Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

метки: Документ, Организация, Хранение, Систематизация, Номенклатура, Переписка, Следовать, Протокол

Тема данной курсовой работы — систематизация и сохранение документальной информации.

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Поэтому систематизация документов и, как следствие, содержащейся в них информации — одна из важнейших задач в управленческой документации.

Система систематизации и архивирования должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также защищать их от несанкционированных утечек информации.

Работа состоит из двух частей: теоретической и практической.

Первая часть состоит из следующих разделов:

1. Определение ценности документов и документальной информации, в котором исследуется порядок создания и функционирования экспертной комиссии и критерии оценки важности документальной информации. Этот раздел помещен первым, так как хранение информации из хаотичного становится системным только в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов.

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Раздел посвящен непосредственно процессу систематизации, начиная с такого важного этапа, как создание и ведение номенклатуры корпуса и заканчивая дизайном крышки корпуса.

3. Установление сроков хранения документов. Здесь рассматривается Список типовых управленческих документов, на основании которого устанавливаются сроки хранения документов.

4. Обеспечение сохранности документов. В последнем разделе описан порядок архивирования документов, условия их хранения, порядок проверки наличия и физического состояния документов, а также порядок составления документов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

Целью бумажного термина является отслеживание и рассмотрение пути документа с момента его определения в деле до передачи этого дела на хранение в архив и, в случае утраты ценности, до его уничтожения.

Подготовка документов к архивному хранению

... ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия. 1. Подготовка документов к архивному хранению 1.1 Обработка дел В ...

Тема актуальна на данный момент в связи с тем, что без систематической подачи документов дальнейшая работа организации будет затруднена. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.

II. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

1. Определение ценности документов и документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
• использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.

для оперативной работы

социальную информацию

основные вехи

нормативно-методическую базу

имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение

Благодаря типичности и многократному повторению задач в системах управления становится возможным определить ценность большей части документальной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе общих критериев.

«экспертиза ценности документов».

1.1. Экспертные комиссии организаций

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей ЭК. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной архивной службой России (Росархивом) в 1995 г. утверждено Примерное положение об ЭК организации.

СЕ создается в соответствии с положением о нем наиболее квалифицированными сотрудниками. Члены комиссии должны быть знакомы с функциями, структурой своей организации, системой документального обеспечения — составом и содержанием всего пакета документов. В состав ЭК следует включать:

• сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;
• сотрудника, ответственного за архив;
• специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;
• специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Как правило, президентом ЕК назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарь ИК — секретарь компании или сотрудник секретарской или архивной службы. Встречи проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и протоколируются в протоколах.

Экспертная комиссия – это совещательный орган,

Объектами рассмотрения ЭК прежде всего являются:

• пересоставляемая номенклатура дел;
• описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
• акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;
• комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;
• предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;
• предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом Федерального архивного агентства.

Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ...

... хранению документов в организации; 7. провести анализ организации хранения документов в конкретной организации. Объектом дипломной работы является Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Предметом соответственно организация хранения его документов в делопроизводстве. Для написания дипломной работы ...

1.2. Критерии оценки информационного содержания документов

оценки происхождения

оценки содержания

оценки внешних особенностей

специфические критерии

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных и государственных архивах.

2.1. Номенклатура дел организации

номенклатура дел

Цели создания:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов дела;
• закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
• становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая , примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной , индивидуальной.

типовые номенклатуры дел

Типовые номенклатуры дел, Примерные номенклатуры дел

Примерная и типовая номенклатура дел имеет большое значение для оптимизации и сокращения состава документов, входящих в Архивный фонд России.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления.

Конкретная номенклатура дел

Номенклатура дел является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения.

2.1.1. Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федеральным архивным агентством, опубликована ГСДОУ, в Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Подготовка документов к архивному хранению (2)

... организации учета и хранения бумажных документов -- дело, небумажных -- единица хранения, документов на компьютерных носителях данных является файл данных. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам; расположения документов внутри дела; оформление обложки дела. В организациях формирование дел ...

Номенклатура дел разработана во всех структурных подразделениях организации. В структурных подразделениях номенклатура дел обычно разрабатывается менеджерами по документации с привлечением ведущих специалистов.

