дел в архив.

Законодательством Российской Федерации установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда входят центральные архивы министерств и архив подчиненной организации, а также помещение или кабинет, специально предназначенные для хранения документов. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения »дает следующее определение: ведомственный архив входит в состав государственного архивного фонда Российской Федерации, но не входит в систему государственной архивной службы.

Ведомственные архивы выступают связующим звеном между организацией и государственным архивом.

На хранение в ведомственный архив поступают:

• законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;
• фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);
• документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);
• личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;
• служебные и ведомственные издания;
• страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;
• научно-справочный аппарат к документам архива.

Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется по графику, составленному архивом. Программа приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела передаются в ведомственный архив сотрудниками структурного подразделения, осуществляющими доставку документов.

Прием и передача дел в архив осуществляют делопроизводители и архивариус. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения более 10 лет должны быть приняты сотрудником архива в присутствии ответственного за структурное подразделение, которое сдает документы по описи.

После получения дел ставится отметка о его присутствии на всех трех экземплярах описи каждого дела. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Номенклатура дел организаций

... организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования. Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства. В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на ...

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

5. Хранение документов в электронной форме.

С переходом от делопроизводства к информационным технологиям встает вопрос о рационализации и организации архивирования документов, созданных в электронном виде.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы помещаются в файлы, так и файлы размещаются в папках. Каждая папка может иметь внутри подпапки, которые, в свою очередь, могут иметь свои собственные подпапки. Каждой папке присваивается «имя». Оно должно начинаться с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Архивирование ваших текущих офисных рабочих файлов осуществляется на жестком диске вашего компьютера. При работе в сети пользователь может иметь доступ к дискам или каталогам на других компьютерах. В этом случае они будут иметь последовательные буквенные номера, и вы сможете работать с ними, как с устройствами на вашем компьютере.

Организации с большим объемом общих документов используют высоконадежные выделенные компьютеры — файловые серверы — предназначенные для непрерывной работы и обеспечивающие одновременный доступ к данным от нескольких до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Одной из основных проблем, определяющих эффективное использование информационных технологий в офисе, является надежность хранения документов в электронном формате. Сохранность документов складывается из:

• устойчивого электропитания;
• резервного копирования;
• антивирусной защиты;
• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранилища — отправка документов в электронный архив сразу после завершения работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за прошлый год хранятся отдельно и после прогона всех документов за предыдущий год. База данных используется только для справочной работы и может быть перезаписана на внешний носитель. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой носитель данных.

Постоянные и долгосрочные документы обычно записываются на CD-ROM, тогда как временные документы обычно записываются на носители, которые можно стирать и перезаписывать.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования — бумажной или электронной — и определяются специальными справочниками — списками документов, в которых указаны сроки хранения.

Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ...

... хранению документов в организации; 7. провести анализ организации хранения документов в конкретной организации. Объектом дипломной работы является Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Предметом соответственно организация хранения его документов в делопроизводстве. Для написания дипломной работы ...

Логический диск или несколько папок на компьютере обычно используются как место для хранения архивных документов. При наличии программ типа «Электронный архив» учет и копирование производятся в автоматическом режиме. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам запасов. При значительном количестве документов на постоянном хранении они находятся в годовом разделе, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен федеральным законом «О бухгалтерском учете» — пять лет с правом уничтожения только после проверки. Обязательным условием является проверка качества записи после передачи данных и периодическая проверка целостности данных в течение периода хранения на носителе.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, ранее занятые архивами. Автоматизированные технологии могут значительно ускорить офисную работу по подготовке дел к подаче.

Вывод.

Передача документов в архив — завершающая часть офисного цикла в организации. Данная операция производится согласно установленным правилам.

В конце года работы в офисе сортируются файлы для всей базы данных документов учреждения, которая была сформирована в течение года в процессе регистрации документов. Данные организационных документов за прошедший год используются для составления реестра всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для случаев постоянного и долгосрочного архивирования этот список документов дела распечатывается как внутренняя инвентаризация и архивируется в начале дела.

Архивный регламент предусматривает составление описей случаев постоянной и долговременной консервации. Наличие автоматизированной системы бухгалтерского учета позволяет составлять субдокументные запасы, что ранее было невозможно при традиционной бумажной технологии из-за их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описания дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Список литературы.

[Электронный ресурс]//URL: https://drprom.ru/kontrolnaya/podgotovka-dokumentov-k-hraneniyu-i-peredacha-dokumentov-v-arhiv/

1.Ю. Б. Демин Делопроизводство. Подготовка служебных документов.-М. 2000.

2.Закон об архивном деле В РФ от 22.10.04 № 125-ФЗ

3.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.

4.http://www.termika.ru

Приложения №1

Формирование и хранение дел

... правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся ...

Приложение №2

Приложение №3