В каждой организации есть свой архив, в котором хранятся ценные документы данной организации.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.
Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения.
Актуальность настоящей работы является возможность дать кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике.
Целью данной курсовой работы является ведения личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным актам.
Задачи:
- охарактеризовать понятие «личное дело»;
- определить правила составления и оформления личного дела;
- изучить ведение и хранение личных дел.
Глава 1. ПОНЯТИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
-
Понятия и состав личного дела
Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
Номенклатура дел организаций
... организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования. Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства. В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на ...
Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.
Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:
- внутренняя опись документов дела;
- анкета или личный листок по учету кадров;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография (резюме);
- копия документа об образовании, копия трудового договора;
- копия приказа о приеме на работу;
- копии приказов о переводе;
- документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;
- аттестационные документы;
- представления к переводам;
- копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;
- другие характеризующие работника документы.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии — документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).
В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.
Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Глава 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
личное дело документ трудовой
-
Формирование личных дел
работников
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.
Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
- личный листок по учету кадров или анкета;
- дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
- автобиография;
- копии документа об образовании;
- трудовой договор (второй экземпляр);
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
- характеристики (рекомендательные письма);
- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
- выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).
3 стр., 1352 слов
Автоматизация учета работ по созданию электронных образовательных ресурсов
... системы это логически сложная, трудоемкая и длительная работа, требующая определенных знаний. В данной дипломной работе проектируется автоматизированная информационная система учета работ ... работы по созданию ресурсов учебного назначения. Применение автоматизированной системы позволит максимально упростить и оптимизировать труд работников ... стыкуется в единый документ, представляющий собой ...
Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:
- список научных трудов и изобретений;
- выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
- выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
- подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
- характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.
Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.
Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.
При его заполнении используются следующие документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
- документы об имеющихся изобретениях.
На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).
Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.
Подготовка документов к архивному хранению (2)
... и хранения бумажных документов -- дело, небумажных -- единица хранения, документов на компьютерных носителях данных является файл данных. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам; расположения документов внутри дела; оформление обложки дела. В организациях формирование дел ...
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.
Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.).
Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.
При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:
- личному делу присваивается учетный номер;
- производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
- в личное дело вкладывается внутренняя опись.
Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Технологическая цепочка включает в себя:
- ¾ Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;
- ¾ Подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание номера личного дела и даты его заведения;
- обозначение номера личного дела на корешке папки;
- ¾ Подшивка в папку чистых листов внутренне описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольный карточки выдачи личного дела;
- ¾ Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;
- ¾ Систематизация полученных документов, внесение во внутреннею опись документа сведений о помещаемых в личное дело документов;
- ¾ Валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;
- ¾ Подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов;
- проверка правильности нумерации листов;
- ¾ Помещение личного дела в закрывающий шкаф для хранения;
- ¾ Дополнение, по мере получения документов, личного дела;
- ¾ Систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;
- ¾ Внесение очередных записей во внутреннею опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильность нумерации листов;
- ¾ Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учёту кадров;
- ¾ Выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись контрольной карточке дела;
- при возвращение дела — проверка наличия и целостности документов;
- ¾ Ознакомление в помещение кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системы доступа к личным делам;
- ¾ Внесение отметки об ознакомлении дополнения к личному листку по учёту кадров;
- заверенье отметки росписями сотрудника, ответственного за ведения личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;
- ¾ Закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;