Одним из первых шагов при составлении номенклатуры дел является изучение документов организации. Номенклатура дела включает все документы, оформленные в данной организации и полученные ею от других организаций. Также включаютсядокументы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.).Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки,журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательномувключению в номенклатуру дел организации. Кроме того, в номенклатуру включены случаи временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. Также включены незавершенные бизнес-кейсы от других организаций для их продолжения. Номенклатура должна включать все справочные файлы и журналы документов.

В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания.

Бизнес-номенклатура организации на следующий календарный год составляется в 3-4 кварталах текущего года, утверждается руководителем организации и подписывается руководителем дошкольного образовательного учреждения, после чего направляется на согласование в ЕПК соответствующего архивного института.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (структурного подразделения).

При

отсутствии таких изменений номенклатуру в конце каждого года уточняют, при

необходимости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года.

При регистрации используется титульный лист, будь то министерство, ведомство или общая форма организации.

В качестве первой графы номенклатуры дел указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

В сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса внутри управления и серийного номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия – 01.1, отдел правительственной переписки – 01.2 и т.д. А индексы дел внутри подразделений – 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

• организационно-распорядительная документация;
• плановая документация;
• отчетная документация;
• документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

В рамках каждого раздела рекомендуется систематизировать наименования дел по степени их важности: документация головных организаций, документация организации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Номенклатура дел организаций

... лет включительно) хранения. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых: охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации; раздельная группировка в дела документов ...

Рекомендуется соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов (4 см), поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертом столбце номенклатуры указаны сроки хранения для случаев, определенных экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

заведено»

«переходящее с 2008 г.»

«акт выдачи во временное пользование

от ____ №_____»

«подлинники в деле 01-02»

«переданы в архив по описи 07.03.2009»

и т.п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

2.1.2. Порядок завершения номенклатуры дел

Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Перечня типовых документов).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

• дела со сроками хранения до 10 лет;
• дела со сроками хранения свыше 10 лет;
• дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, — «с пометкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение. Эта информация нужна архиву для приема и размещения ящиков постоянного и временного хранения.

2.2. Общие принципы формирования дел

формирование дел

Формирование дел –

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам;
• расположение документов внутри дела;
• оформление обложки дела.

В организациях кейсы формируются централизованно секретарем компании или секретарской службой или децентрализованно — разными структурными подразделениями.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется исполнителями, которые руководят определенным кругом вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно подразделением специально назначенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

Передача документов на архивное хранение

... и пополнение фонда Государственного архива Российской Федерации. Подготовка исполненных документов к хранению включает: экспертизу ценности документов; оформление документов, сдаваемых в архив; составление описи документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение сохранности дел; передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный). 1. Экспертиза ценности документов в ...

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций.

2.3. Группировка документов в дела

В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

это уместно и не противоречит правилам практики сбора документов с незначительным их количеством в течение нескольких лет с оформлением дела в прокат с соответствующими знаками за все годы накопления документов по делу.

Документы необходимо сгруппировать отдельно в файлы постоянного и временного хранения. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

допускается временное объединение документов с разными сроками хранения в один файл, если они связаны с проблемой. По окончании календарного года и решения проблемы рекомендуется сгруппировать эти документы в отдельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновики материалов, в которых есть резолюции, визы, заметки, которые являются дополнением к основному документу. Неполные или неправильно оформленные документы возвращаются на рассмотрение исполнителям.

«В дело № …»

2.3.1. Группировка в дела отдельных категорий документов

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.).

Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные прилагаемыми к ним административными документами, сгруппированы вместе с административными документами. Если после их утверждения не было выдано никаких распорядительных документов, эти документы формируются в самостоятельных делах.

Распоряжения вышестоящих организаций и документы для их исполнения сгруппированы по делам по направлениям деятельности организации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.).

Протоколы группируются, как правило, вместе сдокументами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.).

Эти документы помещаются после протокола в порядке рассмотрения вопросов. При значительном количестве таких документов они оформляются в отдельный футляр по номерам протоколов и в последовательности устранения неисправностей.

Подготовка дела к последующему хранению и использованию

... и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, ... на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего ...

Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2006 г., составленный в 2007 г., должен быть подшит в дело 2006 года, а не 2007 года; план на 2008 г., составленный в 2007 г., — в дела 2008 года. Долгосрочные планы, относящиеся к начальному году их работы, отчеты о выполнении долгосрочного плана — до последнего года плана. Корректировки в многолетний план развития относятся к году, на который они составлены. Документы в отчетах должны быть систематизированы. Таким образом, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящие из бухгалтерского баланса, пояснительной записки и приложений, располагаются в следующем порядке: сначала пояснительная записка к отчету, затем бухгалтерский баланс, а затем — бухгалтерский баланс конец — вложение. Последовательность вопросов определяется очередностью статей баланса или соответствующими ссылками в пояснительной записке.

Личные счета рабочих и служащих по заработной плате сгруппированы в самостоятельные падежи и организованы в алфавитном порядке по фамилии. Статистическая документация, созданная в ходе управленческой деятельности, сгруппирована независимо или в одном случае с другими документами по этой теме. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2005 г. прилагаются формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Рекомендуется сгруппировать корреспонденцию по делам в хронологической последовательности устранения неполадок, начиная с предыдущих документов и заканчивая последующими в рамках данной проблемы. Когда вы возобновляете переписку по конкретному вопросу, начатую в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики организации переписка группируется в дела в течение календарного года, срока созыва и т.д.

Личные файлы занимают значительное место в документации организации. Они объединяют воедино документы, касающиеся кадровых вопросов всех сотрудников организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости эти документы могут быть преобразованы во временные файлы хранения.

В личных делах документы группируются в следующей последовательности:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

2. Заявление о приеме на работу, направление или представление.

3. Анкета (личный листок по учету кадров).

4. Автобиография.

Архивное хранение документов в электронной форме

... Организация работы с документами, Документооборотом прием и первичная обработка документов; их предварительное рассмотрение и распределение; регистрация документов; контроль исполнения документов; информационно-справочная работа; исполнение документов; их отправка; систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов. ... в названиях документов, регламентирующих организацию документационных ...

5. Документы об образовании.

6. Выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении.

7. Дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

В перечисленных группах документы расположены в хронологическом порядке.

При формировании дел по предложениям, вопросам и жалобам граждан следует учитывать, что отдельные дела с предложениями, заявления граждан об улучшении и изменении работы организаций, а также их заявления и жалобы по личным вопросам группируются отдельно. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к заявителю, составляют независимую группу. К данной группе документов поступают неоднократные предложения, вопросы, жалобы от граждан. Внутри документы располагаются по хронологии. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. Кроме того, группировка документов с одинаковым именем может использоваться для всех подчиненных организаций. Например:

Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров

Предложения по рационализации, авторские свидетельства, патенты на изобретения, заявки на получение дипломов об открытиях, стандарты, нормативные акты в организациях, которые их разработали или утвердили, сгруппированы в независимые случаи по каждой конкретной теме. Кроме того, комплекс документов, сгруппированных по делу, и порядок их размещения определяются специальными правилами. В организациях, использующих эти документы, перечисленные документы могут быть сгруппированы в одно дело или по отдельным вопросам.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.

В номенклатуре кейса расположение файлов должно соответствовать внутренней структуре базы данных.

При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

2.3.2. Последовательность расположения документов в деле

Разъединение не должно допускаться в вопросах запросов и ответов, депонирования сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, депонирования документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Своевременность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полнота решения проблем зависят от выбранной последовательности расположения документов в деле. Как правило, документы в файле расположены в хронологическом порядке, от предыдущих документов до более поздних дат.

Часто заказы, приказы, протоколы, решения и другие документы организованы по порядковым номерам, но даже в этом случае сохраняется хронологическая последовательность устранения неисправностей.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где ответный документ подается в досье не к дате регистрации, а после документа инициативы, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, прилагаются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то, как правило, из него формируется отдельный том и об этом делается соответствующая отметка в документе.

Формирование дел как технологическая операция делопроизводства

... поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы курсовой работы. Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел в делопроизводстве. В связи ...

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

2.4. Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов. Основные требования к составлению заголовка — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название документа (приказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
• автор документа (название организации, структурного подразделения);
• корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность дела.

Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

Журнал учета выдачи дипломов

Протоколы собраний акционеров предприятия

Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке. Например:

Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)

или

Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)

«документы»

Документы к протоколам научно-технической комиссии

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируютсяс использованием термина «дело» :

Личные дела административно-управленческого персонала

«переписка»

Переписка с ООО «ЛАГ» о сроках возвращения кредитов

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

Протоколы заседания Совета учредителей

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

Переписка с Росархивом

Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

Переписка по научно-организационным вопросам

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

Переписка с организациями г. Владимира о поставках продукции

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия и заголовке дела не указываются, а дается общее название:

Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о проведении научно-практической конференции

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

Приказы по основной деятельности за январь — апрель 2009 г.

В заголовке дел, содержащих плановую; отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

Сводный баланс расходов за I-II кв. 2009 г.

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)

Взаголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

2.5. Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» должны быть указаны:

• название организации;
• название структурного подразделения организации, где оформилось дело;
• делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
• номер дела по годовому разделу описи дел;
• дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;
• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами (проставляется в архиве).

Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Название структурной части указывается по тем же правилам.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поисковым признаком.

Написание заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. При заведении дела на обложке указывается год его заведения. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. В случаях, когда дело заводится в одной организации, а заканчивается в другой, на обложке следует проставлять три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления его в другую организацию и дату окончания дела во второй организации. Дата окончания тома, частипроставляется после окончания группировки в них документов. Сроки хранения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.

3. Установление сроков хранения дел

Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организаций. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2002 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.).

Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены.

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

• организация системы управления;
• планирование деятельности;
• финансирование деятельности;
• учет и отчетность;
• экономические, научные, культурные связи;
• информационное обслуживание;
• трудовые отношения;
• кадровое обеспечение;
• материально-техническое обеспечение деятельности;
• административно-хозяйственные вопросы;
• социально-бытовые вопросы;
• деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие с разные сроки хранения, поэтому из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации в ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобности», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае — 10 лет).

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

4. Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения сохраняются в организации:

• до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
• до сдачи дел на государственное хранение;
• до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео — и, фонозаписи, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное,т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера такжерискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

неперезаписываемый

Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронной копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещение и сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использованиядокументов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. стеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).

Архивы должны иметь:

• специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
• ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;
• ширину основных проходов до 120 см;
• расстояние между полками по высоте 35-40 см;
• расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
• расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах — до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27ºС, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20ºС с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов.

К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — вертикальный или горизонтальный.

4.2. Проверка наличия и состояния документов

Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения — раз в 5 лет, для конфиденциальных документов — ежегодно следует проводить проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения).

Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Федеральным архивным агентством. При проверке контролируются не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

4.3. Акт о выделении документов к уничтожению

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например: копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей или индексы по номенклатурам дел. Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения — срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указываются не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описьдел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации — сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

III. Заключение

В курсовой работе рассмотрены этапы проведения систематизации и порядок обеспечения сохранности документной информации.

Работа начата с рассмотрения основополагающего этапа в систематизации – создание экспертной комиссии и определение ценности информационного содержания документов. Именно на этом этапе решается вопрос о хранении документа в принципе.

Следующий этап систематизации описан во втором разделе, где изложены общие требования к систематизации документов и формированию дел. На этом этапе происходит полная подготовка дел к дальнейшему хранению, включающая составление и ведение номенклатуры дел, которая закрепляет систематизацию дел, формирование дел и группировку в них отдельных категорий документов, составление заголовков, а также правила оформления обложки дела.

Далее раскрыт порядок установления сроков хранения дел. Этот этап важен для дальнейшей работы с документами, так как не правильно установленные сроки могут привести к преждевременному уничтожению важных документов или же к хранению ненужной информации.

В последнем разделе изложена организация обеспечения сохранности документов и их уничтожения. Документы необходимо не только систематизировать, но и правильно сохранить. Продуманное размещение и проведение проверок документов позволяет обеспечить оптимальные условия хранения.

Указания и рекомендации курсовой работы подкреплены иллюстративными материалами: формами и образцами документов.

Приведенные основные принципы и методы проведения систематизации и обеспечения сохранности документной информации могут оказать существенную помощь начинающим специалистам по ДОУ как в теоретической, так и практической работе.

IV. Список используемой литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://drprom.ru/kontrolnaya/sistematizatsiya-dokumentov-i-hranenie/

1. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., переработанное и дополненное. – М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2009. – 456 с.

2. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. – 575 с.

1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2007. – 256 с.
2. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство; Высшая школа, 2009. – 208 с.
3. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 176 с.

6. Росархив. ВНИИДАД Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2006. – 304 с.